Datenbereinigung

Ziel der Datenbereinigung

• Um die Größe der lokalen Datenbank an der Schule nicht unbegrenzt anwachsen zu lassen und gleichzeitig den Aufbewahrungsfristen für Schüler-, Lehrer- und Planungsdaten zu entsprechen, können über den Menüpunkt "Datenbank bereinigen" nicht mehr benötigte Daten aus der Datenbank entfernt werden.
• Der Menüpunkt kann nur durch Nutzer mit der Rolle Schulleiter /Stellvertreter (SL) aufgerufen werden. Bei Bedarf können die Rechte dafür über die Rollendefinition auch der Schulsekretärin zugewiesen werden.
• Im Anschluss an die Datenbereinigung ist immer ein Datenaustausch notwendig, um die gelöschten Daten auch in der zentralen Datenbank zu entfernen. Ansonsten wären nach einer Erneuerung des Datenbestandes immer alle bereinigten Daten wieder vorhanden.

Hinweise und Ablauf

• Einmal jährlich im Dezember wird die Datenbankbereinigung automatisch aufgerufen. Der Hinweis erfolgt beim Start von SaxSVS bei Nutzern mit Rechten für Schulleiter /Stellvertreter (SL).

• Die Nutzer werden informiert, dass eine Datenbereinigung durchgeführt werden sollte und können diese sofort auslösen. Danach werden sie durch die Löschroutine und einen anschließenden Datenaustausch geführt.
• Das automatische Ausführen der Datenbereinigung kann abgelehnt werden, jedoch nicht länger als bis zum Januar des Folgejahres.

• Der 2. Hinweis im Januar zu Beginn des neuen Jahres kann nicht mehr abgelehnt werden.
• Das Datum für den letzten Durchlauf der Löschroutine wird in der Datenbank hinterlegt und per Datenaustausch ins Aufsichtsmodul übertragen.
• Jeweils 4 Wochen vor und nach den Stichtagen wird das Auslösen der Löschroutine durch die Schulen über das Menü gesperrt, um Datenverluste zu verhindern.

Funktion der Datenbereinigung

• Nach dem Start der Datenbereinigung werden nacheinander die einzelnen Bereiche abgearbeitet und veraltete Daten gelöscht.
• Im Einzelnen sind das:
  • Stammschüler nach 5 Jahren im Archiv
  • Gastschüler, nachdem sie 5 Jahre nicht mehr als Gastschüler übermittelt wurden
  • Lehrkräfte, die seit 5 Jahren diese Schule nicht als Stammschule haben
  • Anrechnungen, Ermäßigungen und Freistellungen (AEFM) mit einem "bis-Datum" älter als 5 Jahre ist
  • Schulklassen, nach 15 Jahren
  • Prognosedaten in der Klassenbildung, die älter als 5 Jahre sind
  • Unterricht im Bildungsplan, der Personaleinsatz, Gruppenzuordnungen und Daten der Oberstufe, die älter als 5 Jahre sind

• Nach Abschluss der Datenbereinigung wird die Datenaustauschmaske geöffnet, um den notwendigen Datenaustausch nach der Bereinigung durchzuführen.