Serienbriefe

modified 2020-05-14; 07:22:25
Aus Saxsvs
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1 Grundlagen

  • Das Drucken von Serienbriefen wird durch das SaxSVS-Schulmodul über die Bereitstellung von CSV-Exporten als Datenquellen unterstützt.
  • Diese Exporte stehen als vordefinierte Exporte und als eigene Exporte zur Verfügung.
  • Die Weiterverarbeitung muss durch eine Office-Lösung, wie z.B. Microsoft Office® oder LibreOffice® erfolgen.
  • Anhand eines Beispiels soll hier gezeigt werden, wie ein solcher Export für einen Serienbrief mit Microsoft Office® genutzt werden kann.


2 Erstellen eines Exportes für Serienbriefe

Als erster Schritt muss ein Export mit den passenden Daten für den Serienbrief erzeugt werden.

2.1 Aufruf und Auswahl des Exportes

S-serienbrief-export-menue.png

S-serienbrief-export-menue-eigeneexporte.png

  • Über das Menü Datei den Punkt "Exportieren ..." und in der darauf folgenden Auswahl den Punkt "eigene Exporte" wählen.
  • Mit dem Schalter "Weiter>" die eigenen Exporte aufrufen.


S-serienbrief-eigene-exporte-auswahl.png

  • Unter den vordefinierten Abfragen den Export wählen, der die gewünschten Daten für den Serienbrief enthält.
  • Bei Adressen der Schüler ist es meist der Export Schüler-Sorgeberechtigte-einzeilig.
  • Im Beispiel wurde die Abfrage Schüler-Sorgebrechtigte verwendet, um einen Serienbrief für den Prüfnachweis Masernimpfschutz zu erzeugen.

2.2 Listenaufbau

S-serienbrief-eigene-exporte-aufbau.png

  • In der Maske eigene Exporte die Datenfelder in den Listenaufbau übernehmen, die die Daten für den Serienbrief enthalten.
  • Zusätzlich sollten immer noch die Klasse und der Schülername enthalten sein, damit darüber dann später evtl. eine Auswahl oder Filterung erfolgen kann.
  • Zur Kontrolle über den Schalter S-serienbrief-eigene-exporte-vorschau-schalter.png die Vorschau erzeugen und nochmal prüfen, ob alle benötigten Daten in der Liste enthalten sind.
  • Mit "Weiter>" den Assistenten für die Speicherung des Exports aufrufen.

2.3 Speicherung des Exports

S-serienbrief-eigene-exporte-speicherung.png

  • Im Assistenten für die Speicherung des Exports einen Zielordner auswählen und diesen merken, damit die Datei später für den Serienbrief wieder gefunden wird.
  • Der Dateiname ist bereits vorgegeben, kann aber auch auf einen eigenen Namen geändert werden.
  • Über die Optionen kann der Dateiname noch mit einem Zeitstempel ergänzt werden und festgelegt werden, ob vorhandene Dateien überschrieben werden sollen und der UTF8-Zeichensatz zum Beispiel für sorbische Zeichen verwendet werden soll.
  • Mit dem Schalter "Fertigstellen" wird der Export am gewünschten Ort gespeichert.

S-serienbrief-eigene-exporte-speicherung-erfolg.png

S-serienbrief-eigene-exporte-filter-speichern.png

  • Im Anschluss wird angeboten den Filter für diesen Export im Programm zu speichern.
  • Damit kann der zusammengestellte Listenaufbau auch später wieder aufgerufen werden und muss nicht noch einmal neu erstellt werden.

S-serienbrief-eigene-exporte-filter-speichern-name.png

  • Nach Eingabe eine Namens und Auswahl von "OK" ist der eigene Export im Programm hinterlegt und kann aus dem Bereich "gespeicherte Exporte" immer wieder neu aufgerufen werden.

S-serienbrief-eigene-exporte-filter-gespeichert.png

  • Als nächster Schritt folgt nun die Erstellung des Serienbriefs.

3 Erzeugen der Serienbriefs

  • Zuerst das Programm zur Erstellung des Serienbriefs starten zum Beispiel Microsoft Word®.


S-serienbrief-word-dokument-neu.png

  • Ein leeres Dokument erstellen, eine Vorlage wie z.B. den Briefbogen der Schule oder ein Formular, wie hier den Prüfnachweis Masernschutzimpfung öffnen.


S-serienbrief-word-seriendruck-neu.png

  • Im Menü Sendungen > Seriendruck starten > Normales Word-Dokument wählen.
  • Das vorher geöffnete Dokument sollte jetzt verwendet werden.


S-serienbrief-word-seriendruck-empfänger.png

  • Im Menü Sendungen > Empfänger auswählen > Vorhandene Liste verwenden... wählen.


S-serienbrief-word-seriendruck-quelle.png

  • Im Dateidialog als Datenquelle den zuvor mit SaxSVS erzeugten CSV-Export wählen und mit "Öffnen" starten.


S-serienbrief-word-seriendruck-quelle-codierung.png

  • Als Codierung kann Windows-Standard ausgewählt bleiben.
  • Mit "OK" bestätigen.


S-serienbrief-word-seriendruck-seriendruckfeld.png

  • Zum ersten zu ersetzenden Feld im Word-Dokument gehen wie z.B. Name und im Menü Sendungen > Seriendruckfeld einfügen wählen.


S-serienbrief-word-seriendruck-seriendruckfeld-einfügen.png

  • Aus der Liste das passende Feld des Exports wählen und den Schalter "Einfügen" betätigen.
  • Dies dann für alle gewünschten Felder des Word-Dokuments wiederholen.
  • Die Seriendruckfelder werden jetzt im Text in doppelten Klammern wie «Name_Schüler» dargestellt.


S-serienbrief-word-seriendruck-weiterer-text.png

  • Alle gleichbleibenden Felder des Serienbriefs, wie die Anschrift der Schule, können direkt im Text ausgefüllt werden.


S-serienbrief-word-seriendruck-vorschau.png

S-serienbrief-word-seriendruck-vorschau-ergebnis.png

  • Über Menü Sendungen > Vorschau Ergebnisse können die Feldinhalte im Text angezeigt werden und mit den Pfeilschaltflächen zwischen den einzelnen Schüler weiter geschaltet werden.
  • Mit dem gleichen Schalter kann auch wieder in die Ansicht mit den Seriendruckfeldern zurück geschaltet werden.


S-serienbrief-word-seriendruck-fertig.png

  • Über Menü Sendungen > Fertig stellen und zusammenführen können einzelne/alle Dokumente bearbeitet oder gedruckt werden.
  • Für eine Voransicht zur Kontrolle sollte der Punkt Menü Sendungen > Fertig stellen und zusammenführen > Einzelne Dokumente bearbeiten genutzt werden.


S-serienbrief-word-seriendruck-druck.png

  • Zum Schluss kann der Druck über Menü Sendungen > Fertig stellen und zusammenführen > Dokumente drucken gestartet werden


S-serienbrief-word-seriendruck-druck-verl.png

S-serienbrief-word-seriendruck-druck-ergebnis.png