Datenfreigabe

Grundsätzliches zur Datenfreigabe

Unter Aufbau des Gesamtsystems SaxSVS sind die zu SaxSVS gehörenden Module und Datenbanken aufgeführt.
Ziele der Datenfreigabe (früher Datenaustausch) zwischen dem Schulmodul von SaxSVS und dem Zentralserver in Kamenz sind:

• Freigabe aktualisierter Daten für die Schulaufsicht und die Schulträger.
• Freigabe von Stichtagsdaten in die Stichtagsdatenbank und für die Amtliche Schulstatistik (Pegasus)

Voraussetzungen für die Datenfreigabe

Berechtigte

In der Regel sollte die Datenfreigabe nur von der Schulleitung durchgeführt werden.
Standardmäßig ist die Berechtigung für die Datenfreigabe für die Rollen SL, SSL, SEK und OSB eingestellt.

Zeitpunkte

Die Schulen können mit dem Onlineschulmodul zu jedem beliebigen Zeitraum (außer zu Wartungszeiten) eine Datenfreigabe durchführen.
Wartungszeiten sind jeden 2. Freitag im Monat, der Server ist an diesem Tag nur bis 13:00 Uhr verfügbar.
Die Wartungstage werden im Schulportal und auf https://extranet.sachsen.de/saxsvs/ im Voraus bekannt gegeben.

Häufigkeit

Im Onlineschulmodul SaxSVS werden die eingegebenen Daten automatisch auf dem Zentralserver beim SID gespeichert. Es ist deshalb nicht mehr notwendig, zum Zwecke der Datensicherung einmal pro Woche eine Datenfreigabe durchzuführen.

Es gibt Festlegungen des Landesamtes für Schule und Bildung zum Senden mit Freigabe für die Schulaufsicht. Diese Festlegungen sind in den Handreichungen zum Stichtag und weiteren Anweisungen enthalten.
Zur Zeit gilt eine Pflicht zum Senden mit Freigabe für die Schulaufsicht jeweils bis zum 5. Werktag des Monats. Wird diese Frist nicht eingehalten, so erscheint auf der Startseite "Home" im Bereich "Datenfreigabe" ein Hinweis.

Aufruf der Datenfreigabe

Die Datenfreigabe wird auf der Startseite "Home" über den entsprechenden Punkt im Bereich "Datenfreigabe" oder über das Menü "Datei" > "Datenfreigabe" aufgerufen.

Es kann eine Freigabeart ausgewählt und mit "DATEN FREIGEBEN" die Datenfreigabe durchgeführt werden.

Arten der Freigabe

Es gibt drei Arten der Datenfreigabe.

Freigabe für Schulaufsicht

• Es werden die Schüler- und Planungsdaten für die Schulaufsicht freigegeben.
• Diese werden dann im SaxSVS-Schulaufsichtsmodul und im SaxSVS-Schulträgermodul sichtbar.
• In SaxSVS werden immer nur aggregierte Daten und keine Individualdaten von Schülerinnen und Schülern weitergegeben.
• Eine Ausnahme bilden die Schülerdaten zur Überwachung der Schulpflicht nach §31 Satz 3 Sächsisches Schulgesetz. Diese sind für die Schulpflichtüberwacher der Landkreise und kreisfreien Städte im SaxSVS-Schulträgermodul für ihren Verantwortungsbereich sichtbar.

1. Stichtag Planungsdaten

• Abgabe der Werte für die Planung und Prognose des 1. Stichtags für das kommende Schuljahr.
• Aktualisierte Werte sind im SaxSVS-Schulaufsichtsmodul und im SaxSVS-Schulträgermodul sichtbar.

2. Stichtag Statistikdaten

• Abgabe der statistischen Schüler- und Planungsdaten zum 2. Stichtag
• Aktualisierte Werte sind im SaxSVS-Schulaufsichtsmodul und im SaxSVS-Schulträgermodul sichtbar und werden auch in die Amtliche Schulstatistik (Pegasus) übertragen.
• Die Auswahl von "2. Stichtag Statistikdaten" setzt automatisch das Häkchen bei "Freigabe für Schulaufsicht" mit, da bei einer Sendung zum 2. Stichtag die Daten auch mit auf "Aktuell" übernommen werden.
  

Zu bestimmten Zeiten können die Punkte "1. Stichtag Planungsdaten" und "2. Stichtag Statistikdaten" deaktiviert sein, wenn der Stichtag für diese Schule bereits eingefroren wurde. Im Bild ist dies bei "Stichtag Planungsdaten" der Fall.

Plausiprüfung vor Abgabe der Stichtagsdaten

• Vor der Sendung auf die Stichtage "1. Stichtag Planungsdaten" und "2.Stichtag Statistikdaten" muss immer zuerst eine Plausiprüfung der Stichtagsdaten mit der Auswahl "1.Stichtag" bzw. "2. Stichtag/Pegasus" durchgeführt werden.
• Sind noch Fehlermeldungen in der Plausiprüfung vorhanden sind, müssen diese erst vor der Sendung auf den Stichtag korrigiert werden.
• Im Ausnahmefall können die Daten trotzdem gesendet werden, wenn zum Beispiel Sonderfälle an der Schule vorhanden sind, für die sich die Plausiprüfungen nicht ohne Fehler beenden lassen. In diesem Fall muss am jeweiligen Tag mindestens einmal die komplette Plausiprüfung mit der Auswahl "1.Stichtag" bzw. "2. Stichtag/Pegasus" ausgeführt worden sein, danach erscheinen bei der Datenfreigabe sowohl der Schalter "PLAUSIPRÜFUNGEN DURCHFÜHREN" als auch ein weiterer Schalter "DATEN TROTZDEM FREIGEBEN".

Bei Fehlern in Plausiprüfungen, die als  Mindestanforderungen für die Stichtage definiert sind, ist allerdings auch eine Freigabe mit dem Schalter "DATEN TROTZDEM FREIGEBEN" nicht möglich. Diese Fehler müssen zwingend behoben werden.