Serienbriefe

Grundlagen

• Das Drucken von Serienbriefen wird durch das SaxSVS-Schulmodul über die Bereitstellung von CSV-Exporten als Datenquellen unterstützt.
• Diese Exporte stehen als vordefinierte Exporte und als eigene Exporte zur Verfügung.
• Die Weiterverarbeitung muss durch eine Office-Lösung, wie z.B. Microsoft Office® oder LibreOffice® erfolgen.
• Anhand eines Beispiels soll hier gezeigt werden, wie ein solcher Export für einen Serienbrief mit Microsoft Office® genutzt werden kann.

Erstellen eines Exportes für Serienbriefe

Als erster Schritt muss ein Export mit den passenden Daten für den Serienbrief erzeugt werden.

Aufruf und Auswahl des Exportes

• Über das Menü Datei den Punkt "Exportieren ..." und in der darauf folgenden Auswahl den Punkt "eigene Exporte" wählen.
• Mit dem Schalter "Weiter>" die eigenen Exporte aufrufen.

• Unter den vordefinierten Abfragen den Export wählen, der die gewünschten Daten für den Serienbrief enthält.
• Bei Adressen der Schüler ist es meist der Export Schüler-Sorgeberechtigte-einzeilig.
• Im Beispiel wurde die Abfrage Schüler-Sorgebrechtigte verwendet, um einen Serienbrief für den Prüfnachweis Masernimpfschutz zu erzeugen.

Listenaufbau

• In der Maske eigene Exporte die Datenfelder in den Listenaufbau übernehmen, die die Daten für den Serienbrief enthalten.
• Zusätzlich sollten immer noch die Klasse und der Schülername enthalten sein, damit darüber dann später evtl. eine Auswahl oder Filterung erfolgen kann.
• Zur Kontrolle über den Schalter die Vorschau erzeugen und nochmal prüfen, ob alle benötigten Daten in der Liste enthalten sind.
• Mit "Weiter>" den Assistenten für die Speicherung des Exports aufrufen.

Speicherung des Exports

• Im Assistenten für die Speicherung des Exports einen Zielordner auswählen und diesen merken, damit die Datei später für den Serienbrief wieder gefunden wird.
• Der Dateiname ist bereits vorgegeben, kann aber auch auf einen eigenen Namen geändert werden.
• Über die Optionen kann der Dateiname noch mit einem Zeitstempel ergänzt werden und festgelegt werden, ob vorhandene Dateien überschrieben werden sollen und der UTF8-Zeichensatz zum Beispiel für sorbische Zeichen verwendet werden soll.
• Mit dem Schalter "Fertigstellen" wird der Export am gewünschten Ort gespeichert.

• Im Anschluss wird angeboten den Filter für diesen Export im Programm zu speichern.
• Damit kann der zusammengestellte Listenaufbau auch später wieder aufgerufen werden und muss nicht noch einmal neu erstellt werden.

• Nach Eingabe eine Namens und Auswahl von "OK" ist der eigene Export im Programm hinterlegt und kann aus dem Bereich "gespeicherte Exporte" immer wieder neu aufgerufen werden.

• Als nächster Schritt folgt nun die Erstellung des Serienbriefs.

Erzeugen der Serienbriefs

• Zuerst das Programm zur Erstellung des Serienbriefs starten zum Beispiel Microsoft Word®.

• Ein leeres Dokument erstellen, eine Vorlage wie z.B. den Briefbogen der Schule oder ein Formular, wie hier den Prüfnachweis Masernschutzimpfung öffnen.

• Im Menü Sendungen > Seriendruck starten > Normales Word-Dokument wählen.
• Das vorher geöffnete Dokument sollte jetzt verwendet werden.

• Im Menü Sendungen > Empfänger auswählen > Vorhandene Liste verwenden... wählen.

• Im Dateidialog als Datenquelle den zuvor mit SaxSVS erzeugten CSV-Export wählen und mit "Öffnen" starten.

• Als Codierung kann Windows-Standard ausgewählt bleiben.
• Mit "OK" bestätigen.

• Zum ersten zu ersetzenden Feld im Word-Dokument gehen wie z.B. Name und im Menü Sendungen > Seriendruckfeld einfügen wählen.

• Aus der Liste das passende Feld des Exports wählen und den Schalter "Einfügen" betätigen.
• Dies dann für alle gewünschten Felder des Word-Dokuments wiederholen.
• Die Seriendruckfelder werden jetzt im Text in doppelten Klammern wie «Name_Schüler» dargestellt.

• Alle gleichbleibenden Felder des Serienbriefs, wie die Anschrift der Schule, können direkt im Text ausgefüllt werden.

• Über Menü Sendungen > Vorschau Ergebnisse können die Feldinhalte im Text angezeigt werden und mit den Pfeilschaltflächen zwischen den einzelnen Schüler weiter geschaltet werden.
• Mit dem gleichen Schalter kann auch wieder in die Ansicht mit den Seriendruckfeldern zurück geschaltet werden.

• Über Menü Sendungen > Fertig stellen und zusammenführen können einzelne/alle Dokumente bearbeitet oder gedruckt werden.
• Für eine Voransicht zur Kontrolle sollte der Punkt Menü Sendungen > Fertig stellen und zusammenführen > Einzelne Dokumente bearbeiten genutzt werden.

• Zum Schluss kann der Druck über Menü Sendungen > Fertig stellen und zusammenführen > Dokumente drucken gestartet werden