Handreichung Schuljahreswechsel

Zum Ende jedes Schuljahres sind in SaxSVS einige immer wiederkehrende Tätigkeiten notwendig, um das Schuljahr abzuschließen. Mit dieser Handreichung soll dazu eine Hilfe gegeben werden.

Erfassen der Bildungsempfehlungen Endjahr und Übergänge

• Im Juni/Juli, der konkrete Termin wird durch die VwV Bedarf und Schuljahresablauf bekanntgegeben, sind die zum Schuljahresende ausgegebenen Bildungsempfehlungen und der voraussichtliche Übergang an weiterführende Schulen zu erfassen.
• Bildungsempfehlungen sind nur dann einzutragen, wenn wirklich zum Schuljahresende eine Bildungsempfehlung an den Schüler ausgegeben wurde.
• Im Bereich Übergang an Schule wird die zukünftige Schule analog zur Laufbahn über Staat, Bundesland, Schulart, Ort, Schule ausgewählt.

Erfassen der Abschlüsse und Versetzungen der Schüler

Abschlüsse

Zum Ende des Schuljahres, sind bis zum 31.07. durch die Förderschulen, Oberschulen und Gymnasien die Abschlüsse der Schüler bei Abgang von der Schule zu erfassen.

Die Pflege der Abschlüsse erfolgt unter Schülerdaten im Register Abschluss einzeln oder als Sammeländerung.

Nachdem die Abschlüsse eingetragen wurden, müssen die Schülerinnen und Schüler, die ihre Schullaufbahn beenden, bis zum 31.07. über das Register Datensatzübergabe mit dem Bis-Datum 31.07. archiviert werden.

Versetzungen

• Zum Ende des Schuljahres sind für alle Schüler die Versetzung oder Nichtversetzung einzutragen.
• Diese Eintragung kann wieder alternativ bei jedem Schüler einzeln in den Schülerdaten oder per Sammeländerung erfolgen.

Abgabe von Schülern an weiterführende Schulen

• Schülerinnen/Schüler, die zum Schuljahresende die Stammschule wechseln, sind als Stammschüler an die weiterführende Schule abzugeben.
• Die Übergabe der Stammschülersicht der Schülerinnen und Schüler zum Schuljahresende an eine weiterführende Schule kann schon vorher geplant werden.
• Sobald die aufnehmende Schule feststeht, kann mit der Datensatzübergabe die Stammschülersicht an weiterführende Schulen abgegeben werden.

Als Von-Datum (erster Schultag an der weiterführenden Schule) ist dabei zwingend der 01.08. auszuwählen!

• Vor der Abgabe der Schüler sollte für die entsprechenden Klassen die Kategorie der Plausiprüfung "Abgabe Stammschüler" ausgeführt werden, um alle für die Übergabe notwendigen Daten erfasst zu haben.

• Schülerinnen und Schüler in Abschlussklassen, die an eine Berufsschule übergehen, müssen, nachdem die Abschlüsse eingetragen wurden, mit dem Grund "Übergang an sächs. Berufsschule in öffentl./freier Trägerschaft" bis zum 31.07. mit Von-Datum 01.08. archiviert werden.

• Da die Schülerdaten an die Berufsschulen nicht weitergegeben werden, wird kein Eintrag in der Schülerlaufbahn geschrieben. Die Berufsschule kann später im Register Abschluss vermerkt werden.
• Weitere Hinweise zur Abgabe von Stammschülern gibt es auf der Seite Schülerbewegungen in SaxSVS

Abgänger

• Die Daten von Schülern, die die Schule verlassen oder ihre Schullaufbahn beenden, werden noch im September/Oktober des folgenden Schuljahres für die Amtliche Schulstatistik (Pegasus) benötigt.
• Bei der Übergabe als Stammschüler an andere Schulen werden diese automatisch als Abgänger im Schülerarchiv markiert.

Hinweise zur Übergabe der Zugangsdaten bei bevorstehenden Schulleiterwechseln

• Im Falle des Wechsels einer Schulleiterin/eines Schulleiters muss die Übernahme diese Funktion unbedingt vor dem Ausscheiden des bisherigen Schulleiters geregelt werden.
• Im ungünstigsten Fall kann sonst durch keinen Nutzer der Schule mehr einen Datenfreigabe mit SaxSVS durchgeführt oder anderen Nutzerrechte zugeordnet werden.

Die neue Schulleiterin/der neue Schulleiter muss eine für den Zeitpunkt der Übernahme gültige Versetzung oder Abordnung an diese Schule haben und es muss in der Landespersonaldatenbank Schule (LPDK) für diese Person die Funktion "Schulleiter" oder "amtierender (kommissarischer) Schulleiter" eingetragen sein.

• An Schulen, an denen es keine/n Schulleiterin/Schulleiter gibt oder die Stelle des Schulleiters oder Stellvertreters nicht besetzt ist, sollte einer Lehrkraft, die den Schulleiter in seiner Abwesenheit vertritt, die Rolle "Erweiterte Schulleitung" zugeordnet werden.