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Anleitung 2. Stichtag für Schulleitungen

modified 2024-08-08; 10:35:03

Zielstellung des 2. Stichtages

Der 2. Stichtag liefert bezogen auf diesen Tag ein Abbild über die Bedarfe, Arbeitsvermögen, Klassenzahlen, Schülerzahlen, Unterrichtsabdeckung und Lehrkräfteeinsatz. Das Ergebnis ist eine Bilanz aus verfügbarem Arbeitsvermögen und Bedarfen.

  • Soll = Summe der Bedarfe an Arbeitsvermögen zum Stichtag des laufenden Schuljahres
  • Haben = Summe des verfügbaren Arbeitsvermögens zum Stichtag des laufenden Schuljahres
SOLL
HABEN
Bedarf an:
  • Unterricht im Grundbereich, inkl. schulvorbereitende Projekte
  • Unterricht im Bereich EB (ggf. nicht für alle Schularten)
  • Anrechnungen, Ermäßigungen, Freistellungen und Minderungen



 Arbeitsvermögen:
  • der Lehrkräfte und Pädagogischen Fachkräfte im Unterricht zum Stichtag laut Beschäftigungsumfang
  • der Beschäftigten aus Mitteln
  • der kirchlichen Lehrkräfte
  • der Studienreferendare

abzüglich der Abgänge durch Abordnungen aus dem System Schule heraus (Seminare, LaSuB, SMK, TU, usw.)


Das Ergebnis der Erhebung ist Grundlage für:

Anleitung

Das komplette Handbuch für SaxSVS wird unter dem Menüpunkt Handbuch bereitgestellt.

Pflege der für den 2. Stichtag und die Amtl. Schulstatistik (Pegasus) relevanten Schülerdaten

Plausiprüfung zur Kontrolle fehlender oder falscher Einträge

Vor der Pflege der Schülerdaten für den 2. Stichtag ist eine Plausiprüfung mit der Plausiart 2. Stichtag sinnvoll, um die unbedingt zu erfassenden Schülerdaten oder enthaltene Fehler aufgelistet zu bekommen.

  1. Aufruf der Plausiprüfung über das Menü Planung > Plausiprüfung
  2. Plausi-Art auf "2. Stichtag/Pegasus" einstellen (Bild rechts)


  • Über den Link in der zweiten Spalte kann direkt zum Schüler gesprungen werden.
  • Sollte eine sehr lange Liste von Fehlermeldungen erscheinen, können die Plausis zum 2. Stichtag zwecks besserer Übersicht auch einzeln angehakt und abgearbeitet oder über den Filter rechts oben nach Klassen gefiltert werden!


  • Im Bild ist als Filter die Klassenstufe 8 ausgewählt.


  • Es werden dann nur noch die Fehler und Warnungen aus der gewählten Klassenstufe angezeigt.

Korrektur der fehlerhaften oder fehlenden Daten

  • Über den Link in der Spalte "Plausiname" kann direkt zur Schülerin/zum Schüler gesprungen und der Fehler korrigiert werden.

Kontrollen über das Klassen-PopUp

Bestimmte Merkmale können auch über das Klassen-PopUp geprüft werden.


Aufruf des Klassen-PopUps über das Menü Planung > Klassen-PopUp

  • Es ist wichtig, im Klassen-PopUp das richtige Datum (gewählter Tag) zu wählen. Das Schuljahr wird

dann entsprechend automatisch angepasst

Kontrolle der Schülerzahlen in den Klassen

  • Merkmal Schüleranzahl auswählen

Kontrolle der Fremdsprachen



  • Falls Fremdsprachen fehlen, in der Gruppenzuordnung die Schüler den entsprechenden Gruppen zuordnen.
  • Die Schülerinnen und Schüler erhalten dann automatisch den Eintrag in den Schülerdaten Bereich Wahlfächer.

Prüfen der Gastschüler


  • Bei Fehlern ggf. die Stammschule der Gastschüler um Korrektur der Gastschülerzeitscheibe bitten.

Prüfung von Herkunftssprache nicht oder nicht ausschließlich Deutsch, Inklusion, Hauptförderschwerpunkt

  • Ggf. in den Schülerdaten die Werte korrigieren.
  • Bei Schülern mit Deutsch als Zweitsprache in den Schülerdaten im Register Migration/DAZ die Teilnahme an der 1./2. Etappe oder DAZ-3 eintragen.


  • Gültige Zeitscheiben in „"Inklusive Unterrichtung / Kooperative Unterrichtung" beachten
  • Schüler mit sonderpädagogischem Förderbedarf aufgrund gutachterlich bestätigtem Autismus müssen an allen Schulen außer an Allgemein bildenden Förderschulen (FS) einen Eintrag in der Tabelle "Förderungen" plus einen Eintrag in der Tabelle "Inklusive Unterrichtung / Kooperative Unterrichtung" haben. An FS genügt der Eintrag von Autismus in der Tabelle "Förderungen".

Kontrolle von Nichtversetzungen

  • Achtung! Hier muss als gewählter Tag der letzte Schultag im vergangenen Schuljahr eingestellt sein.

Siehe auch Handbuch Kapitel Klassen-PopUp

Kontrolle der Schulvertretungen über Schulfunktionen

Die Schulvertretungen Elternratsvorsitzende und Schülerratsvorsitzende sowie deren Stellvertreter werden über SaxSVS erfasst und von dort an die Sächsische Schuldatenbank-Schulporträt übermittelt.
Auf der Seite Schulfunktionen sind die eingetragenen Schulvertretungen sichtbar und über das + in der Titelleiste der Tabellen auch neu eintragbar.
Für die Veröffentlichung auf dem Schulporträt der Schule ist zusätzlich der Haken in der Spalte "Einwilligung" notwendig.


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  • Aufruf von Schulfunktionen über das Hauptmenü Schule -> Schulfunktionen
  • Kontrolle des Elternratsvorsitzenden und Schülerratsvorsitzenden sowie deren Stellvertreter
  • Alternativ ist die Kontrolle auch über den Bericht B2522 Schulvertretungen kurz möglich.
  • Soll bei Elternrats- und Schülerratsvorsitzenden sowie deren Stellvertretern die Veröffentlichung der Namen auf dem Schulporträt der Schule erfolgen und liegt dafür eine schriftliche Einwilligungserklärung für die Veröffentlichung der Namen vor, ist die Spalte "Einwilligung" anzuhaken.
  • Die Veröffentlichung erfolgt bei gesetztem Haken automatisch.

Kontrolle des Arbeitsvermögens der Lehrkräfte und kirchlichen Lehrkräfte

Das Arbeitsvermögen (Beschäftigungsumfang) der Lehrkräfte für das laufende Schuljahr kann an verschiedenen Stellen geprüft werden.

Arbeitsvermögen für Studienreferendare kontrollieren

  • Die Studienreferendare werden mit ihrem Arbeitsvermögen per Datenaustausch aus der LPDK geliefert.
  • In den Lehrerdaten Register Arbeitsvertrag Bereich Gastlehrer/Stud.Referendar kann kontrolliert werden, ob die Studienreferendare in den Lehrerdaten mit dem richtigen Arbeitsvermögen bei Gastlehrer/Studienreferendare vorhanden sind!
  • Die erfassten Stunden erscheinen auch im Planungs-PopUp in der Zeile „Zuwachs durch StRef“.

Personenbezogene Anrechnungen, Ermäßigungen und Freistellungen prüfen

  • Personenbezogene Anrechnungen, Ermäßigungen und Freistellungen können in den Lehrerdaten im Register Register „Anrechnungen / Funktionen / Abordnungen geprüft werden.
  • Wenn sich der Stundenumfang nicht ändert, wird keine neue Zeitscheibe für das Schuljahr angelegt, sondern nur die bereits existierende Zeitscheibe verlängert.

Vergabe/Kontrolle der schulbezogenen Anrechnungen

  • Die Vergabe von schulbezogenen Anrechungen erfolgt in den Lehrerdaten im Register Anrechungen/Funktionen/Abordnungen
  • Geplante schulbezogene Anrechnungen kontrollieren.
  • Die Funktionen Beratungslehrer, Frauenbeauftragte, Sicherheitsbeauftragte/r, Datenschutzbeauftragte/r, Gefahrstoffbeauftragte/r, PITKO, Brandschutzhelfer/in, Inklusionsbeauftragte/r müssen vergeben sein, auch wenn der Lehrer keine schulbezogenen Anrechnungen dafür erhält.
  • Bei den Beratungslehrern wird zwischen Beratungslehrern mit Qualifikation (BLmQ) und ohne Qualifikation (BLoQ) unterschieden!
  • Schulbezogene Anrechnungen für das Projekt "Schulen Stärken - Vielfalt fördern" der Bertelsmann Stiftung werden mit der Auswahl "Bertelsmann Projekt Vielfalt" eingetragen. Durch den Referenten muss ein Aufschlag zu den schulbezogenen Anrechnungen im Modul der Schulaufsicht vergeben werden.
  • Betreuungslehrer Migranten erhalten Anrechnungsstunden aus den schulbezogenen Anrechnungen. (siehe Erlass des SMK vom 4.Mai 2016)
  • Anrechnungen für die Koordination von Kooperationsverbünden werden als schulbezogene Anrechnungen mit der Auswahl "Kooperationsverbünde" eingetragen. Durch den Referenten muss auch hier ein Aufschlag zu den schulbezogenen Anrechnungen im Modul der Schulaufsicht vergeben werden.
  • Anrechnungen für Grundschulen in der Pilotphase ohne Diagnostik im Förderschwerpunkt Lernen und soz./emotionale Entwicklung werden als schulbezogene Anrechnungen mit der Auswahl "Pilotphase §64(8) SächsSchulG" eingetragen.
  • Schulbezogene Anrechnungen für das Projekt Karg-Campus-Sachsen Hochbegabtenförderung werden mit der Auswahl "Projekt Karg-Campus" eingetragen. Durch den Referenten muss ein Aufschlag zu den schulbezogenen Anrechnungen im Modul der Schulaufsicht vergeben werden.
  • Link zur Lehrkräfte-Arbeitszeitverordnung

Klassenbildung

Die Klassen werden in der Maske Klassenbildung überprüft.


  • Klassenbildung überprüfen und Klassenlehrer kontrollieren.
  • Ausnahmegenehmigungen mit Fallgruppe sind in der Klassenbildung zu erfassen.
    • Die Fallgruppe wird nur bei der betroffenen Klasse eingetragen. Bei verschiedenen Klassentypen in der Klassenstufe auch darauf achten, dass die Fallgruppe bei einer Klasse des betroffenen Klassentyps eingetragen wird.
  • Bei Schulen mit zukünftigem jahrgangsübergreifenden Unterricht wird in der Klassenstufe 1 eine Ausnahmegenehmigung mit der Fallgruppe III eingetragen.
  • Förderschulen mit Kooperationsklassen an Regelschulen erfassen in der Klassenbildung an der entsprechenden Klasse (Klassentyp mit der Endung "int4") die Kooperationsschule.
  • An Oberschulen und Förderschulen, die nach dem Lehrplan der Oberschule unterrichten, sind Ausnahmegenehmigungen aufgrund eines Angebotes der zweiten abschlussorientierten Fremdsprache mit der Fallgruppe V zu erfassen.
  • Die Fallgruppen sind in der VwV Bedarf und Schuljahresablauf veröffentlicht.

Bildungsplan

Im Bildungsplan werden der geplante Unterricht, die Gruppenbildung und evtl. notwendige Ausnahmegenehmigungen an Gruppen kontrolliert.


  • Bildungsplan überprüfen und ggf. ändern, dabei auf korrekte Gruppenbildung achten
  • Wahlfächer können im Bildungsplan, bezogen auf eine Klasse, nur entweder als Klassenunterricht oder als Gruppenunterricht geplant werden. Besuchen zum Beispiel 3 Schüler einer Klasse den evangelischen Religionsunterricht, ist der Rest der Klassen kein Klassen- sondern Gruppenunterricht in Ethik.


  • Ergänzungsbereich im Bildungsplan planen.
  • Ausnahmegenehmigungen bei Gruppen werden mit Fallgruppe im Bildungsplan erfasst.
  • Siehe auch Handbuch Kapitel Bildungsplan
  • Sollen GTA-Angebote im Bildungsplan z.B. aus Gründen der Vollständigkeit aufgeführt werden, dürfen diese nur mit dem Bereich "ZB" (zusätzliches Bildungsangebot) geplant werden. Diese Eingaben werden dann in der Schulaufsicht nicht angezeigt und sind deshalb rein fakultativ.

Zuordnung von Schülern zu den Gruppen

Erfassung des Personaleinsatzes der Lehrkräfte und Studienreferendare

  • Die Lehrauftragsverteilung der Lehrkräfte und Studienreferendare im Personaleinsatz komplett planen.
  • Es werden alle Lehrkräfte die zum Stichtag einen Beschäftigungsumfang größer 0 haben verplant, auch wenn schon vorher bekannt ist, dass diese nach dem Stichtag aus Gründen wie z.B. Übergang in den Ruhestand oder Elternzeit wegfallen werden.
  • Stunden des StRef im GB mit Personaleinsatz Mentor, in den Bemerkungen im Personaleinsatz diese Stunden entsprechend kennzeichnen.
Päd. Fachkräfte im Unterricht (PFK) und Schulassistentinnen/Schulassistenten (AST) erhalten keinen Unterrichtseinsatz und werden im Personaleinsatz nicht verplant.

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  • In der Einsatzübersicht kann überprüft werden, ob Lehrer noch offene Stunden haben oder zu viel Stunden zugewiesen wurden.
    • blau = Lehrer hat noch offene Stunden
    • rot = Lehrer ist überbucht
    • hinter dem Kürzel des Lehrers wird in Klammern die Anzahl der offenen bzw. der zu viel vergebenen Stunden angezeigt

Planung von Lehrkräften mit Befreiung von der Präsenzpflicht

  • Für Lehrkräfte, die aufgrund eines ärztlichen Attests von der Präsenzpflicht befreit und von zu Hause tätig sind, wird im Bildungsplan Unterricht mit dem Bildungsangebot PRÄSENZBEFREIT in Höhe der vollen Unterrichtsverpflichtung im Ergänzungsbereich angelegt.
  • Dazu eine Mehrstufengruppe mit dem Bildungsangebot PRÄSENZBEFREIT in einer Klassenstufe anlegen, die von der Lehrkraft von zu Hause betreut wird. Und die passenden Klassen zuordnen.
  • Als Stundenvolumen die Unterrichtsverpflichtung der Lehrkraft eintragen.
  • Die Lehrkraft im Personaleinsatz diesem Unterricht zuordnen.

Plausiprüfung vor Abgabe des 2. Stichtages durchführen

  • Plausiprüfungen mit Plausi-Art „2.Stichtag“ durchführen, dabei alle Plausis anhaken.

  • Die Plausi sollte jetzt ohne Fehlermeldung durchlaufen.
  • Durch die Plausiprüfung gefundene Fehler sind vor Abgabe des Stichtages zu korrigieren!

Sendung der Daten auf den 2. Stichtag

Zur Übermittlung der Stichtagsdaten an die Schulaufsicht muss noch eine Datenfreigabe zum "2. Stichtag Statistikdaten" durchgeführt werden.

  • Vor der Sendung des Stichtages wird immer zuerst eine Plausiprüfung der Stichtagsdaten durchgeführt! Falls Daten zu korrigieren waren, muss dann der Datenaustausch erneut aufgerufen werden.

  • Für die Sendung zur technischen Prüfung kann nach erfolgter Plausiprüfung der Hinweis mit "Trotzdem senden" übergangen werden.

Übernahme der Stichtagsdaten in die amtliche Schulstatistik Pegasus

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