Grundlegendes zum Lehrermodul

Ziele des SaxSVS-Lehrermoduls

Das Lehrermodul von SaxSVS soll Schulleitungen, Schulsachbearbeiter, Klassenlehrer und Fachlehrer an öffentlichen allgemeinbildenden Schulen bei der Erstellung von Zeugnissen, Halbjahresinformationen und Bildungsempfehlungen unterstützen. Später sollen für Fachlehrer Funktionen wie das Drucken von Gruppenlisten und Ähnliches ergänzt werden.

Mit der Einführung des Lehrermoduls wird den Schulen ein, bei korrekter Handhabung datenschutzgerechtes Werkzeug zur Verfügung gestellt.

Zur Vermeidung von Doppelerfassungen werden bereits im SaxSVS-Schulmodul erfasste Daten umfassend genutzt.

Grundlegende Funktionsweisen

Die Schulen können sich zwischen zwei Funktionsweisen entscheiden.

• Funktionsweise 1: Der Klassenlehrer erstellt selbst die kompletten Zeugnisse und nutzt dafür das Notenbuch der Klasse.
• Funktionsweise 2: Die Fachlehrer erfassen die Fachnoten der Schüler in Fachnotendateien und übergeben diese an die Schulleitungen oder Klassenlehrer. Die Klassenlehrer kontrollieren die Daten und erfassen die fehlenden Zeugniselemente, wie z. B. Einschätzungen usw.

Funktionsweise 1: Der Klassenlehrer erstellt selbst die kompletten Zeugnisse und nutzt dafür das Notenbuch der Klasse.

1. Im SaxSVS-Schulmodul die Daten zu Klassen, Schüler, Bildungsplan, Gruppenzuordnung, Nutzerdaten auf Richtigkeit überprüfen.
2. Export der Zeugnisdatei(en) und Download des Lehrermoduls [1] , je Klassenlehrer (z. B. auf Netzlaufwerke oder passwortgeschützte USB-Sticks)
3. Jeder Klassenlehrer bearbeitet mit dem SaxSVS-Lehrermodul seine Zeugnisdatei, er erfasst die Noten, Einschätzungen, Bemerkungen usw. und kann eine Vorschau der Zeugnisse sehen.
4. Die Klassenlehrer geben ihre Zeugnisdateien der Schulleitung/Schulsachbearbeiter zum Druck ab.
5. Die Zeugnisse werden gedruckt, kontrolliert und gezeichnet.

Funktionsweise 2: Die Fachlehrer erfassen die Fachnoten der Schüler in Fachnotendateien und übergeben diese an die Schulleitungen oder Klassenlehrer. Die Klassenlehrer kontrollieren die Daten und erfassen die fehlenden Zeugniselemente, wie z. B. Einschätzungen usw.

1. Im SaxSVS-Schulmodul die Daten zu Klassen, Schüler, Bildungsplan, Gruppenzuordnung, Nutzerdaten auf Richtigkeit überprüfen. (Dazu die Plausiprüfung „Zeugnis“ nutzen. -> wird noch im Schulmodul ergänzt)
2. Export der Fachnotendateien und Download des Lehrermoduls [2] , je Fachlehrer (z. B. auf Netzlaufwerke oder passwortgeschützte USB-Sticks)
3. Jeder Fachlehrer erfasst die Fachnoten der Schüler, welche er unterrichtet.
4. Die Fachlehrer geben ihre Fachnotendateien der Schulleitung/Schulsachbearbeiter zum Import ab.
5. Export der Zeugnisdatei(en) und Download des Lehrermoduls [3], je Klassenlehrer (z. B. auf Netzlaufwerke oder passwortgeschützte USB-Sticks) unter Einbeziehung der eingegangen Fachnotendateien
6. Jeder Klassenlehrer bearbeitet mit dem SaxSVS-Lehrermodul seine Zeugnisdatei, er erfasst die fehlenden Noten, Einschätzungen, Bemerkungen usw. und kann eine Vorschau der Zeugnisse sehen.
7. Die Klassenlehrer geben ihre Zeugnisdateien der Schulleitung/Schulsachbearbeiter zum Druck ab.
8. Die Zeugnisse werden gedruckt, kontrolliert und gezeichnet.

Voraussetzungen - Checkliste für Prüfungen im SaxSVS-Schulmodul vor Export der Dateien zum Zeugnis

Nutzerverwaltung

Sind alle Personen, welche mit Zeugnisdateien und Fachnotendateien arbeiten sollen, als Nutzer mit Login vom Schulportal und Passwort im SaxSVS-Schulmodul angelegt? Nutzer, welche nicht korrekt angelegt sind, werden die Dateien im Lehrermodul nicht öffnen können.

Sind die Rollen für den Schulleiter und die Schulsachbearbeiter erfasst? Durch diese Rollen werden die Rechte im Lehrermodul zum Öffnen aller Klassen gesteuert.

Sind die Klassenlehrer in der Klassenbildung den Klassen zugeordnet? Klassenlehrer, welche nicht als solche eingetragen sind, werden die Dateien im Lehrermodul nicht öffnen können.

Daten zu den Klassen

Sind die korrekten Klassentypen eingetragen? Durch Klassentypen werden Fächer und Zeugnisaufbau beeinflusst.

Entsprechen die Kürzel der Klassen den Bezeichnungen, welche auf dem Zeugnis erscheinen sollen? - Bei einem Kürzel der Klasse = "5a-2010" würde auch dieser Text im Zeugnis erscheinen! Dies sollte bei der Vergabe von Kürzeln der Klasse beachtet werden, ggf. sind die Wert noch zu ändern.

Daten zu den Schülern

Sind für die Schüler die notwendigen persönlichen Daten erfasst (Name, Vorname, ggf. Namensvorsatz, Geburtsdatum, Geschlecht, Geburtsort)? Für Bildungsempfehlungen sind zusätzlich die Daten der Sorgeberechtigten inkl. Anschrift zu prüfen.

Sind die Schüler den korrekten Klassen zugeordnet? - Die Klasse des Schülers erscheint auf dem Zeugnis und beeinflusst die verfügbaren Fächer.

Sind für die Schüler in Versetzung Art Bildungsgang (inkl. Profilwahl), Versetzungsbemerkung (bei Jahreszeugnissen), Fehltage entschuldigt und Fehltage unentschuldigt erfasst? Diese Werte werden für den Zeugnisdruck übernommen. Es wird empfohlen die Plausiprüfung Schülerdaten - Art/BG Klassentyp durchzuführen!

Daten im Bildungsplan

Sind die für das Zeugnis relevanten Fächer den Klassen zugeordnet? Die Eintragungen laut Bildungsplan beeinflussen die Fachbezeichnungen. Dies gilt insbesondere für die Auswahl in BA der Sprache bei 2. Fremdsprache, die Zeugnisbezeichnung bei Neigungsgruppen, Vertiefungskursen, Profilfächern, sowie der Eintrag BA bei Religion/Ethik.

Daten in Gruppenbildung

Sind die Schüler in zeugnisrelevanten Fächern den Gruppen zugeordnet? Die Gruppenzuordnung beeinflusst die Fachbezeichnungen und die Möglichkeit des Exports von Fachnotendateien für diese Gruppen.

Daten im Personaleinsatz

Ist für alle zeugnisrelevanten Fächer ein Lehrer im Personaleinsatz zugeordnet? Die Zuordnung im Personaleinsatz beeinflusst die Möglichkeit des Exports von Fachnotendateien für diesen Unterricht.

Grundsätze zum SaxSVS-Lehrermodul

• Das Lehrermodul kann als gepackte Datei von www.saxsvs.de heruntergeladen werden.
• Die Downloadseite http://www.saxsvs.de/index.php/Downloads enthält jeweils die aktuelle Fassung, die nach dem Download auf den lokalen Rechnern entpackt werden muss.
• Die Gültigkeit des Lehrermoduls beträgt jeweils 12 Monate. Aus datenschutzrechtlichen Gründen wird danach der Schlüssel für die Dateiverschlüsselung geändert.
• Das Lehrermodul ist auch auf USB-Sticks lauffähig und darf auf private Hardware der Lehrkräfte kopiert werden.
• Wenn es aus technischen Gründen zwingend erforderlich ist, dürfen die personenbezogenen Daten der Zeugnisdatei während eines Verarbeitungsvorgangs als temporäre Zwischenspeicherung auf dem privaten Datenverarbeitungsgerät gespeichert werden.
• Personenbezogene Daten von Schülern und Personensorgeberechtigten sind unverzüglich zu löschen, wenn sie zur Erfüllung der Aufgaben nicht mehr benötigt werden.
• Das Lehrermodul selbst enthält keine personenbezogenen Daten. Diese sind ausschließlich in den Zeugnis- und Fachnotendateien.
• Für die Benutzung des Lehrermodul muss ein PDF-Reader, wie z. B. Adobe Reader (R), PDF-XChange Viewer (R), Foxit Reader (R) ... installiert sein.

Grundsätze zu Zeugnisdateien

• Die Zeugnisdateien sind verschlüsselte Dateien, welche alle zeugnisrelevanten Daten enthalten.
• Das Öffnen der Zeugnisdateien ist nur mit einem zum Exportzeitpunkt gültigen Login entsprechend der Eintragungen im SaxSVS-Schulmodul möglich.
• Beim Umgang mit Zeugnisdateien sind die Festlegungen der VwV Schuldatenschutz http://www.sn.schule.de/~saxsvs/datenschutz/Handreichung.pdf zu beachten.
• Eine Zeugnisdatei kann die Daten einer oder mehrere Schüler, auch aus unterschiedlichen Klassen, umfassen. Die Auswahl wird bei der Erzeugung der Datei getroffen.
• Zeugnisdateien werden vom System in der Form: zeugnisdatei_schuljahr2010_2011_Halbjahr_8a_201011190810.sxz gespeichert.
• Die Dateiendung von Zeugnisdateien lautet "sxz".
• Zeugnisdateien können nur mit dem dazu passenden SaxSVS-Lehrermodul geöffnet werden.

Grundsätze zu Fachnotendateien

• Die Fachnotendateien sind verschlüsselte Dateien.
• Der Zweck der Fachnotendateien ist die Aufnahme der Noten der Schüler durch den Fachlehrer. Zum Zeitpunkt des Exportes aus dem SaxSVS-Schulmodul enthält die Datei nur die Namen der Schüler und die Zuordnung zu den von den Schülern belegten Fächern.
• Das Öffnen der Fachnotendateien ist nur mit einem zum Exportzeitpunkt gültigen Login entsprechend der Eintragungen im SaxSVS-Schulmodul möglich.
• Die Rechte zur Sichtbarkeit der Klassen werden durch den Login gesteuert. So ist es theoretisch auch möglich Fachnotendateien von Lehrer zu Lehrer weiterzugeben.
• Beim Umgang mit Fachnotendateien sind die Festlegungen der VwV Schuldatenschutz http://www.sn.schule.de/~saxsvs/datenschutz/Handreichung.pdf zu beachten.
• Eine Fachnotendatei kann die Daten einer oder mehrere Klassen und Fächer umfassen. Die Auswahl wird bei der Erzeugung der Datei getroffen.
• Fachnotendateien werden vom System in der Form: fachnotendatei_schuljahr2010_2011_Halbjahr.sxf gespeichert.
• Die Dateiendung von Fachnotendateien lautet "sxf".
• Fachnotendateien können nur mit dem dazu passenden SaxSVS-Lehrermodul geöffnet werden.

Lehrermodul einrichten

Lehrermodul starten

Über Menü "Extras", Punkt "Benutzervorgaben" ist es möglich das Lehrermodul für die eigene Verwendung anzupassen.
Die Benutzervorgaben öffnen sich. Hier sind folgende wesentlichen Einstellungen möglich: Der Name des Schulleiters, des Klassenlehrers (z. B. Herr Schneider) und des Prüfungsausschusses kann im Siegelbereich des jeweiligen Zeugnisses eingefügt werden. Die Namen der o.g. Personen können unter Menü > Zeugnis > Zeugnisdateieigenschaften angepasst werden. Im Punkt Sicherungskopie kann eingestellt werden, dass in einem bestimmten Intervall eine Sicherungskopie der Zeugnisdatei im gleichen Verzeichnis mit der Endung .bak angelegt wird. Diese Datei wird bei jeder erneuten Bearbeitung der Zeugnisdatei neu erstellt, da nicht geprüft werden kann, ob Zeugnisdatei nicht durch eine gleichen Namens ersetzt worden ist. Es entstehen also mehrere .bak-Dateien mit Nummerierung wie (2).bak, (3).bak usw..
Die Sortierung der Namen in den Listen und die Farben für die Tabellen können verändert werden. Es ist auch möglich, die Zeilen abwechselnd zu färben: Tabellenzeilen abwechselnd färben Die Spalten bis BG/Profil können für alle Register beim horizontalen Bildlauf fixiert werden. Für den Erstaufruf kann eine Standardsortierung festgelegt werden.
Textfeldeinstellungen können verändert werden. Die automatische Rechtschreibprüfung kann global eingeschaltet werden.
Der Standardwebbrowser kann eingestellt werden.

Weitere Schritte

Export Zeugnisdatei aus SaxSVS-Schulmodul

Hinweis zur Schulart Mittelschule in Zeugnissen im Schuljahr 2017/2018

• Mit der Novellierung des Schulgesetzes für den Freistaat Sachsen wurde die Schulart Mittelschule ab 01.08.2017 in Oberschule umbenannt.
• Um die Schulen auf die Veränderungen im Schulgesetz vorzubereiten und begleitende Verordnungen und Verwaltungsvorschriften (z.B. die Schulordnungen der einzelnen Schularten) anpassen zu können, tritt das neue Schulgesetz aber mit der Verabschiedung im Landtag nicht in Gänze, sondern zeitlich gestuft in Kraft.
• Nach der Übergangsvorschrift § 64(2) SchulG gelten Regelungen für die Mittelschule für die Oberschule fort, sofern nichts Abweichendes bestimmt wird. Verwaltungs- und sonstige Verfahren einer Mittelschule werden durch die entsprechende Oberschule weitergeführt.
• Bis zu einer Neufassung der VwV Zeugnismuster und der Schulordnung Ober- und Abendoberschulen sind also die bisherigen Zeugnisformulare weiterhin gültig.