Anleitung 2. Stichtag für Schulleitungen

modified 2019-08-15; 09:32:06
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Inhaltsverzeichnis

1 Zielstellung des 2. Stichtages

Der 2. Stichtag liefert bezogen auf diesen Tag ein Abbild über die Bedarfe, Arbeitsvermögen, Klassenzahlen, Schülerzahlen, Unterrichtsabdeckung und Lehrkräfteeinsatz. Das Ergebnis ist eine Bilanz aus verfügbarem Arbeitsvermögen und Bedarfen.

  • Soll = Summe der Bedarfe an Arbeitsvermögen zum Stichtag des laufenden Schuljahres
  • Haben = Summe des verfügbaren Arbeitsvermögens zum Stichtag des laufenden Schuljahres
SOLL
HABEN
Bedarf an:
  • Unterricht im Grundbereich, inkl. schulvorbereitende Projekte
  • Unterricht im Bereich EB (ggf. nicht für alle Schularten)
  • Anrechnungen, Ermäßigungen, Freistellungen und Minderungen



Arbeitsvermögen:
  • der Lehrkräfte und Pädagogischen Fachkräfte im Unterricht zum Stichtag laut Beschäftigungsumfang
  • der Beschäftigten aus Mitteln
  • der kirchlichen Lehrkräfte
  • der Studienreferendare

abzüglich der Abgänge durch Abordnungen aus dem System Schule heraus (Seminare, LaSuB, SMK, TU, usw.)


Das Ergebnis der Erhebung ist Grundlage für:

2 Anleitung

Das komplette Handbuch für SaxSVS wird unter dem Menüpunkt HandbuchP-internal-link.png bereitgestellt.

2.1 Pflege der für den 2. Stichtag und die Amtl. Schulstatistik (Pegasus) relevanten Schülerdaten

2.1.1 Plausiprüfung zur Kontrolle fehlender oder falscher Einträge

Handreichung 2tst plausipruefung.png

Vor der Pflege der Schülerdaten für den 2. Stichtag ist eine Plausiprüfung mit der Plausiart 2. Stichtag sinnvoll, um die unbedingt zu erfassenden Schülerdaten oder enthaltene Fehler aufgelistet zu bekommen.

  1. Aufruf der Plausiprüfung über das Menü Planung > Plausiprüfung
  2. Plausi-Art auf "2. Stichtag/Pegasus" einstellen (Bild rechts)


Handreichung 2tst plausipruefung link.png

  • Über den Link in der zweiten Spalte kann direkt zum Schüler gesprungen werden.
  • Sollte eine sehr lange Liste von Fehlermeldungen erscheinen, können die Plausis zum 2. Stichtag zwecks besserer Übersicht auch einzeln angehakt und abgearbeitet oder über den Filter rechts oben nach Klassen gefiltert werden!


Handreichung 2tst plausipruefung filter.png

  • Im Bild ist als Filter die Klassenstufe 4 ausgewählt.


Handreichung 2tst plausipruefung filter 2.png

  • Es werden dann nur noch die Fehler und Warnungen aus der gewählten Klassenstufe angezeigt.

2.1.1.1 Korrektur der fehlerhaften oder fehlenden Daten

Handreichung 2tst laufbahn 1.png

Handreichung 2tst laufbahn 2.png

  • In der Laufbahn müssen für das aktuelle Schuljahr und den 1. November des vorherigen Schuljahres gültige Daten eingetragen sein!
  • Es müssen alle Zeitscheiben einen Eintrag bei "von" und es darf nur eine Zeitscheibe ein offenes "bis" haben.

2.1.1.2 Fehlender oder falscher Bildungsgang (Art/BG)

Handreichung 2tst art bg 1.png
Handreichung 2tst art bg 2.png

  • In den Schülerdaten im Register Versetzung muss in der Spalte Art/BG ein zum Klassentyp passender Bildungsgang eingetragen sein.
  • Das Programm prüft ab Version 4.0.2 selbst ob Klassentyp und Bildungsgang überein stimmen und gibt eine entsprechende Meldung aus.

2.1.1.3 Fehlende Eintragungen in den Schülerdaten bei Staatsangehörigkeit, Wertung Schuljahr, Fremdsprachen, Wahlfächern

Handreichung 2tst staatsangeh 1.png

Handreichung 2tst staatsangeh 2.png


Handreichung 2tst wertung 1.png

Handreichung 2tst wertung 2.png


Handreichung 2tst fremdsprache 1.png

Handreichung 2tst fremdsprache 2.png

Handreichung 2tst fremdsprache 3.png

  • Wahlfächer wie Fremdsprachen, Ethik/Religion, Musik/Kunst usw. können nicht in den Schülerdaten geändert werden, der Schüler muss in der Gruppenzuordnung einer entsprechenden Gruppe zugeordnet werden!


Handreichung 2tst wahlfaecher 1.png

Handreichung 2tst wahlfaecher 2.png

Handreichung 2tst wahlfaecher 3.png


  • Wahlfächer wie Fremdsprachen, Ethik/Religion, Musik/Kunst usw. können nicht in den Schülerdaten geändert werden, der Schüler muss in der Gruppenzuordnung einer entsprechenden Gruppe zugeordnet werden!

2.1.1.4 Fehlender Wohnortschlüssel

Handreichung 2tst wohnort 1.png

Handreichung 2tst wohnort ort fehlt.png

Handreichung 2tst wohnort staat fehlt.png

  • falls dieser vorhanden ist, aber trotzdem in der Plausiprüfung angemahnt wird > kontrollieren, ob der Haken bei "personensorgeberechtigt" richtig gesetzt ist


fehlender Staat

  • falls dieser vorhanden ist, aber trotzdem in der Plausiprüfung angemahnt wird > kontrollieren, ob der Haken bei "personensorgeberechtigt" richtig gesetzt ist

2.1.1.5 Fehlender Stammschuleintrag

Handreichung 2tst stammschuleintrag 1.png
Handreichung 2tst stammschuleintrag 2.png

  • Der Stammschuleintrag ist Voraussetzung für die Zählung des Schülerdatensatzes.
  • Ggf. Schüler als Stammschüler bei anderen Schulen anfordern.


Handreichung 2tst stammschuleintrag 3.png

  • Falls die Stammschule nicht bekannt ist, den Bericht B5110 Anfangsdatensätze nutzen.

2.1.1.6 Fehlende Einschulungsentscheidung, Einschulungsdatum oder Kindergartenbesuch im Jahr vor der Schulaufnahme bei Schulanfängern

Handreichung 2tst einschulungsentscheidung 1.png


Handreichung 2tst einschulungsdatum 1.png


Handreichung 2tst einschulungsentscheidung 2.png


Siehe auch Handbuch Kapitel PlausibilitätsprüfungenP-internal-link.png

2.1.2 Kontrollen über das Klassen-PopUp

Bestimmte Merkmale können auch über das Klassen-PopUp geprüft werden.


Handreichung 2tst klassen popup.png

Nutzereingabe.png Aufruf des Klassen-PopUps über das Menü Planung > Klassen-PopUp

  • Es ist wichtig, im Klassen-PopUp das richtige Datum (gewählter Tag) zu wählen. Das Schuljahr wird

dann entsprechend automatisch angepasst

2.1.2.1 Kontrolle auf Anfangsdatensätze

Handreichung 2tst klassen popup ads.png

  • Anfangsdatensätze werden in Statistiken nicht gezählt.


2.1.2.2 Kontrolle der Schülerzahlen in den Klassen

Handreichung 2tst klassen popup schuelerzahl.png

  • Stammschüler auswählen

2.1.2.3 Kontrolle der Fremdsprachen

Handreichung 2tst klassen popup fremdsprachen.png
Handreichung 2tst klassen popup fremdsprachen register wahlfaecher.png

  • Falls Fremdsprachen fehlen, in der Gruppenzuordnung die Schüler den entsprechenden Gruppen zuordnen.

2.1.2.4 Prüfen der Gastschüler

Handreichung 2tst klassen popup gastschueler.png
Handreichung 2tst klassen popup gastschueler schulerdaten.png

  • Bei Fehlern ggf. in den Schülerdaten die Anwesenheit korrigieren.


2.1.2.5 Prüfung von Herkunftssprache nicht oder nicht ausschließlich Deutsch, Inklusion, Hauptförderschwerpunkt

Handreichung 2tst klassen popup migranten.png

DAZ1-schuelerdaten-etappen.png

  • Ggf. in den Schülerdaten die Werte korrigieren.
  • Bei Schülern mit Deutsch als Zweitsprache in den Schülerdaten im Register Migration/DAZ die Teilnahme an der 1./2. Etappe oder DAZ-3 eintragen.


Handreichung 2tst klassen popup foerderung.png

  • Gültige Zeitscheiben in „"Inklusive Unterrichtung / Kooperative Unterrichtung" beachten
  • Schüler mit sonderpädagogischem Förderbedarf aufgrund gutachterlich bestätigtem Autismus müssen an allen Schulen außer an Allgemein bildenden Förderschulen (FS) einen Eintrag in der Tabelle "Förderungen" plus einen Eintrag in der Tabelle "Inklusive Unterrichtung / Kooperative Unterrichtung" haben. An FS genügt der Eintrag von Autismus in der Tabelle "Förderungen".

2.1.2.6 Kontrolle von Nichtversetzungen

Handreichung 2tst klassen popup nichtversetzer.png

  • Achtung! Hier muss als gewählter Tag der letzte Schultag im vergangenen Schuljahr eingestellt sein.

Siehe auch Handbuch Kapitel Klassen-PopUpP-internal-link.png

2.2 Kontrolle der Schulvertretungen über das Startregister

Die Schulvertretungen Elternratsvorsitzende und Schülerratsvorsitzende sowie deren Stellvertreter werden über SaxSVS erfasst und von dort an die Sächsische Schuldatenbank-Schulporträt übermittelt. Im Startregister sind die in den Schülerdaten eingetragenen Schulvertretungen sichtbar. Für die Veröffentlichung auf dem Schulporträt der Schule sind aber immer die Haken bei Einwilligungserklärung zur Veröffentlichung notwendig.


Handreichung 2tst startregister schulvertretungen.png

  • Aufruf des Startregisters über das Icon S-icon-1-startreg.png in der Symbolleiste.
  • Kontrolle des Elternratsvorsitzenden und Schülerratsvorsitzenden sowie deren Stellvertreter.
  • Alternativ ist die Kontrolle auch über den Bericht B2522 Schulvertretungen kurz möglich.


Handreichung 2tst erv veroeffentlichung.png
Handreichung 2tst srv veroeffentlichung.png

  • Soll bei Elternrats- und Schülerratsvorsitzenden sowie deren Stellvertretern die Veröffentlichung der Namen auf dem Schulporträt der Schule erfolgen und liegt dafür eine schriftliche Einwilligungserklärung für die Veröffentlichung der Namen vor, ist dies bei der entsprechenden Funktion anzuhaken. Die Veröffentlichung erfolgt dann bei gesetztem Haken automatisch.

Siehe auch Erfassung der SchulvertretungenP-internal-link.png

2.3 Kontrolle des Arbeitsvermögens der Lehrkräfte und kirchlichen Lehrkräfte

Das Arbeitsvermögen (Beschäftigungsumfang) der Lehrkräfte für das laufende Schuljahr kann an verschiedenen Stellen geprüft werden.


Handreichung 2tst av lehrerdaten beschaeftigung.png

  • Lehrerdaten im Register Arbeitsvertrag prüfen.


Handreichung 2tst av lehrerpopup beschaeftigungsumfang.png

  • Prüfung im Lehrer-Popup ist möglich, dabei den gewählten Tag passend zum Stichtag beachten.


Handreichung 2tst av planungspopup lehrer.png

  • Im Planungs-Popup unter Vollzeit oder Teilzeit/sonstige den entsprechenden Lehrer auswählen.


Handreichung 2tst av lehrerdaten beurlaubung.png

Handreichung 2tst av lehrerdaten elternzeit.png

  • Beurlaubungen z.B.: langfristiger Ausfall, Mutterschutz, Elternzeit usw. können auch in den

Lehrerdaten im Register Arbeitsvertrag kontrolliert werden.


Handreichung 2tst av lehrerdaten atz.png

  • Ebenso kann der eingetragene Ruhestand kontrolliert werden.


Handreichung 2tst av lehrerdaten abordnungen.png

  • Abordnungen können im Register Anrechnungen/Funktionen/Abordnungen geprüft werden.


Handreichung 2tst av lehrerdaten gastlehrer.png

  • Gastlehrerstunden der kirchlichen Lehrkraft können in den Lehrerdaten geprüft werden oder auch


Handreichung 2tst av planungspopup gastlehrer.png

  • über das Planungs-Popup.

2.4 Arbeitsvermögen für Studienreferendare kontrollieren

Handreichung 2tst av lehrerdaten lehramtsanwaerter.png

  • Die Studienreferendare werden mit ihrem Arbeitsvermögen per Datenaustausch aus der LPDK geliefert.
  • Kontrollieren, ob die Studienreferendare in den Lehrerdaten mit dem richtigen Arbeitsvermögen bei Gastlehrer/Studienreferendare vorhanden sind!

Handreichung 2tst av planungspopup lehramtsanwaerter.png

  • Die erfassten Stunden erscheinen im Planungs-PopUp in der Zeile „Zuwachs durch StRef“.

2.5 Personenbezogene Anrechnungen, Ermäßigungen und Freistellungen prüfen

  • Wenn sich der Stundenumfang nicht ändert, wird keine neue Zeitscheibe für das Schuljahr angelegt, sondern nur die bereits existierende Zeitscheibe verlängert.


Handreichung 2tst lehrer aefm fachberater.png
Handreichung 2tst lehrer aefm weiterbildung.png

personenbezogene Anrechnungen z.B. Fachberater, Weiterbildung, …


Handreichung 2tst lehrer aefm altersermaes.png

Altersermäßigung, Schwerbehinderung


Handreichung 2tst lehrer aefm personalrat.png

Freistellungen (Personalrat)

2.6 Vergabe/Kontrolle der schulbezogenen Anrechnungen

Handreichung 2tst lehrer aefm sba.png

Handreichung 2tst lehrer aefm sba auswahl fachberater.png

Handreichung 2tst lehrer aefm sba auswahl koopv.png


  • Geplante schulbezogene Anrechnungen kontrollieren.
  • Die Funktionen Beratungslehrer, Frauenbeauftragte, Sicherheitsbeauftragte/r, Datenschutzbeauftragte/r, Gefahrstoffbeauftragte/r, PITKO, Brandschutzhelfer/in, Integrationsbeauftragte/r müssen vergeben sein, auch wenn der Lehrer keine schulbezogenen Anrechnungen dafür erhält.
  • Bei den Beratungslehrern wird zwischen Beratungslehrern mit Qualifikation (BLmQ) und ohne Qualifikation (BLoQ) unterschieden!
  • Schulbezogene Anrechnungen für das Projekt "Schulen Stärken - Vielfalt fördern" der Bertelsmann Stiftung werden mit der Auswahl "Bertelsmann Projekt Vielfalt" eingetragen. Durch den Referenten muss ein Aufschlag zu den schulbezogenen Anrechnungen im Modul der Schulaufsicht vergeben werden.
  • Betreuungslehrer Migranten erhalten Anrechnungsstunden aus den schulbezogenen Anrechnungen. (siehe Erlass des SMK vom 4.Mai 2016)
  • Anrechnungen für die Koordination von Kooperationsverbünden werden als schulbezogene Anrechnungen mit der Auswahl "Kooperationsverbünde" eingetragen. Durch den Referenten muss auch hier ein Aufschlag zu den schulbezogenen Anrechnungen im Modul der Schulaufsicht vergeben werden.
  • Link zur Lehrkräfte-Arbeitszeitverordnung

Siehe auch Handbuch Kapitel PersonaldatenP-internal-link.png

2.7 Klassenbildung

Die Klassen werden in der Maske Klassenbildung überprüft.


Handreichung 2tst klassenbildung.png

  • Klassenbildung überprüfen und Klassenlehrer kontrollieren.
  • Ausnahmegenehmigungen mit Fallgruppe sind in der Klassenbildung zu erfassen.
    • Die Fallgruppe wird nur bei der betroffenen Klasse eingetragen. Bei verschiedenen Klassentypen in der Klassenstufe auch darauf achten, dass die Fallgruppe bei einer Klasse des betroffenen Klassentyps eingetragen wird.
  • Bei Schulen mit zukünftigem jahrgangsübergreifenden Unterricht wird in der Klassenstufe 1 eine Ausnahmegenehmigung mit der Fallgruppe III eingetragen.
  • Förderschulen mit Kooperationsklassen an Regelschulen erfassen in der Klassenbildung an der entsprechenden Klasse (Klassentyp mit der Endung "int4") die Kooperationsschule.
  • An Oberschulen und Förderschulen, die nach dem Lehrplan der Oberschule unterrichten, sind Ausnahmegenehmigungen aufgrund eines Angebotes der zweiten abschlussorientierten Fremdsprache mit der Fallgruppe V zu erfassen.
  • Die Fallgruppen sind in der VwV Bedarf und Schuljahresablauf veröffentlicht.


Siehe auch Handbuch Kapitel KlassenbildungP-internal-link.png

2.8 Bildungsplan

Im Bildungsplan werden der geplante Unterricht, die Gruppenbildung und evtl. notwendige Ausnahmegenehmigungen an Gruppen kontrolliert.


Handreichung 2tst bildungsplan.png

Handreichung 2tst bildungsplan laa..png

  • Bildungsplan überprüfen und ggf. ändern, dabei auf korrekte Gruppenbildung achten
  • Wahlfächer können im Bildungsplan, bezogen auf eine Klasse, nur entweder als Klassenunterricht oder als Gruppenunterricht geplant werden. Besuchen zum Beispiel 3 Schüler einer Klasse den evangelischen Religionsunterricht, ist der Rest der Klassen kein Klassen- sondern Gruppenunterricht in Ethik.


Handreichung 2tst bildungsplan eb.png

Handreichung 2tst bildungsplan fallgruppe.png

  • Ergänzungsbereich im Bildungsplan planen.
  • Ausnahmegenehmigungen bei Gruppen werden mit Fallgruppe im Bildungsplan erfasst.
  • Siehe auch Handbuch Kapitel BildungsplanP-internal-link.png


Handreichung 2tst bildungsplan gta.png

  • Sollen GTA-Angebote im Bildungsplan z.B. aus Gründen der Vollständigkeit aufgeführt werden, dürfen diese nur mit dem Bereich "ZB" (zusätzliches Bildungsangebot) geplant werden. Diese Eingaben werden dann in der Schulaufsicht nicht angezeigt und sind deshalb rein fakultativ.

2.9 Zuordnung von Schülern zu den Gruppen

Handreichung 2tst gruppenzuordnung.png

2.10 Erfassung des Personaleinsatzes der Lehrkräfte und Studienreferendare

Handreichung 2tst personaleinsatz.png

  • Lehrauftragsverteilung / Personaleinsatz der Lehrkräfte und Studienreferendare komplett planen.
  • Es werden alle Lehrkräfte die zum Stichtag einen Beschäftigungsumfang größer 0 haben verplant, auch wenn schon vorher bekannt ist, dass diese nach dem Stichtag aus Gründen wie z.B. Übergang in den Ruhestand oder Elternzeit wegfallen werden.


Handreichung 2tst personaleinsatz laa.png

  • Stunden des StRef im GB mit Personaleinsatz Mentor, in den Bemerkungen im Personaleinsatz diese Stunden entsprechend kennzeichnen.


Handreichung 2tst personaleinsatz einsatzuebersicht.png $Bild neu

  • In der Einsatzübersicht kann überprüft werden, ob Lehrer noch offene Stunden haben oder zu viel Stunden zugewiesen wurden.
    • blau = Lehrer hat noch offene Stunden
    • rot = Lehrer ist überbucht
    • hinter dem Kürzel des Lehrers wird in Klammern die Anzahl der offenen bzw. der zu viel vergebenen Stunden angezeigt
  • Siehe auch Handbuch Kapitel Personaleinsatz und Lehrer-PopupP-internal-link.png

2.11 Plausiprüfung vor Abgabe des 2. Stichtages durchführen

Handreichung 2tst plausipruefung.png

  • Plausiprüfung mit Plausi-Art „2.Stichtag“ durchführen, dabei alle Plausis anhaken.

Handreichung 2tst plausipruefung fertig.png

  • Die Plausi sollte jetzt ohne Fehlermeldung durchlaufen.
  • Durch die Plausiprüfung gefundene Fehler sind vor Abgabe des Stichtages korrigieren!
  • Siehe auch Handbuch Kapitel PlausibilitätsprüfungenP-internal-link.png

2.12 Sendung der Daten auf den 2. Stichtag

Zur Übermittlung der Stichtagsdaten an die Schulaufsicht muss noch ein Datenaustausch mit Freigabe 2. Stichtag durchgeführt werden.


Handreichung 2tst sendung stichtag.png

  1. Datenaustausch S-icon-1-sync.png aufrufen
  2. "2.Stichtagsmeldung/Pegasus" auswählen
  3. Datenaustauschpasswort eingeben, beim Server anmelden und Datenaustausch durchführen

Handreichung 2tst-sendung-stichtag-plausi.png

  • Vor der Sendung des Stichtages wird immer zuerst eine Plausiprüfung der Stichtagsdaten durchgeführt! Falls Daten zu korrigieren waren, muss dann der Datenaustausch erneut aufgerufen werden.


Handreichung 2tst-sendung-stichtag-plausi2.png

  • Für die Sendung zur technischen Prüfung kann nach erfolgter Plausiprüfung der Hinweis mit "Trotzdem senden" übergangen werden.
  • Siehe auch Handbuch Kapitel DatenaustauschP-internal-link.png


Handreichung 2tst-sendung-stichtag-3.png

3 Übernahme der Stichtagsdaten in die amtliche Schulstatistik Pegasus

4 Downloads

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