Kurzüberblick SaxSVS-Schulmodul

modified 2018-08-10; 07:43:43
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1 Überblick

Im SaxSVS-Schulmodul können Daten zur Schule, den Klassen, Schülern und Lehrern verwaltet werden. Außerdem werden in SaxSVS die Prognose des kommenden Schuljahres, die Planung der Stundenverteilung (Bildungsplan) sowie der Unterrichtseinsatz abgebildet.

Das Modul ist für die Nutzung durch mehrere Personen an einem PC-Arbeitsplatz oder gemeinsam mit mehreren PCs im Netzwerk konzipiert.
Voraussetzung für die Nutzung in einem Netzwerk ist die Installation von SaxSVS und die Einrichtung der Verbindung zur Datenbank (siehe Kapitel II – Installation P-internal-link.png).

Bearbeitbare und sichtbare Schuljahre
Das Schulmodul erlaubt die Bearbeitung von zwei Schuljahren. Die Bearbeitung für ein Schuljahr ist in der Regel zwei Monate vor Beginn des Kalenderjahres möglich, in dem das Schuljahr beginnt und endet im Oktober des Jahres, in dem das Schuljahr endet (z.B. 2011/2012 vom 1.11.2010 bis 31.10.2012). Die Bearbeitung umfasst unter anderem:

  • das Versetzen von Schülern
  • die Gruppenzuordnung
  • die Unterrichtsplanung im Bildungsplan
  • den Lehrkräfteeinsatz
  • das Drucken von Berichten.

Es ist notwenig, alle Arbeiten an den Daten des Schuljahres vor dem Ende des Bearbeitungszeitraumes abzuschließen. Die Datensätze zum Bildungsplan und zum Personaleinsatz in den nicht bearbeitbaren Schuljahren bleiben zwei Jahre zur Ansicht erhalten. Eine nachträgliche Bearbeitung ist nicht möglich.

Datenschutz
Die Vorschriften zum Schutz der Daten sind im Sächsisches Datenschutzgesetz und in der VwV Schuldatenschutz enthalten.

Für den Datenschutz an der Schule zeichnet der Schulleiter verantwortlich.

2 Start und Bildschirmaufbau

In der Regel kann das SaxSVS-Schulmodul über das Icon Saxsvs icon.png auf dem Desktop gestartet werden, alternativ kann das Programm über Start > Alle Programme > SaxSVS geöffnet werden.

Der Bildschirm im Schulmodul enthält die für grafische Benutzeroberflächen üblichen Elemente.

L-allghw-01.png

Über die Auswahl der Icons in der Symbolleiste oder die entsprechenden Menüpunkte können die einzelnen Register aufgerufen werden.

3 Schuldaten

Im Register Schuldaten erfolgt eine Auflistung der Daten zur Schule aus der Sächsischen Schuldatenbank.
Außerdem können die Zeugnisnamen für Schule und Schulleiter festgelegt werden.

Aufruf Menü Schule -> Punkt "Schuldaten" oder Symbol S-icon-1-house.png wählen

S-Schuldaten-03.png

Auswahlbereich
Im Auswahlbereich kann zwischen der Schule (Stammsitz) und soweit vorhanden, ihren Schulteilen gewählt werden. Kürzel
S - Stammsitz der Schule

Schulteil

A - genehmigte Außenstelle
H - Haus
B - Beratungsstelle

Arbeitsbereich
Anzeige der Daten der Schule, der Schulteile und des Schulträgers. Die meisten Daten können in SaxSVS nicht verändert werden. Alle Änderungen, auch der Kommunikationsdaten sind der Sächsischen Schuldatenbank zu melden.

4 Klassenbildung

Im Register Klassenbildung werden die Klassen für das jeweilige Schuljahr angelegt und die Prognosedaten für das kommende Schuljahr eingetragen.. Wichtige Grundeinstellungen sind deshalb das richtige Schuljahr und die Klassenstufe.

S-klassenbildung-01.png

Durch Auswahl einer Klassenstufe oder Anklicken einer Klasse der Stufe im Auswahlbereich werden die zur Klassenstufe zugehörigen Klassen angezeigt.
Wenn im vorangegangen Schuljahr bereits Klassen in der vorhergehenden Stufe vorhanden waren, so erscheinen diese zur Information im oberen Bereich.

Der Klassentyp ordnet die zugrunde gelegte amtliche Stundentafel zu, welche im Bildungsplan angezeigt wird. Außerdem werden die Eigenschaften für den Zeugnisdruck festgelegt.

Detaillierte Informationen sind im Kapitel Klassenbildung verfügbar.

5 Schülerdaten

In den Schülerdaten werden Daten zum Schüler und den Sorgeberechtigten sowie zur Versetzung, Schullaufbahn, den Wahlfächern und zur Förderung des Schülers erfasst.

S-schuelerdaten-01.png

Schülerdaten können durch:

  • Empfangen der Daten aus der vorhergehenden Schule der Schüler
  • Import per CSV-Datei (nur bei der Einschulung)
  • Anlegen über Menü Schüler, Punkt Neuer Schüler (nur wenn Schüler in Sachsen noch nicht vorhanden ist)

in das SaxSVS-Schulmodul aufgenommen werden.

Jeder Schüler soll in SaxSVS sachsenweit nur an einer Schule als Stammschüler geführt werden. Aus diesem Grund werden die Schülerdaten automatisch im Zentralserver überprüft.

Ein Schülerdatensatz darf durch Import oder Anlegen über Menü nur aufgenommen werden, wenn er vorher an keiner Schule mit SaxSVS erfasst wurde. Ist der Schüler im Gesamtsystem SaxSVS bereits erfasst, muss die letzte Schule die Daten des Schülers senden.

Schülerdatensätze können nicht ohne weiteres gelöscht werden, die Daten müssen an die fortführende Schule übergeben oder archiviert werden. Detaillierte Informationen dazu im Kapitel 7 Schülerdaten.

5.1 Schülerdaten erfassen/ändern

Es ist nicht notwendig alle in den Schülerdaten angebotenen Felder auszufüllen. Eine Vielzahl von Feldern wird allerdings für die Summenbildung der Amtlichen Schulstatistik benötigt. Felder, wie Telefonnummern und E-Mail sind freiwillige Felder, welche der Schule zur Nutzung angeboten werden.

5.2 Versetzung der Schüler in Klassen

Die Zuordnung der Schüler zu Klassen kann erfolgen durch:

Hinweis:

Schüler können nur in Klassen versetzt werden, wenn diese vorher in der Klassenbildung angelegt wurden.
Das Versetzen von Schülern in Klassen des nächsten Schuljahres ist zur Sicherheit nur zu bestimmten Zeiten im Schuljahr möglich.

5.3 Schüler archivieren

Im Schülerarchiv werden die Daten von Schülern gespeichert, welche die Schule verlassen haben.

Die Archivierung von Schülern aus der Jokerklasse #Abg erfolgt automatisch, siehe dazu den Punkt Automatische Programmfunktionen beim Abgeben von Schülern

Die Archivierung von Schüler durch den Nutzer ist bei ausgewähltem Schüler über das Menü "Schüler", Punkt "Schülerdatensatz ins Archiv" möglich.

5.4 Schüler importieren per csv-Datei

Der Import von Schülerdaten ist sinnvoll, wenn die Daten bereits in elektronischer Form vorliegen. CSV-Dateien sind Textdateien, in welchen die einzelnen Daten durch ein Trennsymbol (meist ; ) getrennt gespeichert werden. Kommerzielle Schul- und Schülerverwaltungsprogramme bieten in der Regel einen Export nach csv-Dateien an, so dass die erzeugten Exporte in SaxSVS importiert werden können.

Die bekannten Tabellenkalkulationsprogramme, wie StarOffice®, OpenOffice® oder MS Excel® bieten ebenfalls die Speicherung in csv-Dateien an. Bei einigen dieser Programme ist es wichtig, dass die erzeugte csv-Datei vor dem Import nicht noch einmal mit der Tabellenkalkulation geöffnet wird.

Der Import von Schülern sollte sorgfältig vorbereitet werden. Sollte trotzdem ein fehlerhafter Import erfolgt sein, so können die ggf. erzeugten Schüler gelöscht werden, solange noch kein Datenaustausch mit dem Zentralserver erfolgt ist.

Es ist nicht möglich Schüler zu importieren, welche bereits in der SaxSVS-Datenbank an der Schule erfasst wurden.

Eine Anleitung zum Import ist im Kapitel 7 enthalten.

Weitere detaillierte Informationen zum Register sind im Kapitel Schülerdaten verfügbar.

6 Bildungsplan

6.1 Ziel und Inhalt des Bildungsplans

Der Bildungsplan P-internal-link.png ist die Vorstufe des Personaleinsatzes. Im Bildungsplan werden alle (Bildungs-)Angebote erfasst, für die ein Personaleinsatz notwendig ist. Dies betrifft in der Regel den Unterricht in den Fächern und Kursen, Arbeitsgemeinschaften, Fördermaßnahmen und schulspezifische Angebote, aber auch Angebote, die Schüler in anderen Schulen oder Einrichtungen wahrnehmen, zum Beispiel Schwimmunterricht, Religionsunterricht.

6.2 Voraussetzungen

Bevor der Bildungsplan der Schule erstellt werden kann, müssen die Klassen gebildet werden. Von großer Bedeutung sind die in der Klassenbildung getroffenen Einstellungen zum Schuljahr und zum Klassentyp.

Der Klassentyp steuert die Auswahl der Amtlichen Stundentafel. Für alle Spezialisierungen sind entsprechende Klassentypen eingerichtet.

Für externen Unterricht müssen die Kooperationsschulen, in denen der Unterricht stattfindet, bereits eingetragen sein (siehe Punkt 7 Schuldaten).

Nutzer des Schulmoduls können den Bildungsplan nur bearbeiten, wenn die entsprechenden Rechte in der Rollendefinition und –zuordnung eingetragen wurden.

6.3 Vereinfachungen

Zur vereinfachten Arbeit empfiehlt es sich, vor allem an großen Schulen, die Funktionen:

6.4 Aufbau des Bildungsplans

Aufruf Bildungsplan Menü Planung, Punkt Bildungsplan oder Symbol S-icon-1-curri.png wählen.

Ansicht Bildungsplan

Der Bildungsplan ist stufenweise aufgebaut. Damit kann über Schuljahr (Menüleiste) und Klassenstufe (Auswahlbereich) der Plan für eine Stufe in einem Schuljahr angezeigt werden.

Die Stufen entsprechen den Jahrgangs- und Klassenstufen. In der Grundschule existiert zusätzliche die Stufe SV für schulvorbereitende Projekte. Maßnahmen dazu sind in dieser Stufe zu planen (vorher „Klassen“ anlegen).


Detaillierte Informationen sind im Kapitel Bildungsplan verfügbar.

7 Gruppenzuordnung

7.1 Ziel und Inhalt der Gruppenzuordnung von Schülern

Den im Bildungsplan erstellen Gruppen werden in der Gruppenzuordnung P-internal-link.png die Schüler zugeordnet. Die Ergebnisse der Zuordnung der Schüler zu den Gruppen werden verwendet für:

  • die Erstellung von Gruppenlisten,
  • die Zuordnung der Bildungsangebote zum Zeugnis/Halbjahresinformation für den konkreten Schüler,
  • die Aufsicht über die Gruppengrößen und
  • die Übersicht über Fördermaßnahmen/Gruppen im Bereich SchIVO, Förderung von Migranten.

7.2 Aufbau der Gruppenzuordnung

Aufruf Menü Planung, Punkt Gruppenzuordnung oder Symbol S-icon-1-grpass.png wählen.

S-gruppenzuordnungen-06.png

Links sind die Klassenauswahl, der Schülerfilter und die Schülerauswahl sichtbar. In der Gruppenauswahl in der Mitte sind die Gruppen sichtbar, welche im Bildungsplan für die gewählten Klassen vermerkt wurden, entweder dadurch, dass Stunden eingetragen wurden oder bei Mehrstufengruppen durch Auswahl per Häkchen. Im Bereich "Zugeordnete Schüler" rechts sind der Gruppe bereits zugeordnete Schüler sichtbar.


Detaillierte Informationen sind im Kapitel Gruppenzuordnung verfügbar.

8 Personaldaten

8.1 Ziel und Inhalt

In den Personaldaten P-internal-link.png werden die Daten des Personals an der Schule verwaltet.
Personal, welches in Personaldaten angelegt ist, kann:

  • einen Login für das SaxSVS-Schulmodul und das SaxSVS-Lehrermodul erhalten,
  • im Personaleinsatz dem Unterricht zugeordnet werden,
  • Anrechnungsstunden erhalten.

8.2 Personalarten

Das Personal wird im SaxSVS-Schulmodul wie folgt gegliedert:

Abkürzung Bezeichnung Neuanlegen
LK Lehrkraft aus LPDK nein
LK+ Lehrkraft aus LPDK (besonderer Vertrag) nein
PUH Pädagogische Unterrichtshilfe nein
kLK kirchliche Lehrkraft nein
HonK Honorarkraft ja
LAA Lehramtsanwärter ja
Joker Jokerlehrer, Reservierung für erwartete Lehrkraft ja
soPers sonstiges Personal, wie z.B. Schulsekretärin ja


Die Daten der Lehrkräfte, Pädagogischen Unterrichtshilfen und kirchlichen Lehrkräfte werden über den Datenaustausch P-internal-link.png aus der Landespersonaldatenbank (LPDK) bzw. Gestellungsdatenbank an die Schule übermittelt. Im Schulmodul ist es nicht möglich, Lehrkräfte dieser Personalarten neu anzulegen oder zu löschen.

8.3 Aufbau Lehrerdaten

Aufruf' über Menü > Lehrer > Lehrerdaten oder das Symbol S-icon-1-teach.png S-personaldaten-0X.png

Register Anrechnungen/Funktionen/Abordnungen

S-personaldaten-11.png

Im Register Anrechnungen / Funktionen / Abordnungen (A/E/F/M) sollen alle schulbezogenen Anrechnungen, Minderungen und Freistellungen für den örtlichen Personalrat erfasst werden.

Folgende Daten können an der Schule nicht verändert oder eingetragen werden:

  • Ermäßigungen,
  • Freistellungen für regionale und überregionale Personalvertretungen,
  • personenbezogene Anrechnungen
  • Abordnungen.


Diese Daten werden von der LPDK zur Verfügung gestellt. Fehlende Angaben oder Unstimmigkeiten sollten der Regionalstelle über den Bericht "Kontrolle Personaldaten" übermittelt werden.
Durch die LPDK gesendete Daten sind durch die dunkle Hintergrundfarbe erkennbar. Die Eintragungen an der Schule können nur in den weiß hinterlegten Zeilen erfolgen.
Alle im Register Anrechnungen / Funktionen / Abordnungen (A/E/F/M) aufgeführten Tatbestände fließen in die Berechnung der Personalplanung der Schule und der einzelnen Lehrkraft ein.

Detaillierte Informationen sind im Kapitel Personaldaten verfügbar.

9 Personaleinsatz

Im Personaleinsatz wird dem, zuvor im Bildungsplan eingerichteten Unterricht das Personal zugeordnet.

Voraussetzungen Voraussetzungen für die Eintragung des Personaleinsatzes sind:

  • die Bildung aller Klassen der Schule
  • die Planung des Unterrichts im Bildungsplan
  • die Planung der Gruppen inkl. Gruppenname im Bildungsplan

Aufruf Menü Planung, Punkt Personaleinsatz oder Symbol S-symbol-personaleinsatz.png sowie
gewünschtes Schuljahr und Schreibmodus S-icon-1-b-a.png wählen


S-personaleinsatz-01.png

Auf der linken Seite wird, filterbar nach Klasse, Fach und Lehrkraft, der geplante Unterricht angezeigt. In der Mitte wird, filterbar nach Fachlehrer, Lehramtsanwärter und PUH, das Personal angezeigt. Rechts wird der Einsatz, der in der Mitte ausgewählten Lehrkraft gezeigt.

Detaillierte Informationen sind im Kapitel Personaleinsatz verfügbar.

10 Lehrer-PopUp

Im Lehrer-PopUp ist die Einsatzsituation des Personals zu einem bestimmten Tag ersichtlich.
Aufruf' Menü Lehrer, Punkt Lehrer-Popup oder Symbol S-icon-1-teapu.png wählen

Nutzereingabe.png Auf der linken Seite werden oben der Tag und die Lehrkraft gewählt.

Pcreaktion.png Darunter ist dann in Listenform der Einsatz ersichtlich.

Pcreaktion.png Auf der rechten Seite erfolgt eine Bilanzierung. Dabei werden der zum gewählten Tag eingetragene Beschäftigungsumfang (Register Arbeitsvertrag) bzw. die Abordnungsstunden bei Gastlehrern mit dem Einsatz verrechnet.
S-personaleinsatz-08.png











Ist die Bilanz positiv, so kann die Lehrkraft weiter verplant werden. Ist die Bilanz negativ, so ist die Lehrkraft über ihren Beschäftigungsumfang hinaus eingesetzt.


Mögliche Unstimmigkeiten können entstehen durch:

  • unkorrekte Eintragungen in den AEFM (z. B. nicht abgeschlossene Zeiträume)
  • unkorrekte Eintragungen in den Abordnungen
  • Korrekturen im Register Arbeitsvertrag (siehe Personaldaten#Register_Arbeitsvertrag P-internal-link.png )

Das Feld Beschäftigungsumfang ist die Summe aus BU und der vom Schulleiter vermerkten Änderungen des Beschäftigungsumfanges (siehe Personaldaten#Register_Arbeitsvertrag P-internal-link.png )

* Bei Planungen für das neue Schuljahr muss der gewählte Tag auf 01.08.20XX oder später stehen, nur so werden die Daten des neuen Schuljahres geladen.


Detaillierte Informationen sind im Kapitel Lehrer-PopUp verfügbar.

11 Planungs-Popup

Ziel des Planungs-PopUp ist die Verbesserung der Übersicht über den Einsatz des Personals und die Stunden innerhalb der einzelnen Bereiche (Grundbereich, Ergänzungsbereich, POOL).

Aufruf Menü Planung, Punkt "Planungs-PopUp" oder Symbol S-icon-1-planpu.png
Pcreaktion.png es erscheint das Planungs-PopUp, die Geschwindigkeit der Anzeigen im PopUp ist von der PC-Leistung und der Anzahl der Lehrkräfte abhängig

Ansicht inkl PUHs am Beispiel einer FS:G

S-planungspopup-01.png


Detaillierte Informationen sind im Kapitel Planungs-PopUp verfügbar.

12 Plausiprüfungen

Plausibilitäten sollen die Schulleitung bei der Prüfung ihrer Daten unterstützen. Es ist Ziel möglichst viele Fehler bereits vor der Abgabe der Daten zu Stichtagen im Schulmodul transparent zu machen, um den Schulleitungen eine Korrektur zu ermöglichen.

Aufruf' Menü Planung, Punkt "Plausi-Prüfungen" auswählen.
Hinweis.png Der Punkt ist nur für Nutzer der Rollen Schulleiter und Schulsachbearbeiter aufrufbar.


S-plausipruefungen-01.png

Auswahlbereich
Auswahl der Prüfungen, welche durchgeführt werden sollen
Arbeitsbereich
Anzeige der Meldungen nach Ausführung von Prüfungen, Link zur Position, welche die Meldung ausgelöst hat


Detaillierte Informationen sind im Kapitel Plausibilitätsprüfungen verfügbar.

13 Datenaustausch

Beim Datenaustausch wird über eine gesicherte Internetverbindung der Zentralserver von SaxSVS angewählt, um für die Schule bereitliegende Daten (Personaldaten, Schülerdaten, Schuldaten, Schlüsselaktualisierungen) abzuholen und Veränderungen an der SaxSVS-Datenbank der Schule zu senden.
Der Zentralserver wirkt gleichzeitig als Backupsystem, deshalb sollte mindestens einmal pro Woche ein Datenaustausch durchgeführt werden.

13.1 Arten der Freigabe

Aktualisierung ohne Freigabe für Schulaufsicht

  • Werte für Schulaufsichts- und Schulträgermodul werden nicht aktualisiert.
  • Diese Art des Datenaustausches dient vor allem dem Empfang neuer Daten und dem Backup.

Aktualisierung mit Freigabe für Schulaufsicht

  • Aktualisierung der Daten für das Schulaufsichts- und das Schulträgermodul

1. Stichtagsmeldung

  • Abgabe der Werte als Stichtagswerte für den 1. Stichtag

2. Stichtagsmeldung

  • Abgabe der Werte als Stichtagswerte für den 2. Stichtag

Detaillierte Informationen sind im Kapitel Datenaustausch verfügbar.

14 Updates

Das SaxSVS-Schulmodul wird ständig erweitert und verbessert, deshalb sollten regelmäßig Programmupdates durchgeführt werden.
Die Änderungen werden per Online- oder Offline-Update an die Schulen herausgespielt.
Das Update ist an jedem Rechner mit SaxSVS separat durchzuführen.

Detaillierte Informationen sind im Kapitel Updates verfügbar.