2. Stichtag-BBS

Termine

Der 2. Stichtag im Schuljahr 2023/2024 ist der 19.10.2023

• Aug./Sept. 2023 -> Senden der Anmeldestände (Prognose-/Statistikzahlen)

• der genaue Termin wird durch das Fachreferat des jeweiligen Standortes festgelegt

• bis 14.09.2023 -> Senden der Daten auf den 2. STT

• Anpassen der Stichtagsdaten (Klassen, Schüler), verpflichtend für alle Ausbildungsjahre außer Ausbildungsjahr 1 und Neuanfänger in den Ausbildungsjahren 2 bis 4
• Neuanfänger in dieser Schule können zu diesem Zeitpunkt mit zur Schulaufsicht übertragen werden, wenn bereits alle Pflichtdaten in SaxSVS (meistens durch Schülerimport) eingetragen sind.
• bis zu diesem Zeitpunkt werden als Plausi nur die Warnungen ausgegeben (trotz „Warnungen“ ist ein Übertragen der Daten an die Schulaufsicht möglich)

• ab 17.09.2023 sind alle Plausibilitätsprüfungen auf aktiv gesetzt (Warnungen und Fehler). Ab diesem Zeitpunkt ist das Senden nur noch nach erfolgreicher Plausiprüfung (nach Beseitigung der Fehler) möglich. Ab 18.09.2023 werden auch die Daten an Phönix übertragen.
• zwischen 18.09.2023 und 28.09.2023 -> erneutes Senden der Absolventen/Abgänger an die Schulaufsicht

• Anhaken von „Übertragung der Absolventen für die amtliche Schulstatistik (Phönix)“
• Schülerdaten werden an das Trägermodul übermittelt (Beendigung der Ausbildung)
• Schülerzahlen werden in der Folgenacht in die Phönixtabellen übertragen; am Folgetag muss in Phönix geprüft werden, ob die eingetragenen Daten (B-Tabellen) richtig und aus Sicht Phönix plausibel sind

• 18.10.2023 -> Abkoppeln der LPDK (ab diesem Zeitpunkt werden keine Änderungen bzgl. Personal mehr an die Schulen übertragen)
• 19.10.2023 -> 2. Stichtag
• bis 14.10.2023 -> Senden der Schülerzahlen auf den 2. STT

• Anhaken von „2. Stichtagsmeldung“

• bis 01.11.2023 -> Senden der Stichtagsdaten auf den 2. STT

• Anhaken von „2. Stichtagsmeldung“
• Anpassen aller Stichtagsdaten (Klassen, Schüler, GB-Berechnung) lt. VwV Bedarf und Schuljahresablauf im Schulmodul und Übertragen der kompletten geprüften Daten vom Schulmodul in das Aufsichtsmodul
• Prüfung der übertragenen Lehrer- und Schülerdaten in Phönix am Folgetag (die Daten werden immer in der Folgenacht des Übertragens in Phönix eingelesen)
• Nach Prüfung der von SaxSVS ausgefüllten Phönixtabellen (in Phönix) durch die Schule (Rückmeldung von der Schule an den Referenten) Bestätigung aller Planungen und Einfrieren der Schulen durch den Referenten

• 02.11.2023 -> Abschluss der Kontrollphase an den Standorten
• nach Einfrieren der Schule durch den Referenten: Bearbeitung der noch offenen Tabellen in Phönix laut Anweisung vom Statistischem Landesamt

Die Tabellen in Phönix können erst abgeschlossen werden, wenn die Schule eingefroren ist.

Die dargestellten Termine sind Endtermine. Damit der Planungsprozess von der Projektleitung begleitet werden kann, sollte nach jeder Änderung im Schulmodul eine Übertragung der Daten in das Aufsichtsmodul (Senden auf 2. STT) erfolgen (Empfehlung: einmal pro Tag).
Das Übertragen der Daten in Phönix erfolgt über einen nächtlichen Datenaustausch. Bei regelmäßigem Übertragen der Daten zur Schulaufsicht (Senden) können am Folgetag parallel zur Stichtagsplanung auch durch die Schule die Eingaben in Phönix kontrolliert werden.

Allgemeine Bemerkungen

• Schüler, die eine Stufenausbildung oder eine weitere Ausbildung absolvieren, müssen für die neue Ausbildung in SaxSVS als Duplikat eingetragen sein (erforderlich für die Absolvententabellen für Phönix).
• Schüler der 2. Ausbildung innerhalb einer Stufenausbildung (bspw. Einzelhandelskaufmann nach Verkäufer) müssen als Neuanfänger gepflegt werden.
• Alle Tabellen in Phönix werden aus SaxSVS gefüllt.
• Bei jedem Schüler, der in SaxSVS gepflegt ist, ist eine Beendigung der Laufbahn mit einem Zeugnis oder einem entsprechenden Abgabegrund erforderlich. Das Löschen der Schülerdaten in SaxSVS darf nur in Absprache mit dem Support erfolgen.

Handreichung

Handreichung 2. STT BBS

Bearbeitung SaxSVS und Phönix

Absolventen/Abgänger

Die Absolventen/Abgänger sollten schon im Vorfeld der Planung des 2. Stichtages erfolgen. Die Daten für die Phönixtabellen werden aus dem Schuljahr 2022/2023 gezogen. Werden diese Daten bereits bis 31.07.2023 im komm. Produkt (bzw. OFFICE) gepflegt und in das Schulmodul übertragen, ist im Schuljahr 2023/2024 keine Datenübertragung erforderlich. Dann müssen nur noch nach dem 18.09.2023 die Daten an Phönix gesendet und am Folgetag in Phönix geprüft werden.

wichtig:

• Korrekturen in den Phönixtabellen können nur vorgenommen werden, wenn die Daten in SaxSVS (bzw. komm. Produkt) aktualisiert und erneut übertragen werden
• Der Bogen in Phönix darf erst abgeschlossen werden, wenn die Schule eingefroren ist.
• Die Schule kann erst eingefroren werden, wenn in Phönix in diesen Tabellen nur valide Werte stehen und die Plausiprüfung ohne Fehler durchläuft.

Lehrerdaten, Neuanfänger, Klassen, inklusive Unterrichtung

Die Daten für die Lehrertabellen, B-, K-, F-, N- und S-Tabellen in Phönix werden aus dem aktuellen Schuljahr 2023/2024 gezogen. Es werden nur die Schüler gezählt, die zum Zeitpunkt der Kontrolle eine aktuelle Zeitscheibe in der Laufbahn haben.

Beispiele:

• Schüler, die am 02.10.2023 die Ausbildung beginnen, werden erst ab diesem Tag im Aufsichtsmodul und in Phönix gezählt
• Schüler, die am 20.10.2023 die Ausbildung beginnen werden in der Phönixstatistik nicht mitgezählt, da die Datengrundlage der 19.10.2023 ist.

wichtig:

• Korrekturen in den Phönixtabellen können nur vorgenommen werden, wenn die Daten in SaxSVS (bzw. komm. Produkt) aktualisiert und erneut übertragen werden
• Der Bogen in Phönix kann erst abgeschlossen werden, wenn die Schule eingefroren ist.
• Die Schule kann erst eingefroren werden, wenn in Phönix in diesen Tabellen nur valide Werte stehen.

Empfehlungen für die Planung

• Da einige Eingaben erst in Phönix geprüft werden können, sollte nach dem Stichtag (19.10.2023) zeitnah eine Übertragung der Daten zur Aufsicht erfolgen und am Folgetag in Phönix das Fehlerprotokoll geprüft werden.
• Falls bereits im Vorfeld endgültige Daten in SaxSVS stehen, kann bereits ab dem 19.09. eine Datenkontrolle in Phönix erfolgen.
• Damit der Support den Planungsprozess besser begleiten kann (Erstellen von Hinweisen für fehlerhafte Planungen), sollte nach Änderungen (ab 18.09.2023) einmal pro Tag eine Übertragung an die Aufsicht (Senden) erfolgen.