Kurzüberblick SaxSVS-Schulmodul

Überblick

Im SaxSVS-Schulmodul können Daten zur Schule, den Klassen, Schülern und Lehrern verwaltet werden. Außerdem werden in SaxSVS die Prognose des kommenden Schuljahres, die Planung der Stundenverteilung (Bildungsplan) sowie der Unterrichtseinsatz abgebildet.

Das Modul ist für die Nutzung über das Internet mit einem aktuellen Webbrowser. Unterstützt werden die Browser Mozilla Firefox©, Microsoft Edge©, Google Chrome© und Apple Safari©.
Es können mehrere Nutzer gleichzeitig an den Daten einer Schule arbeiten.

Bearbeitbare und sichtbare Schuljahre
Das Schulmodul erlaubt die Bearbeitung von fünf Schuljahren (aktuelles Schuljahr, zwei Schuljahre in die Zukunft und zwei Schuljahre zurück). Die Bearbeitung von bestimmten schuljahresbezogenen Daten ist in der Regel zwei Monate vor Beginn des Kalenderjahres möglich, in dem das Schuljahr beginnt und endet im Oktober des Jahres, in dem das Schuljahr endet (z.B. 2011/2012 vom 1.11.2010 bis 31.10.2012). Dies umfasst unter anderem:

• das Versetzen von Schülern
• die Gruppenzuordnung
• die Unterrichtsplanung im Bildungsplan
• den Lehrkräfteeinsatz.

Es ist notwendig, alle Arbeiten an den Daten des Schuljahres vor dem Ende des Bearbeitungszeitraumes abzuschließen. Die Datensätze zum Bildungsplan und zum Personaleinsatz in den nicht bearbeitbaren Schuljahren bleiben zwei Jahre zur Ansicht erhalten. Eine nachträgliche Bearbeitung ist nicht möglich.

Datenschutz
Die Vorschriften zum Schutz der Daten sind im Sächsisches Datenschutzgesetz und in der VwV Schuldatenschutz enthalten.

Für den Datenschutz an der Schule zeichnet der Schulleiter verantwortlich.

Aufruf und Bildschirmaufbau

Das SaxSVS-Schulmodul kann über den Link https://apps.sachsen.de/saxsvsabs aufgerufen werden.
Die Anmeldung erfolgt über das Schulportal und kann nur von im Schulportal für die entsprechende Schule registrierten Personen genutzt werden.

Die Grundansicht des Schulmodul enthält oben rechts die Auswahl des Schuljahres und der Einrichtung (Schule) sowie daneben eine Anzeige der noch verbleibenden Restzeit bis zum automatischen Logout, den Schalter für die Abmeldung und den Drei-Balken-Schalter für den Aufruf des Hauptmenüs.

Über die Auswahl der Menüpunkte im Hauptmenü rechts können die einzelnen Register aufgerufen werden.

Auf der linken Seite erscheint in vielen Registern ein Auswahlmenü über das nach Klassenstufen, Klassen und Schülern gefiltert werden kann. Durch anklicken einer Schülerin/eines Schülers links werden deren Daten im mittleren Bereich angezeigt.
Sollte auf dem Bildschirm nicht genügend Platz für die Anzeige des Auswahlmenüs vorhanden sein, wir dieses durch drei durchbrochenen Balken in der Titelzeile links angezeigt und kann dort aufgeklappt werden.

Den Bereich kann man, wie überall wenn es einen linken Auswahllistenbereich im Onlineschulmodul gibt, über den Schalter ganz links oben (3 durchbrochene Linien) ein und ausblenden.
Auch das Menü rechts lässt sich über den Schalter mit den 3 Linien oben rechts ein und ausblenden. Diese Funktion wurde speziell für Geräte mit kleinem Bildschirm implementiert.

Schuldaten

Im Register Schuldaten erfolgt eine Auflistung der Daten zur Schule aus der Sächsischen Schuldatenbank.
Außerdem können die Zeugnis-/Berichtsnamen für Schule und Schulleiter sowie der Artikel für den Namen der Schule festgelegt werden.

Aufruf: Hauptmenü "Schule" > "Schuldaten"

Auswahlbereich
Im Auswahlbereich kann zwischen der Schule (Stammsitz) und soweit vorhanden, ihren Schulteilen gewählt werden. Kürzel
S - Stammsitz der Schule

Schulteil

A - genehmigte Außenstelle

H - Haus

B - Beratungsstelle

Arbeitsbereich
Anzeige der Daten der Schule, der Schulteile und des Schulträgers. Die meisten Daten können in SaxSVS nicht verändert werden. Alle Änderungen, auch der Kommunikationsdaten sind der Sächsischen Schuldatenbank zu melden.

Klassenbildung

Im Register Klassenbildung werden die Klassen für das jeweilige Schuljahr angelegt und die Prognosedaten für das kommende Schuljahr eingetragen.
Wichtige Grundeinstellungen sind deshalb das richtige Schuljahr und die Klassenstufe.

Aufruf: Hauptmenü "Klassen" > "Klassenbildung"

Durch Auswahl einer Klassenstufe im Auswahlbereich werden die zur Klassenstufe zugehörigen Klassen angezeigt.
Wenn im vorangegangen Schuljahr bereits Klassen in der vorhergehenden Stufe vorhanden waren, so erscheinen diese zur Information im oberen Bereich.

Der Klassentyp ordnet die zugrunde gelegte amtliche Stundentafel zu, welche im Bildungsplan angezeigt wird. Außerdem werden die Eigenschaften für den Zeugnisdruck festgelegt.

Detaillierte Informationen sind im Kapitel Klassenbildung verfügbar.

Schülerdaten

In den Schülerdaten werden Daten zum Schüler und den Sorgeberechtigten sowie zur Versetzung, Schullaufbahn, den Wahlfächern und zur Förderung des Schülers erfasst.

Aufruf: Hauptmenü "Schüler" > "Schülerdaten"

Schülerdaten können durch:

• Empfangen der Daten aus der vorhergehenden Schule
• Import per CSV-Datei (nur bei der Einschulung)
• Anlegen als neuer Schüler über das "+" oberhalb der Schülerliste (nur wenn Schüler in Sachsen noch nicht vorhanden ist)

in das SaxSVS-Schulmodul aufgenommen werden.

Jeder Schüler soll in SaxSVS sachsenweit nur an einer Schule als Stammschüler geführt werden. Aus diesem Grund werden die Schülerdaten automatisch im Zentralserver überprüft.

Ein Schülerdatensatz darf durch Import oder Anlegen als neuer Schüler nur aufgenommen werden, wenn er vorher an keiner Schule mit SaxSVS erfasst wurde. Ist der Schüler im Gesamtsystem SaxSVS bereits erfasst, muss die Schülerin/der Schüler an der letzten Schule angefordert werden. siehe Kapitel Schülerdaten

Schülerdatensätze können nicht ohne weiteres gelöscht werden, die Daten müssen an die fortführende Schule übergeben oder archiviert werden. Detaillierte Informationen dazu auch im Kapitel Schülerdaten.

Schülerdaten erfassen/ändern

Es ist nicht notwendig alle in den Schülerdaten angebotenen Felder auszufüllen. Eine Vielzahl von Feldern wird allerdings für die Summenbildung der Amtliche Schulstatistik (Pegasus) benötigt. Felder, wie Telefonnummern und E-Mail sind freiwillige Felder, welche der Schule zur Nutzung angeboten werden.

Versetzung der Schüler in Klassen

Die Zuordnung der Schüler zu Klassen kann erfolgen durch:

• automatische Versetzung einer ganzen Klasse (z.B. 5a) in die folgende Klasse (z.B. 6a) (siehe Kapitel Klassenbildung )
• Eintrag der Versetzung in den Schülerdaten im Register „Versetzung“
• Sammeländerungen – Register Versetzung und Laufbahn (siehe Kapitel Sammeländerung)

Hinweis:

Schüler können nur in Klassen versetzt werden, wenn diese vorher in der Klassenbildung angelegt wurden.

Das Versetzen von Schülern in Klassen des nächsten Schuljahres ist zur Sicherheit nur zu bestimmten Zeiten im Schuljahr möglich.

Schüler archivieren

Im Schülerarchiv werden die Daten von Schülerinnen und Schülern gespeichert, welche die Schule verlassen haben.

Die Archivierung von Schüler durch den Nutzer ist bei ausgewähltem Schüler über das Register Datensatzübergabe möglich. Dort wird für die Schülerin / den Schüler für die aktuelle Schule als "bis"-Datum das gewünschte Archivierungsdatum eingetragen.

Schüler importieren per csv-Datei

Der Import von Schülerdaten ist sinnvoll, wenn die Daten bereits in elektronischer Form vorliegen. CSV-Dateien sind Textdateien, in welchen die einzelnen Daten durch ein Trennsymbol (meist ; ) getrennt gespeichert werden. Kommerzielle Schul- und Schülerverwaltungsprogramme bieten in der Regel einen Export nach csv-Dateien an, so dass die erzeugten Exporte in SaxSVS importiert werden können.

Die bekannten Tabellenkalkulationsprogramme, wie Libre Office® oder MS Excel® bieten ebenfalls die Speicherung in csv-Dateien an. Bei einigen dieser Programme ist es wichtig, dass die erzeugte csv-Datei vor dem Import nicht noch einmal mit der Tabellenkalkulation geöffnet wird.

Es ist nicht möglich Schüler zu importieren, welche bereits in der SaxSVS-Datenbank an der Schule erfasst wurden.

Eine Anleitung zum Import ist im Kapitel Schülerdaten enthalten.

Bildungsplan

Ziel und Inhalt des Bildungsplans

Der Bildungsplan ist die Vorstufe des Personaleinsatzes. Im Bildungsplan werden alle (Bildungs-)Angebote erfasst, für die ein Personaleinsatz notwendig ist. Dies betrifft in der Regel den Unterricht in den Fächern und Kursen, Arbeitsgemeinschaften, Fördermaßnahmen und schulspezifische Angebote, aber auch Angebote, die Schüler in anderen Schulen oder Einrichtungen wahrnehmen, zum Beispiel Schwimmunterricht, Religionsunterricht.

Voraussetzungen

Bevor der Bildungsplan der Schule erstellt werden kann, müssen die Klassen gebildet werden. Von großer Bedeutung sind die in der Klassenbildung getroffenen Einstellungen zum Schuljahr und zum Klassentyp.

Der Klassentyp steuert die Auswahl der Amtlichen Stundentafel. Für alle Spezialisierungen sind entsprechende Klassentypen eingerichtet.

Für externen Unterricht müssen die Kooperationsschulen, in denen der Unterricht stattfindet, bereits eingetragen sein.

Nutzer des Schulmoduls können den Bildungsplan nur bearbeiten, wenn die entsprechenden Rechte in der Rollendefinition und –zuordnung eingetragen wurden.

Aufbau des Bildungsplans

Aufruf: Hauptmenü "Planung" > "Bildungsplan"

Der Bildungsplan ist stufenweise aufgebaut. Damit kann über Schuljahr (Menüleiste) und Klassenstufe (Auswahlbereich) der Plan für eine Stufe in einem Schuljahr angezeigt werden.

Die Stufen entsprechen den Jahrgangs- und Klassenstufen. In der Grundschule existiert zusätzliche die Stufe SV für schulvorbereitende Projekte. Maßnahmen dazu sind in dieser Stufe zu planen (vorher „Klassen“ anlegen).

Detaillierte Informationen sind im Kapitel Bildungsplan verfügbar.

Gruppenzuordnung

Ziel und Inhalt der Gruppenzuordnung von Schülern

Den im Bildungsplan erstellten Gruppen werden in der Gruppenzuordnung die Schülerinnen und Schüler zugeordnet. Die Ergebnisse dieser Zuordnung zu den Gruppen werden verwendet für:

• die Erstellung von Gruppenlisten,
• die Zuordnung der Bildungsangebote zum Zeugnis/Halbjahresinformation für den konkreten Schüler,
• die Kontrolle der Gruppengrößen und
• die Übersicht über Fördermaßnahmen/Gruppen im Bereich Inklusion und Förderung von Migranten.

Aufbau der Gruppenzuordnung

Aufruf: Hauptmenü "Planung" > "Gruppenzuordnung"

Auf der linken Seite können die Schülerinnen und Schüler über die Klassenauswahl und den Schülerfilter gefiltert und ausgewählt werden.

In der Gruppenauswahl in der Mitte sind die Gruppen sichtbar, welche im Bildungsplan für die gewählten Klassen angelegt wurden.

Im Bereich "Zugeordnete Schüler" rechts sind die der ausgewählten Gruppe bereits zugeordneten Schülerinnen und Schüler sichtbar.

Detaillierte Informationen sind im Kapitel Gruppenzuordnung verfügbar.

Personaldaten

Ziel und Inhalt

In den Lehrerdaten werden die Daten des Personals an der Schule verwaltet.
Personal, welches in Personaldaten angelegt ist, kann:

• einen Rolle für die Nutzung das SaxSVS-Schulmodul und das SaxSVS-Lehrermodul erhalten,
• im Personaleinsatz dem Unterricht zugeordnet werden (außer PFK und AST),
• Anrechnungsstunden erhalten.

Personalarten

Das Personal wird im SaxSVS-Schulmodul wie folgt gegliedert:

Abkürzung	Bezeichnung	Neuanlegen
LK	Lehrkraft aus LPDK	nein
LK+	Lehrkraft aus LPDK (besonderer Vertrag)	nein
PFK	Pädagogische Fachkräfte im Unterricht	nein
AST	Assistenten	nein
kLK	kirchliche Lehrkraft	nein
HonK	Honorarkraft	ja
StRef	Studienreferendare	ja
Joker	Jokerlehrer, Reservierung für erwartete Lehrkraft	ja
soPers	sonstiges Personal, wie z.B. Schulsekretärin	nein (Übertragung erfolgt aus dem Schulportal)

Die Daten der Lehrkräfte, Pädagogische Fachkräfte im Unterricht, Assistenten und kirchlichen Lehrkräfte werden über aus der Landespersonaldatenbank (LPDK) bzw. Gestellungsdatenbank an die Schule übermittelt. Im Schulmodul ist es nicht möglich, Lehrkräfte dieser Personalarten neu anzulegen oder zu löschen.

Aufbau Lehrerdaten

Aufruf': Hauptmenü "Lehrer" > "Lehrerdaten"

Register Anrechnungen/Funktionen/Abordnungen

Im Register Anrechnungen / Funktionen / Abordnungen (A/E/F/M) sollen alle schulbezogenen Anrechnungen, Minderungen und Freistellungen für den örtlichen Personalrat erfasst werden.

Folgende Daten können an der Schule nicht verändert oder eingetragen werden:

• Ermäßigungen,
• Freistellungen für regionale und überregionale Personalvertretungen,
• personenbezogene Anrechnungen
• Abordnungen.

Diese Daten werden von der LPDK zur Verfügung gestellt. Fehlende Angaben oder Unstimmigkeiten sollten der Regionalstelle über den Bericht "Kontrolle Personaldaten" übermittelt werden.
Durch die LPDK gesendete Daten sind durch die dunkle Hintergrundfarbe erkennbar. Die Eintragungen an der Schule können nur in den weiß hinterlegten Zeilen erfolgen.
Alle im Register Anrechnungen / Funktionen / Abordnungen (A/E/F/M) aufgeführten Tatbestände fließen in die Berechnung der Personalplanung der Schule und der einzelnen Lehrkraft ein.

Detaillierte Informationen sind im Kapitel Lehrerdaten verfügbar.

Personaleinsatz

Im Personaleinsatz wird dem, zuvor im Bildungsplan eingerichteten Unterricht das Personal zugeordnet.

Voraussetzungen Voraussetzungen für die Eintragung des Personaleinsatzes sind:

• die Bildung aller Klassen der Schule
• die Planung des Unterrichts im Bildungsplan
• die Planung der Gruppen inkl. Gruppenname im Bildungsplan

Aufruf': Hauptmenü "Planung" > "Personaleinsatz"

• Auf der linken Seite im Bereich "Unterricht" wird, filterbar über die "Auswahl" nach Klasse, Lehrkraft und Fach, der geplante Unterricht angezeigt.
• In der Mitte wird, filterbar nach Lehrer, Fachlehrer, Lehrer der Stufe, StRef und PFK, das Personal mit den zur Verfügung stehenden Stunden angezeigt.
• Rechts wird der Beschäftigungsumfang und Einsatz, der in der Mitte ausgewählten Lehrkraft gezeigt.

Detaillierte Informationen sind im Kapitel Personaleinsatz verfügbar.

Lehrer-PopUp

Im Lehrer-PopUp ist die Einsatzsituation des Personals zu einem bestimmten Tag ersichtlich.
Aufruf': Hauptmenü "Lehrer" > "Lehrer-PopUp"

• Auf der linken Seite werden oben der Tag und darunter die Lehrkraft gewählt.
  
• In der Mitte ist in der "Einsatzliste" der Einsatz der LK ersichtlich.
• Auf der rechten Seite erfolgt eine Bilanzierung. Dabei werden der zum gewählten Tag eingetragene Beschäftigungsumfang (Register Arbeitsvertrag) bzw. die Abordnungsstunden bei Gastlehrern mit dem Einsatz verrechnet.
• Ist die Bilanz positiv, kann die Lehrkraft weiter verplant werden. Ist die Bilanz negativ, so ist die Lehrkraft über ihren Beschäftigungsumfang hinaus eingesetzt.

Mögliche Unstimmigkeiten können entstehen durch:

• unkorrekte Eintragungen in den AEFM (z. B. nicht abgeschlossene Zeiträume)
• unkorrekte Eintragungen in den Abordnungen
• Korrekturen im Register Arbeitsvertrag (siehe Lehrerdaten )
  

Das Feld Beschäftigungsumfang ist die Summe aus BU und der vom Schulleiter vermerkten Änderungen des Beschäftigungsumfanges (siehe Lehrerdaten )

Bei Planungen für das neue Schuljahr muss der gewählte Tag auf 01.08.20XX oder später stehen, nur so werden die Daten des neuen Schuljahres geladen.

Detaillierte Informationen sind im Kapitel Lehrer-PopUp verfügbar.

Planungs-Popup

Ziel des Planungs-PopUp ist die Verbesserung der Übersicht über den Einsatz des Personals und die Stunden innerhalb der einzelnen Bereiche (Grundbereich, Ergänzungsbereich).

Aufruf': Hauptmenü "Planung" > "Planungs-PopUp"

Detaillierte Informationen sind im Kapitel Planungs-PopUp verfügbar.

Plausiprüfungen

Plausibilitäten sollen die Schulleitung bei der Prüfung ihrer Daten unterstützen. Es ist Ziel möglichst viele Fehler bereits vor der Abgabe der Daten zu Stichtagen im Schulmodul transparent zu machen, um den Schulleitungen eine Korrektur zu ermöglichen.

Aufruf': Hauptmenü "Planung" > "Plausiprüfungen"

Der Punkt ist nur für Nutzer der Rollen Schulleiter und Schulsachbearbeiter aufrufbar.

• Auf der linken Seite werden bei "Plausiart" und "Auswahl" die Prüfungen auswählt, die durchgeführt werden sollen.
• Nach dem Auslösen der Plausiprüfung werden rechts bei den "Plausiergebnissen" Meldungen zum Erfolg oder der Fehlerart angezeigt. In der Spalte "Plausiart" ist ein Link zu der Stelle im Programm enthalten, die die Meldung ausgelöst hat.

Detaillierte Informationen sind im Kapitel Plausiprüfungen verfügbar.

Datenfreigabe

Beim Datenaustausch werden Veränderungen an Schüler- und Planungsdaten für das aktuelle Schuljahr und /oder für Stichtage die das kommende Schuljahr betreffen für die Schulaufsicht und das Schulträgermodul freigegeben.
In SaxSVS werden immer nur aggregierte Daten und keine Individualdaten von Schülerinnen und Schülern weitergegeben.
Eine Ausnahme bilden die Schülerdaten zur Überwachung der Schulpflicht nach §31 Satz 3 Sächsisches Schulgesetz. Diese sind für die Schulpflichtüberwacher der Landkreise und kreisfreien Städte im SaxSVS-Schulträgermodul für ihren Verantwortungsbereich sichtbar.

Es gibt drei Arten der Datenfreigabe.

Freigabe für Schulaufsicht

• Es werden die Schüler- und Planungsdaten für die Schulaufsicht freigegeben.
• Diese werden dann im SaxSVS-Schulaufsichtsmodul und im SaxSVS-Schulträgermodul sichtbar.

1. Stichtag Planungsdaten

• Abgabe der Werte für die Planung und Prognose des 1. Stichtags für das kommende Schuljahr.
• Aktualisierte Werte sind im SaxSVS-Schulaufsichtsmodul und im SaxSVS-Schulträgermodul sichtbar.

2. Stichtag Statistikdaten

• Abgabe der statistischen Schüler- und Planungsdaten zum 2. Stichtag
• Aktualisierte Werte sind im SaxSVS-Schulaufsichtsmodul und im SaxSVS-Schulträgermodul sichtbar und werden auch in die Amtliche Schulstatistik (Pegasus) übertragen.

Detaillierte Informationen sind im Kapitel Datenfreigabe verfügbar.