Lehrerdaten

In der Maske „Lehrerdaten“ werden die personenbezogenen Daten aller Lehrerinnen und Lehrer, Honorarkräfte, Jokerlehrkräfte und sonstigen Personen erfasst, die an der Schule geführt werden.

Grundsätze

In der Maske „Lehrerdaten“ werden die Daten des Personals an der Schule verwaltet. Personal, welches hier angelegt ist, kann:

• ein Login für das SaxSVS-Schulmodul und das SaxSVS-Lehrermodul erhalten,
• in der Maske „Personaleinsatz“ dem Unterricht zugeordnet werden und
• Anrechnungsstunden erhalten.

Personalarten

Das Personal wird im SaxSVS-Schulmodul wie folgt gegliedert:

Abkürzung	Bezeichnung	Neuanlegen
LK	Lehrkraft aus LPDK	nein
LK+	Lehrkraft aus LPDK (besonderer Vertrag)	nein
PFK	Pädagogische Fachkräfte im Unterricht	nein
kLK	kirchliche Lehrkraft	nein
HonK	Honorarkraft	ja
StRef	Studienreferendarinnen und -referendare	nein
Joker	Jokerlehrkraft	ja
soPers	sonstiges Personal	ja

• Die Daten der Lehrkräfte, der pädagogischen Fachkräfte im Unterricht, kirchlicher Lehrkräfte und Assistenten werden der Schule automatisch übermittelt. Im Schulmodul ist es nicht möglich, Lehrkräfte dieser Personalarten neu anzulegen oder zu löschen.
• Honorarkräfte sind Personal, welche der Schule nicht durch den Freistaat zur Verfügung gestellt werden, aber Unterricht abdecken, z. B. den herkunftssprachlichen Unterricht für Migrantinnen und Migranten.
• Studienreferendarinnen und -referendare können in der zweiten Phase einen selbständigen Lehrauftrag erhalten. Diese werden automatisch aus der LPDK an die Schule übertragen, wie bei einer an die Schule abgeordneten Lehrkraft.
• Jokerlehrkräfte sind Platzhalter/Reservierungen für erwartete Lehrkräfte, deren Daten noch nicht durch die LPDK übertragen wurden. Sie erscheinen nicht in der Schulaufsicht.
• Sonstiges Personal ist nichtpädagogisches Personal (z. B. Schulsekretärin oder Schulsekretär).

Schuljahresweise Darstellung

• Im linken Bereich „Lehrer“ wird das Personal abhängig vom ausgewählten Schuljahr angezeigt.
• Das Schuljahr kann wie in der Maske „Schülerdaten“ im oberen Bereich ausgewählt werden.
• Es wird alles Personal angezeigt, das im gewählten Schuljahr Stammlehrkraft der Schule ist bzw. war, oder eine Abordnung an diese Schule hat/hatte.

Bearbeitbarkeit der Personaldaten

Die Daten des Personals können nicht uneingeschränkt bearbeitet werden. Der Umfang der Bearbeitbarkeit ist von verschiedenen Faktoren abhängig. Nichtbearbeitbare Felder sind durch eine gestrichelte Feldumrandung gekennzeichnet, bearbeitbare Felder haben eine durchgehende Feldumrandung.

Datenschutz

Personaldaten unterliegen, wie die Daten von Schülerinnen und Schülern dem gesetzlich verankerten Recht der Betroffenen auf informationelle Selbstbestimmung, dies umfasst unter anderem das Recht auf:

• Auskunft zu den gespeicherten Daten,
• Berichtigung der gespeicherten Daten bei fehlerhaften Angaben,
• Anrufung der/des Sächsischen Datenschutzbeauftragten.

Zur Wahrung des Datenschutzes wurde vom Sächsischen Staatsministerium für Kultus am 1. März 2007 die Handreichung zum Schuldatenschutz in Kraft gesetzt. Sie fasst alle wichtigen Regelungen zum Umgang mit personenbezogenen Daten zusammen. Außerdem wurden mit dem Hauptpersonalrat Dienstvereinbarungen zur Umsetzungen des Datenschutzes geschlossen. Die Dokumente stehen unter www.saxsvs.de unter Datenschutz zur Verfügung.

In der Schule zeichnet die Schulleiterin / der Schulleiter für die Einhaltung des Datenschutzes verantwortlich. Mit Bezug auf SaxSVS betrifft dies vor allem:

• die sachgerechte Vergabe der Rechte in der Rollendefinition und Rollenzuordnung,
• die Bereitstellung der Auskünfte über gespeicherte Daten über den dafür vorgesehenen Bericht (siehe Punkt Arbeitsvertrag),
• den Schutz der Computer in der Schulverwaltung vor unbefugten Zugriffen,
• den sachgerechten Umgang mit Passwörtern,
• die Belehrung über den Inhalt der Handreichung Schuldatenschutz und ggf. die Verwahrung der Erklärungen der Lehrkräfte, welche Daten der Schülerinnen und Schüler auf privaten Computern verarbeiten wollen (siehe Datenschutz).

Verfügbarkeit der Personaldaten

• Personaldaten von Lehrkräften, welche die Schule verlassen haben, sind in den zwei darauf folgenden Schuljahren noch verfügbar, nach Ablauf dieser Frist werden die Daten entfernt und die Lehrkraft erscheint nicht mehr in der Auflistung.

Maske „Lehrerdaten“

Menü „Lehrer“ > „Lehrerdaten“

Die „Lehrerdaten“ unterteilen sich in die linken Auswahlbereiche:

• Auswahlfilter und
• Lehrer

sowie in den mittleren Arbeitsbereich gekennzeichnet mit

• „Status“ - „Name des Personals“.

Die Größe der Auswahlbereiche und des Arbeitsbereichs kann durch Ziehen mit der Maus an dem Trennungsbalken verändert werden.

Der Filter „Status“ im Bereich „Auswahlfilter“ filtert nach Personalarten die aufgelisteten Personale im Bereich „Lehrer“.

Der Auswahlbereich „Lehrer“ enthält eine mehrspaltige Liste mit den Kürzeln, Namen und Vornamen der Lehrkräfte. Die Daten des Personals können durch Klicken auf die entsprechende Zeile in den Arbeitsbereich geladen werden. Die Kürzel des Personals werden zum Teil vom Programm selbst gebildet, können aber jederzeit verändert werden.

Anlegen neuer Datensätze für Personale

Jokerlehrkräfte, Honorarkräfte und sonstiges Personal (z. B. Schulsekretärin oder Schulsekretär) können von der Schulleitung in SaxSVS als Personal angelegt werden.

• Nach dem Betätigen des Schalters mit dem Plus-Symbol „+“ im linken Bereich „Lehrer“ öffnet sich das Dialogfenster „Neues Personal“.

• Die beiden Felder „Status“ und „Kürzel“ sind Pflichtfelder und müssen ausgewählt bzw. eingetragen werden. Das Feld „Kürzel“ wird während der Eingabe auf Einmaligkeit geprüft. Sollte es bereits verwendet werden, muss ein anderes vergeben werden.
• Nach dem Befüllen der Felder kann der Schalter „Personal anlegen“ ausgewählt werden.
• Das neue Personal erscheint jetzt mit in der Auflistung im Auswahlbereich „Lehrer“ und kann bearbeitet werden.

Löschen von Datensätzen für Personal

Selbst angelegtes Personal kann von der Schulleitung wieder gelöscht werden.

• Nach der Auswahl des zu löschenden Personals im linken Bereich „Lehrer“, ist der Schalter mit dem Minus-Symbol „-“ zu betätigen. Es erscheint ein Dialog, in dem aufgelistet wird, welche Zuordnungen zu Unterricht für diese Lehrkraft bestehen und die Abfrage, ob das Löschen des Personals fortgesetzt werden soll. Nach dem Bestätigen des Dialogs werden die Unterrichtszuordnungen gelöst und der Datensatz gelöscht.

Erfassen und Ändern von Daten für Personale

Die meisten Daten des Personals werden über den Datenaustausch mit dem Zentralserver zur Verfügung gestellt. Die Daten stammen aus der Landespersonaldatenbank Kultus (LPDK) und der Datenbank zu den Gestellungsverträgen der kirchlichen Lehrkräfte. Änderungen an den Personaldaten in der LPDK und den Gestellungsverträgen werden jeweils nachts in den Zentralserver übernommen und stehen am nächsten Tag der Schule zur Verfügung. Sollten der Schulleitung Unstimmigkeiten oder Fehler in den Daten des Personals auffallen, so sind diese zeitnah mit der Schulreferentin / dem Schulreferenten zu besprechen.

Auswählen von Personalen zur Datenbearbeitung

Im linken Auswahlbereich sind angeordnet:

• „Auswahlfilter“ und
• „Lehrer“.

• Im Bereich „Auswahlfilter“ lassen sich die angezeigten Personale hinsichtlich ihres „Status“ (Personalart) einschränken.
• Das Auswahlfeld „nur mit Unterrichtseinsatz“ filtert entsprechend der bei den Lehrkräften im Register „Personaldaten“ ausgewählten Felder „ohne Unterrichtseinsatz“.
• Beim Öffnen der Maske „Lehrerdaten“ sind standardmäßig alle „Status“ vorausgewählt und „nur mit Unterrichtseinsatz“ abgewählt.

• Der Bereich „Lehrer“ passt sich dynamisch entsprechend der Auswahlen im „Auswahlfilter“ an.
• Durch Auswahl eines Personals werden im mittleren Arbeitsbereich die zugehörigen Daten zur Bearbeitung geöffnet.

Register „Personaldaten“

Im Register „Personaldaten“ werden die Stammdaten der Personale, wie „Name“, „Geburtsdatum“, „Geschlecht“, „Kommunikationsdaten“, „Wohnanschriften“, u. v. m. angezeigt. Die Daten des Personals können nicht uneingeschränkt bearbeitet werden. Der Umfang der Bearbeitbarkeit ist von verschiedenen Faktoren abhängig. Nichtbearbeitbare Felder sind durch eine gestrichelte Feldumrandung gekennzeichnet, bearbeitbare Felder haben eine durchgehende Feldumrandung.

Bereich „Personaldaten“

Der „Status“ einer Lehrkraft entspricht der Personalart. Der Status wird beim Anlegen des Personals vergeben und kann nachträglich nicht verändert werden.

Im Schulmodul werden auch Lehrkräfte angezeigt und gespeichert, die im letzten und vorletzten Schuljahr an der Schule tätig waren. Dies ist notwendig, um die Planungen der letzten beiden Schuljahre aufrufen zu können, um ggf. Informationen zum damaligen Lehrkrafteinsatz zu erhalten. Durch Setzen des Hakens im Feld „ohne Unterrichtseinsatz“ können Lehrkräfte ohne Unterrichtseinsatz markiert werden. Diese können dadurch in den Masken „Personaleinsatz“ und „Lehrerdaten“ ausgeblendet werden.

Das „Kürzel“ ist die Kurzbezeichnung eines Personals und kann jederzeit verändert werden. Ein Kürzel darf an der Schule nur einmal vergeben werden. Jokerlehrer erhalten als Vorzeichen im Kürzel das Zeichen „#“. Die Länge des Kürzels ist auf 5 Zeichen begrenzt.

Bei Lehrkräften mit Status „LK“, „LK+“, „PFK“, „kLK“, „StRef“ werden die Felder „akad. Grad“, „Vorname“, „Namensvorsatz“, „Name“, „Geburtsname“, „Geburtsdatum“ und „Geschlecht“ durch die Daten aus der LPDK befüllt. Änderungen müssen an die SBA gemeldet werden, um die Daten in der LPDK und somit auch in SaxSVS zu verändern. Bei Lehrkräften mit Status „HonK“, „soPers“ und „Joker-Lehrer“ sind alle Felder bearbeitbar.

Bereich „Kommunikationsdaten“

Eintragungen in diesem Bereich sind freiwillig und dürfen nur auf Wunsch der Lehrkraft erfolgen. Die Angaben sind schulintern und werden in der Schulaufsicht nicht sichtbar.

Bereich „Wohnanschriften“

Alle Felder in diesem Bereich werden in der Regel durch die Daten aus der LPDK befüllt.

Bereich „Notfall“

Eintragungen in diesem Bereich sind freiwillig und dürfen nur auf Wunsch der Lehrkraft erfolgen. Die Angaben sind schulintern und werden in der Schulaufsicht nicht sichtbar.

Register „Arbeitsvertrag“

Im Register „Arbeitsvertrag“ werden Daten zum „Arbeitsvertrag“, zur „Beschäftigung / Beurlaubung laut LPDK“, zum „Gastlehrer / Stud. Referendar“ und zum „Honorarlehrer“ angezeigt. Der Umfang der Bearbeitbarkeit ist von verschiedenen Faktoren abhängig. Nichtbearbeitbare Felder sind durch eine gestrichelte Feldumrandung gekennzeichnet, bearbeitbare Felder haben eine durchgehende Feldumrandung.

Bereich „Arbeitsvertrag“

Die Felder dieses Bereichs werden mit den Daten der LPDK gefüllt. Es ist nicht möglich, die Inhalte zu verändern. Sollten der Schulleitung Unstimmigkeiten oder Fehler in den Daten des Personals auffallen, so sind diese zeitnah der Schulreferentin / dem Schulreferenten zu melden.

Bereich „Beschäftigung / Beurlaubung laut LPDK“

Die Felder dieses Bereichs werden mit den Daten der LPDK gefüllt. Es ist nicht möglich die Inhalte zu verändern. Sollten der Schulleitung Unstimmigkeiten oder Fehler in den Daten des Personals auffallen, so sind diese zeitnah der Schulreferentin / dem Schulreferenten zu melden.

Die obere Tabelle enthält den Beginn und das Ende des Arbeitsvertrages.

Die untere Tabelle enthält die Beschäftigungsdaten. Die Spalte „RM“ enthält das Regelstundenmaß der Lehrkraft, die Spalte „BU“ den Beschäftigungsumfang in der angegebenen Zeitspanne (siehe Lehrer-PopUp) zu den Zeiträumen laut „von“ und „bis“.

Bereich „Gastlehrer“

Ist die gewählte Lehrkraft von einer anderen Stammschule, dann wird hier der Umfang der Abordnung angezeigt. Mit dem hier angezeigten Arbeitsvermögen steht die abgeordnete Lehrkraft der Schule zur Verfügung. Diese Felder werden durch die Daten der LPDK gefüllt und über Datenaustausch übertragen. Es ist nicht möglich, die Inhalte zu verändern.

Bereich „Honorarlehrer“

Diese Felder sind für Lehrkräfte vorgesehen, die von der Schule als Honorarkraft angelegt wurden. Es soll der Zeitraum der Verfügbarkeit und der entsprechende Stundenumfang eingetragen werden.

Register „Qualifikation“

Im Register „Qualifikation“ werden Daten zur „Qualifikation laut LPDK“, zum „Abschluss laut Landespersonaldatenbank Kultus (LPDK)“, zur „Behinderung“ und zur „Auswahl Einsatzfächer“ angezeigt. Der Umfang der Bearbeitbarkeit ist von verschiedenen Faktoren abhängig. Nichtbearbeitbare Felder sind durch eine gestrichelte Feldumrandung gekennzeichnet, bearbeitbare Felder haben eine durchgehende Feldumrandung.

Bereich „Qualifikation laut LPDK“

Die Felder dieses Bereichs werden mit den Daten der LPDK gefüllt. Es ist nicht möglich, die Inhalte zu verändern. Sollten der Schulleitung Unstimmigkeiten oder Fehler in den Daten des Personals auffallen, so sind diese zeitnah der Schulreferentin / dem Schulreferenten zu melden. In der Regel ist es für Korrekturen notwendig, dass die Lehrkraft im Landesamt für Schule und Bildung die entsprechenden Zeugnisse vorlegt.

Bereich „Abschluss laut Landespersonaldatenbank Kultus (LPDK)“

Das Feld dieses Bereichs wird mit den Daten der LPDK gefüllt. Es ist nicht möglich, den Inhalt zu verändern. Sollten der Schulleitung Unstimmigkeiten oder Fehler in den Daten des Personals auffallen, so sind diese zeitnah der Schulreferentin / dem Schulreferenten zu melden. In der Regel ist es für Korrekturen notwendig, dass die Lehrkraft im Landesamt für Schule und Bildung die entsprechenden Zeugnisse vorlegt.

Bereich „Behinderung“

Das Feld dieses Bereichs wird mit den Daten der LPDK gefüllt. Es ist nicht möglich, den Inhalt zu verändern. Sollten der Schulleitung Unstimmigkeiten oder Fehler in den Daten des Personals auffallen, so sind diese zeitnah der Schulreferentin / dem Schulreferenten zu melden.

Bereich „Auswahl der Einsatzfächer“

Durch Eintragung der Einsatzfächer ist es möglich, später im Personaleinsatz nach „Fachlehrer“ zu filtern, z. B. nur Musiklehrerinnen und -lehrer anzuzeigen. Die Eintragungen werden in der Schulaufsicht nicht sichtbar. Sie sind nur zur Planungsunterstützung gedacht.

• Nach Auswahl einer leeren Zelle in der Spalte „Fach“ wird durch Eingabe der ersten Buchstaben des gewünschten Fachs die Auswahlliste der Fächer entsprechend gefiltert. Zur Auswahl eines Fachs ist dieses aus der Auswahlliste anzuwählen.
• Die Felder „von“ und „bis“ sind nur dann auszufüllen, wenn eine Beschränkung vorliegt.
• Ausschlaggebend für die Filterung im Personaleinsatz ist das Feld „BA“ im Bildungsplan.
  • Beispiel 1: Für eine Sportlehrerin, welche Sport in gemischten und weiblichen Gruppen unterrichtet, müsste erfasst werden:

• • Beispiel 1: Für eine Lehrkraft, die evangelische Religion unterrichtet müsste Re/e erfasst werden, nicht RE/ETH!

Register „Anrechnungen / Funktionen / Abordnungen"

Im Register „Anrechnungen / Funktionen / Abordnungen“ sollen alle schulbezogenen Anrechnungen, Ermäßigungen, Freistellungen, Minderungen, Funktionen und Abordnungen für den örtlichen Personalrat erfasst werden.

Folgende Daten können an der Schule nicht verändert oder eingetragen werden:

• Ermäßigungen (außer „intern“),
• Freistellungen für regionale und überregionale Personalvertretungen,
• personenbezogene Anrechnungen,
• Abordnungen.

Diese Daten werden von der LPDK zur Verfügung gestellt. Fehlende Angaben oder Unstimmigkeiten sollten dem LaSuB Standort mittels des Berichts „B4810 Lehrer-Dateninformation“ übermittelt werden. Alle im Register aufgeführten Tatbestände fließen in die Berechnung der Personalplanung der Schule und der einzelnen Lehrkraft ein.

Bereich „Anrechnungen, Ermäßigungen, Freistellungen, Minderungen und Funktionen“

Die Pflege dieser Tatbestände in SaxSVS wird arbeitsteilig durch die LPDK und die Schulleitung durchgeführt.

Kürzel	Bezeichnung	Datenpflege durch
	Anrechnungen
A-pb	personenbezogene Anrechnungen	LPDK
A-sb	schulbezogene Anrechnungen	Schule
E	Ermäßigungen
	Schwerbehindertenermäßigungen	LPDK
	Altersermäßigungen	LPDK
F	Freistellungen
	Haupt/Bezirkspersonalrat	LPDK
	Örtlicher Personalrat	Schule
	Schwerbehindertenvertretung	LPDK
M	Minderung
	Minderung für Einsatz in gymnasialer Oberstufe	Schule

Eintrag einer Anrechnung, Ermäßigung, Freistellung, Minderung oder Funktion

• Nach Anwahl einer freien Zelle in der Spalte „Art“ öffnet sich eine Auswahlliste.
• Aus dieser Liste ist die gewünschte Art auszuwählen.

• Die neu entstandene Zeile kann nun solange nicht gespeichert werden, bis die Pflichtfelder „Stunden“ und „von“ ausgefüllt wurden.

• Optional können auch noch „Fach / Bemerkung“ und „bis“ ausgefüllt werden.

Vermerk interner Aufgaben ohne Stunden

• Für den Vermerk interner Aufgaben ohne Stunden ist das Kürzel „intern“ vorgesehen.

Vermerk von Verantwortlichkeiten ohne Stunden

• Wenn für Verantwortlichkeiten keine Stunden gewährt werden, kann eine „0“ in Stunden eingetragen werden.

Löschen einer Anrechnung, Ermäßigung, Freistellung, Minderung oder Funktion

• Am Ende einer jeden Zeile befindet sich ein Papierkorb-Symbol. Durch Auswahl dessen wird die entsprechende Zeile gelöscht.
• Das Betätigen der „Rücktaste“ (auch: „Backspace“-Taste) in der Zelle „Art“ löscht ebenfalls die gesamte Zeile.

Bereich „Abordnungen“

In der Tabelle werden alle in der LPDK erfassten Abordnungen aufgelistet.

Register „Schullogin“

Im Register „Schullogin“ können die Zugangsdaten zum Projekt Schullogin beim Serviceportal des Sächsischen Bildungsservers, welches der Vereinheitlichung der Zugangsmöglichkeiten von bestehenden und neuen webbasierten Lernangeboten im Schulbereich dient, erzeugt werden.

Dafür berechtigte Nutzerinnen und Nutzer (im Normalfall Schulleiterinnen und Schulleiter, Stellvertreterinnen und Stellvertreter oder Personen mit der Rolle Schulloginverwalter, können hier für die Lehrkräfte der Schule ein Login und ein vorläufiges Passwort erzeugen, mit dem sich diese dann beim Schullogin unter schullogin.de anmelden können.

Login und Passwort werden von SaxSVS beim Schullogin-Server angefordert, in den Bericht eingefügt, aber nicht gespeichert. Wenn das Passwort vergessen wurde, kann es über SaxSVS wieder zurückgesetzt werden.

• Über den Schalter „Login erzeugen“ wird das Anfangs-Login zur Anmeldung bei Schullogin erzeugt und Datum und Uhrzeit der Erzeugung im Feld vermerkt.
• Direkt nach dem Erzeugen der Zugangsdaten wird im Browser ein Bericht angezeigt, der ausgedruckt werden kann, um der Lehrkraft die Zugangsdaten auszuhändigen.
• Mit den weiteren Schaltern können das Passwort zurückgesetzt und der Zugang für diese Lehrkraft gesperrt werden.

Zugangsdaten für das Schullogin lassen sich nur für Personal (Lehrkräfte, Studienreferendarinnen und Studienreferendare, Schulassistenten) erzeugen, das aus der Landespersonaldatenbank Kultus (LPDK) an SaxSVS übertragen wird. In allen anderen Fällen sollte sich die Schule an den Support des Schullogins support@schullogin.de wenden.