Sammelmail

In SaxSVS werden die E-Mail-Adressen (dienstlich und privat) an den drei Kontakten der Schülerinnen und Schüler im Reiter Sorgeberechtigte gepflegt. Die Maske „Sammelmail“ ermöglicht es, E-Mail-Adressen für mehrere Kontakte von mehreren Schülerinnen und Schüler zusammenzustellen und an ein im Betriebssystem registriertes E-Mail-Programm zu übertragen. Mittels Filterfunktionen können so sinnvolle E-Mail-Verteiler erstellt werden (z. B. Schülerinnen und Schüler der Klasse 6b, alle Fahrschüler, Realschüler der Klasse 8a, ...).

Maske „Sammelmail“

Menü „Schüler“ > „Sammelmail“

Die „Sammelmail“ unterteilt sich in die linken Auswahlbereiche:

• „Auswahlfilter“,
• „Schülerfilter“ und
• „Schüler“

sowie in den mittleren Arbeitsbereiche:

• „Kontakte Filter“ und
• „Adressvorschau“.

Schülerinnen und Schülern filtern

Mit dem im linken Auswahlbereich angeordneten „Auswahlfilter“ kann zur besseren Übersicht die nachgelagerte Auswahlliste „Schüler“ hinsichtlich Klassenstufen, Klassen und Status gefiltert werden.

Im „Schülerfilter“ können die angezeigten Schülerinnen und Schüler über verschiedene auswählbare Attribute gefiltert werden.

Unter „Schüler“ werden immer die Spalten „Name“, „Vorname“, „Klasse“, „Geschlecht“ und „Geburtsdatum“ angezeigt. Dazu kommen Spalten für jedes ausgewählte Filtermerkmal. Die für den E-Mail-Verteiler benötigten Schülerinnen und Schüler können durch Anwahl des Auswahlfeldes in der ersten Spalte markiert werden.

Im mittleren Arbeitsbereich stehen im Bereich „Kontakte Filter“ drei Auswahlfelder zur Verfügung.

Die erste Auswahlliste „Kontakte“ legt fest, ob die Mailadressen von Kontakt 1, Kontakt 2 oder Kontakt 3 für den E-Mail-Verteiler verwendet werden sollen. Mehrfachauswahlen sind zulässig.

In der zweiten Auswahlliste „Eigenschaften“ kann die vorherige Auswahl eingeschränkt werden, indem nur bestimmte Beziehungen ausgewählt werden.

Die dritte Auswahlliste „dienstlich/privat“ beschränkt die Auswahl entsprechend.

E-Mail-Verteiler erzeugen

Sind alle Filter wunschgemäß gesetzt, kann durch Betätigen des Schalters „Adressvorschau erzeugen“ (Play-Symbol) der E-Mail-Verteiler erzeugt werden. Die den Filtern entsprechenden Mailadressen werden nun fortlaufend und kommasepariert angezeigt.

Durch Betätigen des Schalters mit dem Pfeilsymbol werden das im Betriebssystem eingerichtete Standard-E-Mail-Programm geöffnet und die erzeugten E-Mail-Adressen in einer neuen E-Mail in das Feld BCC / Blindkopie übernommen.

Durch Betätigen des Schalters mit dem Kopierensymbol werden die erzeugten E-Mail-Adressen in die Zwischenablage übernommen und können so beispielsweise in einem Tabellenkalkulationsprogramm eingefügt werden.