Allgemeine Hinweise zum SaxSVS-Schulmodul, Bildschirmaufbau

modified 2016-05-26; 06:49:38
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1 Grundlagen SaxSVS-Schulmodul


Das SaxSVS-Schulmodul ist für die Nutzung durch mehrere Personen an einem PC-Arbeitplatz bzw. im Netzwerk konzipiert. Vorraussetzung für die Nutzung in einem Netzwerk ist die Installation von SaxSVS und die Einrichtung der Verbindung zur Datenbank (siehe Kapitel II – Installation P-internal-link.png ).

Die Möglichkeit der Nutzung durch mehrere Personen bringt organisatorischen Abstimmungsbedarf mit sich. In jeder Schule muss geregelt werden, welche Personengruppen für die Richtigkeit welcher Daten verantwortlich sind. Diese Verantwortlichkeiten sollen in der Rollenzuordnung ( Kapitel XII – Benutzereinrichtung, Rollenkonzept P-internal-link.png ) durch entsprechende Rechte zur Bearbeitung von Daten hinterlegt werden.

Die Daten der Schulen, der Schüler, des Personals, der Klassen und Gruppen, sowie des Unterrichts und des Lehrkräfteeinsatzes sind in einer Datenbank hinterlegt und miteinander durch Zuordnung verbunden. Dies hat zur Folge, dass z. B. beim Löschen einer Klasse auch die Daten zum Unterricht dieser Klasse verloren gehen. Entsprechende Warnmeldungen weisen die Nutzer des Schulmoduls auf die Folgen beim Löschen hin. Mit den Programmfunktionen ist entsprechend sorgsam umzugehen.

Es ist nicht möglich Arbeitsschritte, wie z. B. Löschen, im Programm „rückgängig“ zu machen. Bei Fehlern mit großem Ausmaß ist das Neueinlesen der kompletten Datenbank vom Zentralserver in Kamenz (siehe Kapitel V – Datenaustausch P-internal-link.png ) die einzige Möglichkeit der Wiederherstellung. Dafür darf nach dem Fehler noch kein Datenaustausch erfolgt sein.

Für die Einarbeitung in den Umgang mit dem SaxSVS-Schulungsmodul steht eine Schulungsversion zur Verfügung. Die Schulungsversion kann über die Internetadresse www.saxsvs.de Punkt DownloadsP-internal-link.png bezogen und auch außerhalb der Schulverwaltung zu Übungszwecken installiert werden. Für kommerzielle Nutzer ist vorab der Abschluss eines Nutzungsvertrages notwendig. Die Nutzung der Schulungsversion für die Einarbeitung in das Programm wird dringend empfohlen.

Das Schulmodul von SaxSVS wurde unter Nutzung moderner Softwaretechnologien entwickelt, dies bringt mit sich, dass die Computer, Netzwerke und Internetverbindungen Mindestvoraussetzungen für den Betrieb des SaxSVS-Schulmoduls erfüllen müssen, um eine effiziente und sichere Nutzung des Programms zu gewährleisten.

Das Schulmodul von SaxSVS nutzt als Basis OpenSource-Produkte, wie z. B. Adobe Reader® bzw. PDF XChange®, Eclipse®, Java® und MySQL®.

2 Nutzer des Schulmoduls

Das Schulmodul von SaxSVS ist für die Nutzung durch:

  • die Schulleitung bzw. erweiterte Schulleitung,
  • die Schulsachbearbeiter und
  • die Lehrkräfte der Schule konzipiert.


Der Benutzer „Schulleiter“ wird im Laufe der Installation (Kapitel II –Installation) angelegt. Es ist der Nutzer mit dem größten Umfang an Rechten und trägt die Verantwortung für alle Einstellungen und Rechtevergaben.
Alle anderen Nutzer des Schulmoduls müssen über die Benutzereinrichtung ( Kapitel XII – Benutzereinrichtung, Rollenkonzept P-internal-link.png) zuvor eingerichtet werden. Mit der Benutzereinrichtung wird vom Schulleiter ein Nutzername, ein Passwort und eine Rolle vergeben. Der Nutzer hat die Möglichkeit das vergebene Passwort regelmäßig zu ändern. Die vergebene Rolle entscheidet über den Umfang der Rechte. So ist es möglich, für die einzelnen Nutzergruppen differenzierte Rechte zum Lesen und Bearbeiten von Daten zu definieren. Für die typischen Fälle an den Schulen gibt es empfohlene, vordefinierte Rollen mit entsprechender Rechtevergabe.

Alle Nutzer sind über die in der Verwaltungsvorschrift „VwV Schuldatenschutz“ getroffenen Vorgaben zu Sicherheitsmaßnahmen zu belehren (siehe www.saxsvs.de, Punkt DatenschutzP-internal-link.png bzw. VwV Schuldatenschutz.

3 Bildschirmaufbau

Der Bildschirm im Schulmodul enthält die für grafische Benutzeroberflächen üblichen Elemente.

L-allghw-01.png

4 Bearbeitbare und sichtbare Schuljahre

Das Schulmodul erlaubt die Bearbeitung von zwei Schuljahren. Die Bearbeitung für ein Schuljahr ist in der Regel zwei Monate vor Beginn des Kalenderjahres möglich, in dem das Schuljahr beginnt und endet im Oktober des Jahres, in dem das Schuljahr endet (z.B. 2011/2012 vom 1.11.2010 bis 31.10.2012). Die Bearbeitung umfasst unter anderem:

  • das Versetzen von Schülern
  • die Gruppenzuordnung
  • die Unterrichtsplanung im Bildungsplan
  • den Lehrkräfteeinsatz
  • das Drucken von Berichten.

Es ist notwenig, alle Arbeiten an den Daten des Schuljahres vor dem Ende des Bearbeitungszeitraumes abzuschließen. Die Datensätze zum Bildungsplan und zum Personaleinsatz in den nicht bearbeitbaren Schuljahren bleiben zwei Jahre zur Ansicht erhalten. Eine nachträgliche Bearbeitung ist nicht möglich.

5 Einhaltung der Verwaltungsvorschriften

Das Schulmodul wurde unter dem Anspruch „Stärkung der Eigenverantwortung der Schulen“ entwickelt. In den geltenden Verwaltungsvorschriften zur Klassen- und Gruppenbildung, sowie zur Planung des Unterrichts sind Vorgaben für Ober- und Untergrenzen getroffen. Diese Werte werden im Schulmodul maximal durch Warnungen eingefordert, eine programmtechnische Beschränkung besteht nicht!

Für die Einhaltung und Auslegung der Vorschriften sind Schulleiter und Schulreferenten gemeinsam verantwortlich.

6 Datenschutz

Die Vorschriften zum Schutz der Daten sind im Sächsisches Datenschutzgesetz und in der VwV Schuldatenschutz enthalten. Für den Datenschutz an der Schule zeichnet der Schulleiter verantwortlich.

7 Passwort-Pass der Schule

Für die Aufbewahrung der Passwörter an der Schule wurde ein Passwort-Pass entworfen. Es ist zu empfehlen, die Passwörter dort zu notieren und den Pass in einem Stahlschrank oder ähnlichem aufzubewahren. Der Pass steht unter Download Passwort-Pass zur Verfügung.

8 Berichte

8.1 Grundlagen

Unter dem Oberbegriff Berichte werden im SaxSVS-Schulmodul alle Dokumente, welche für den Druck oder die externe Speicherung vorgesehen sind, bezeichnet. Die Berichte werden in SaxSVS-Schulmodul eingetragene Daten aus und stellen diese in einer definierten Ansicht zur Verfügung.

  • Die Zahl der bereitstehenden Berichte ist von der Rolle des NutzersP-internal-link.png abhängig. Auf Grund der Rechte der Rolle nicht verfügbare Berichte werden grau dargestellt.
  • Abhängig vom aktiven Register, werden vom Programm bereits vorgeschlagene Berichte angezeigt.
  • Eine Übersicht aller in SaxSVS zur Verfügung stehenden Berichte befindet sich unter Übersicht Berichte

8.2 Aufruf

Nutzereingabe.png Berichte zu Personal können über das Symbol S-icon-1-replist.png oder das Menü Datei, Punkt Berichte aufgerufen werden.
S-berichte-1.png

8.3 Bearbeitung

Nutzereingabe.png Auf der rechten Seite den gewünschten Bericht auswählen
Nutzereingabe.png ggf links weitere Auswahlen treffen
Nutzereingabe.png Schalter "Berichtsdruck" wählen, um den Bericht als PDF zu erzeugen, für ein RTF den Schalter "Bericht speichern" wählen

S-Oberstufenverwaltung-34.png

Pcreaktion.png Der Bericht wird in einem gesonderten Register geöffnet.

8.4 Berichte als RTF anfertigen und nachbearbeiten

siehe Berichte_als_RTF_anfertigen_und_nachbearbeiten

9 Importe und Exporte

S-importe-01.png

Nutzereingabe.png Der Aufruf erfolgt über Menü Datei, Punkt "Importieren..." bzw. "Exportieren..." .
Pcreaktion.png Es erscheint jeweils der entsprechende Assistent.




9.1 Importe

Importe werden angeboten für:

9.2 Exporte

Exporte werden angeboten für:

9.3 Listenexporte (eigene Exporte)

Mit den "eigenen Exporten" kann sich die Schule aus vordefinierten Abfragen eigene Filter zusammenstellen und die damit erstellten Listen als CSV-Datei exportieren oder über einen Schalter bzw. das Kontextmenü der rechten Maustaste direkt in andere Programme wie z.B. Tabellenkalkulationen übernehmen.

Musterablauf:

9.3.1 Aufruf

Menü Datei > Exportieren > CSV-Export > eigene Exporte Nutzereingabe.png Weiter

S-handbuch-listenexporte-aufruf.png

9.3.2 Auswahl einer vordefinierten Abfrage oder eines gespeicherten eigenen Exports

Im Assistenten für eigene Exporte kann entweder ein früher gespeicherter eigener Export (hier im Bild Schüler-Klassen) oder eine vordefinierte Abfrage gewählt werden.

S-handbuch-listenexporte-assistent.png

Auf der rechten Seite sind die Datenfelder aufgelistet, die in diesem Export gewählt werden können. Bei den gespeicherten Exporten werden die für den Filter verwendeten Datenfelder mit einem grünen Häkchen gekennzeichnet.

Im Assistenten können außerdem über die Symbolleiste S-handbuch-listenexporte-assistent-symbolleiste.png
die gespeicherten eigene Exporte umbenannt, importiert, exportiert oder gelöscht werden.

Nutzereingabe.png "Weiter" wechselt zum nächsten Schritt, der Auswahl der Datenfelder und Filterkriterien

9.3.3 Auswahl der Datenfelder und Filterkriterien

Die für den Export gewünschten Datenfelder werden über die Pfeile zwischen den Tabellen in den Filterbereich übernommen. Die Doppelpfeile verschieben alle Datenfelder.


S-handbuch-listenexporte-auswahl-datenfelder.png

Zu jedem Datenfeld können dann im Listenaufbau das Schuljahr gewählt werden und die gewünschte Beschriftung der Spalte im Export.

S-handbuch-listenexporte-auswahl-listenaufbau.png

In der Spalte Filter kann aus üblichen Filtern der für die Aufgabe passende ausgewählt werden. Im Beispiel sollen die Schüler der Klasse 1a gefunden werden. Es genügt dafür den Filter "enthält" "1a" anzugeben. Bei der Wahl von "enthält" nur "1" wären die Schüler aller Klassen die eine 1 enthalten aufgelistet worden, also z.B. "1a", "1b", "Klasse 1" aber auch z.B. "Reli_kath 1".
Wenn genau bekannt ist, wie die Klassen bezeichnet sind, hätte natürlich alternativ auch "entspricht" "1a" ausgewählt werden können. Der Filter * bedeutet ohne Filterkriterium, es werden alle Datensätze des Datenfeldes angezeigt.

S-handbuch-listenexporte-auswahl-filter 1.png

Über die Kriterien 1-3 ist es möglich mehrere Filterkriterien anzugeben, beispielsweise "enthält" "1a" ODER "2a" ODER "3a". Die Kriterien werden dabei mit ODER verknüpft, d.h. es werden alle Schüler gefunden, die die Klassen 1a, 2a oder 3a besuchen.


S-handbuch-listenexporte-auswahl-filterkriterien.png

Die Datenfelder (Zeilen) untereinander werden mit UND verknüpft, so dass z.B. eine Suche nach allen Schülern der Klasse "2a" mit "Wahl Re/Eth" = "Evangelische Religion" möglich ist.

S-handbuch-listenexporte-auswahl-filterkriterien-2.png

Ein Datenfeld mehrmals in den Listenaufbau zu ziehen und mit UND zu verknüpfen, macht nur in ganz wenigen Fällen Sinn. 
Da die Schüler immer nur einen Eintrag in den Datenfelder haben.

In den Kriterienspalten kann auch --leer-- gewählt werden. In unserem Beispiel würde dies alle Schüler auflisten, die im gewählten Schuljahr keine Klasse haben.

S-handbuch-listenexporte-auswahl-filterkriterien-leer.png

Häufig vorkommende Schlüssel wie männlich/weiblich oder die Anrede werden in der Kriterienauswahl schon in der Auswahlliste angeboten.
Die Auswahl von -------- bedeutet, dass diese Kriterienspalte beim Filtern ausgelassen wird.
In der letzten Spalte "Anzeige" kann gewählt werden ob die entsprechende Zeile im Export angezeigt werden soll oder nicht. Dies erlaubt die Filterung nach Kriterien, die in der endgültigen Anzeige dann aber nicht erscheinen.
Über S-handbuch-listenexporte-auswahl-zeilen-verschieben.png kann die Reihenfolge der Datenfelder (spätere Spalten) für den Export geändert werden.
Der Schalter S-handbuch-listenexporte-filter-speichern.png ruft einen Speicherdialog auf, mit dem der fertige Exportfilter für eine spätere Verwendung gespeichert werden. Er erscheint dann beim nächsten Aufruf der "eigenen Exporte" oben "unter gespeicherte Exporte".

Mit Nutzereingabe.png "Weiter" gelangt man zur Speicherung des Exports als CSV-Datei.

9.3.4 Vorschau des Exports

Nach der Definition der Filterkriterien kann mit dem Schalter S-icon-1-refresh.png die Vorschau aktualisiert und das zu erwartende Ergebnis des Exports geprüft werden.

S-handbuch-listenexporte-vorschau.png

Die Spalten in der Vorschau können über die Spaltenköpfe sortiert werden, um die gewünschte Liste zu erhalten.

Über den Schalter S-icon-1-replist.png kann schon an dieser Stelle ein einfacher Bericht mit der in der Vorschau gezeigten Liste erzeugt werden, ohne, dass der Export als CSV-Datei gespeichert wurde.
Mit dem Schalter S-icon-1-copy.png wird die gesamte Liste aus der Vorschau in die Zwischenablage kopiert und kann dann von da aus in andere Programme eingefügt werden.

Tipp: Es ist ratsam, wenn die Daten z.B. in eine Tabellenkalkulation eingefügt werden sollen,
in dieser vorher alle Zellen mit dem Format "Text" zu definieren. Ansonsten werden manche Daten 
durch die Zielprogramme falsch interpretiert. (z.B. aus "1 a" wird "1:00AM").

9.3.5 Export als CSV-Datei speichern

Zuerst erscheint ein Auswahldialog für den Speicherort. Als Zielort wird standardmäßig der Desktop ausgewählt.
Es kann der Dateiname gewählt werden, ob ein Zeitstempel verwendet werden soll und ob evtl. vorhandene Dateien überschrieben werden sollen.
S-handbuch-listenexporte-speicherdialog.png

Nutzereingabe.png Über den Schalter "Fertigstellen" wird die Exportdatei erzeugt und die "eigenen Exporte" geschlossen.