Schülerarchiv

In der Maske „Schülerarchiv“ werden die Datensätze der Schülerinnen und Schülern angezeigt, welche die Schule verlassen haben. In dieser Maske sind nur ausgewählte Daten bearbeitbar.

Maske „Schülerarchiv“

Menü „Schüler“ > „Schülerarchiv“

Das „Schülerarchiv“ unterteilt sich in die linken Auswahlbereiche:

• „Auswahlfilter“,
• „Schülerfilter“ und
• „Schüler“

sowie in den mittleren Arbeitsbereich, gekennzeichnet mit:

• dem Namen der ausgewählten Schülerin / des ausgewählten Schülers.

Die Maske ist analog der Maske Schülerdaten aufgebaut, jedoch sind die meisten Daten nicht bearbeitbar. Da es sich bei allen Datensätzen um Datensätze mit Status „inaktiv“ handelt, fehlt im linken Bereich „Auswahlfilter“ das Feld „Status“. Um ein bedarfsgerechtes Filtern zu ermöglichen, gibt es im Bereich „Schülerfilter“ und im Bereich „Schüler“ das zusätzliche Attribut „Archivierungsjahr“.

„abgegangene“ Schülerinnen und Schüler

An andere Schulen abgegangene Schülerinnen und Schüler sowie Schülerinnen und Schüler die ihre Schullaufbahn beendet haben, kommen bei der Abgabe ins „Schülerarchiv“.

Diese Schüler erhalten im Zeitraum vom 01.06. bis 01.11. jedes Schuljahres ein entsprechendes Merkmal „Abgänger“ und können im Schülerarchiv über den Status „abgegangene“ für ein Jahr zur Kontrolle der Pegasus-Statistik und zur Bearbeitung von Plausifehlern gefiltert werden.

Datensätze von Schülerinnen und Schüler archivieren

• In der Maske „Schülerdaten“ muss nach der Auswahl der zuarchivierenden Schülerin / des zuarchivierenden Schülers im Auswahlbereich „Schüler“, im Register „Datensatzübergabe“ im Bereich „Stammschüler“ der Schalter „Als Stammschüler abgeben“ betätigt werden.

• Im sich nun öffnenden Dialog „Datensatzübergabe“ muss zunächst im Auswahlfeld „Grund“ der Grund der Datensatzübergabe aus einer Auswahlliste ausgewählt werden. Gründe, die zum Archivieren des Datensatzes der Schülerin / des Schülers führen, sind:
  • „Übergang an sächs. Schule in freier Trägerschaft“,
  • „Übergang an sächs. Berufsschule in öffentl. Trägerschaft“,
  • „Übergang an sächs. Berufsschule in freier Trägerschaft“,
  • „Beendigung der Schullaufbahn“ und
  • „Schulwechsel nach außerhalb Sachsen“.

• Je nach ausgewähltem Grund müssen die entsprechenden weiteren Felder befüllt werden.

• Nachdem alle erforderlichen Felder ausgefüllt sind, muss die Aktion durch Betätigen des Schalters „Stammschüler archivieren“ abgeschlossen werden.

• Es erscheint ein Bestätigungsdialog.

• Im Bereich „Stammschüler“ wurde in der Zeitscheibe der aktuellen Schule im Feld „bis“ ein Datum eingetragen. Mit Ablauf dieses Datums wird der Datensatz der Schülerin / des Schülers archiviert.

Sollen mehrere Schülerinnen und Schüler auf einmal archiviert werden, kann analog hierzu auch in der Maske Sammeländerung verfahren werden. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass nur Schülerinnen und Schüler mit gleichen Einstellungen gleichzeitig bearbeitet werden können.

Datensätze von Schülerinnen und Schüler dearchivieren

Die meisten Daten der Schülerinnen und Schüler im Archiv können nicht bearbeitet werden. Soll ein Bearbeiten solcher Daten erfolgen oder wird der Datensatz anderweitig benötigt, muss er dearchiviert werden. Dies ist jedoch nicht möglich, wenn die Schülerin / der Schüler an eine andere Schule als Stammschule übergeben wurde.

• Nach der Auswahl einer Schülerin / eines Schülers im Auswahlbereich „Schüler“ muss in der Maske „Schülerarchiv“ im Register „Datensatzübergabe“ im Bereich „Stammschüler“ der Schalter „Schülerdatensatz dearchivieren“ betätigt werden.

• Nach der Bestätigung des nun folgenden Warndialogs „Achtung“ wird der Datensatz dearchiviert.

• Der jetzt folgende Dialog „Erfolgreich dearchiviert“ gibt die Möglichkeit im Schülerarchiv zu verbleiben oder den dearchivierten Datensatz in der Maske „Schülerdaten“ zu öffnen.

Datensätze von Schülerinnen und Schüler aus dem Schülerarchiv an andere Schulen abgeben

Wenn Datensätze ehemaliger Schülerinnen und Schüler (nur „Stammschüler“) an weiterführenden Schulen benötigt werden, können diese direkt aus der Maske „Schülerarchiv“ heraus abgegeben werden. Das Vorgehen hierzu ist analog dem Vorgehen in der Maske „Schülerdaten“. (vgl. Stammschülersichten an andere Schulen abgeben)