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Datenbereinigung und Datenfreigabe: Unterschied zwischen den Seiten

modified 2023-09-15; 06:17:25

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=Ziel der Datenbereinigung=
=Grundsätzliches zur Datenfreigabe=
[[File:S-handbuch-datenbereinigung-menue.png]]
Unter [[Aufbau_des_Gesamtsystems_SaxSVS | Aufbau des Gesamtsystems SaxSVS]] {{Intern-link}}  sind die zu SaxSVS gehörenden Module und Datenbanken aufgeführt. <br>
Ziele der Datenfreigabe (früher Datenaustausch) zwischen dem Schulmodul von SaxSVS und dem Zentralserver in Kamenz sind:


* Um die Größe der lokalen Datenbank an der Schule nicht unbegrenzt anwachsen zu lassen und gleichzeitig den Aufbewahrungsfristen für Schüler-, Lehrer- und Planungsdaten zu entsprechen, können über den Menüpunkt "Datenbank bereinigen" nicht mehr benötigte Daten aus der Datenbank entfernt werden.  
* Freigabe aktualisierter Daten für die Schulaufsicht und die Schulträger.
* Der Menüpunkt kann nur durch Nutzer mit der Rolle Schulleiter /Stellvertreter (SL) aufgerufen werden. Bei Bedarf können die Rechte dafür über die [[Benutzereinrichtung,_Rollenkonzept#Rollendefinitionen_ver.C3.A4ndern | Rollendefinition]]{{Intern-link}} auch der Schulsekretärin zugewiesen werden.
* Freigabe von Stichtagsdaten in die Stichtagsdatenbank und für die [[Amtliche_Schulstatistik_-_Pegasus | Amtliche Schulstatistik (Pegasus)]]
* Im Anschluss an die Datenbereinigung ist immer ein Datenaustausch notwendig, um die gelöschten Daten auch in der zentralen Datenbank zu entfernen. Ansonsten wären nach einer Erneuerung des Datenbestandes immer alle bereinigten Daten wieder vorhanden.


=Hinweise und Ablauf=
==Voraussetzungen für die Datenfreigabe==
===Berechtigte===
In der Regel sollte die Datenfreigabe nur von der Schulleitung durchgeführt werden. <br>
Standardmäßig ist die Berechtigung für die Datenfreigabe für die Rollen SL, SSL, SEK und OSB eingestellt.


* Einmal jährlich im Dezember wird die Datenbankbereinigung  automatisch aufgerufen. Der Hinweis erfolgt beim Start von SaxSVS bei Nutzern mit Rechten für Schulleiter /Stellvertreter (SL).
===Zeitpunkte===
Die Schulen können mit dem Onlineschulmodul zu jedem beliebigen Zeitraum (außer zu Wartungszeiten) eine Datenfreigabe durchführen. <br>
Wartungszeiten sind jeden 2. Freitag im Monat, der Server ist an diesem Tag nur bis 13:00 Uhr verfügbar.<br>
Die Wartungstage werden im Schulportal und auf https://extranet.sachsen.de/saxsvs/ im Voraus bekannt gegeben.


[[File:S-datenbereinigung-hinweis1.png]]
==Häufigkeit==
Im Onlineschulmodul SaxSVS werden die eingegebenen Daten automatisch auf dem Zentralserver beim SID gespeichert. Es ist deshalb nicht mehr notwendig, zum Zwecke der Datensicherung einmal pro Woche eine Datenfreigabe durchzuführen.


* Die Nutzer werden informiert, dass eine Datenbereinigung durchgeführt werden sollte und können diese sofort auslösen. Danach werden sie durch die Löschroutine und einen anschließenden Datenaustausch geführt.
[[File:S-datenfreigabe-hinweis.png| 500px]]
* Das automatische Ausführen der Datenbereinigung kann abgelehnt werden, jedoch nicht länger als bis zum Januar des Folgejahres.  


[[File:S-datenbereinigung-hinweis2.png]]
Es gibt Festlegungen des Landesamtes für Schule und Bildung zum Senden mit Freigabe für die Schulaufsicht. Diese Festlegungen sind in den Handreichungen zum Stichtag und weiteren Anweisungen enthalten. <br>
'''Zur Zeit gilt eine Pflicht zum Senden mit Freigabe für die Schulaufsicht jeweils bis zum 5. Werktag des Monats.''' Wird diese Frist nicht eingehalten, so erscheint auf der Startseite "Home" im Bereich "Datenfreigabe" ein Hinweis. <br>


* Der 2. Hinweis im Januar zu Beginn des neuen Jahres kann nicht mehr abgelehnt werden.
==Aufruf der Datenfreigabe==
* Das Datum für den letzten Durchlauf der Löschroutine wird in der Datenbank hinterlegt und per Datenaustausch ins Aufsichtsmodul übertragen.
[[File:S-datenfreigabe.png| 500px]]
* Jeweils 4 Wochen vor und nach den Stichtagen wird das Auslösen der Löschroutine durch die Schulen über das Menü gesperrt, um Datenverluste zu verhindern.


=Funktion der Datenbereinigung=
Die Datenfreigabe wird auf der Startseite "Home" über den entsprechenden Punkt im Bereich "Datenfreigabe" oder über das Menü  "Datei" > "Datenfreigabe" aufgerufen.
[[File:S-handbuch-datenbereinigung-inarbeit.png]]


* Nach dem Start der Datenbereinigung werden nacheinander die einzelnen Bereiche abgearbeitet und veraltete Daten gelöscht.
Es kann eine Freigabeart ausgewählt und mit "DATEN FREIGEBEN" die Datenfreigabe durchgeführt werden.
* Im Einzelnen sind das:
** Stammschüler nach 5 Jahren im Archiv
** Gastschüler, nachdem sie 5 Jahre nicht mehr als Gastschüler übermittelt wurden
** Lehrkräfte, die seit 5 Jahren diese Schule nicht als Stammschule haben
** Anrechnungen, Ermäßigungen und Freistellungen (AEFM) mit einem "bis-Datum" älter als 5 Jahre ist
** Schulklassen, nach 15 Jahren
** Prognosedaten in der Klassenbildung, die älter als 5 Jahre sind
** Unterricht im Bildungsplan, der Personaleinsatz, Gruppenzuordnungen und Daten der Oberstufe, die älter als 5 Jahre sind


* Nach Abschluss der Datenbereinigung wird die Datenaustauschmaske geöffnet, um den notwendigen Datenaustausch nach der Bereinigung durchzuführen.
==Arten der Freigabe==
[[File:S-datenfreigabe-arten.png| 200px]] 


[[File:S-handbuch-datenbereinigung-da.png]]
Es gibt drei Arten der Datenfreigabe.


[[Kategorie: Datenschutz]]
'''Freigabe für Schulaufsicht'''
[[Kategorie: Schulmodul]]
* Es werden die Schüler- und Planungsdaten für die Schulaufsicht freigegeben.
[[Kategorie: Handbuch]]
* Diese werden dann im SaxSVS-Schulaufsichtsmodul und im SaxSVS-Schulträgermodul sichtbar.
* '''In SaxSVS werden immer nur aggregierte Daten und keine Individualdaten von Schülerinnen und Schülern weitergegeben.'''
* Eine Ausnahme bilden die Schülerdaten zur Überwachung der Schulpflicht nach [https://www.revosax.sachsen.de/vorschrift/4192#p31 §31 Satz 3 Sächsisches Schulgesetz]. Diese sind für die Schulpflichtüberwacher der Landkreise und kreisfreien Städte im SaxSVS-Schulträgermodul für ihren Verantwortungsbereich sichtbar.
 
'''1. Stichtag Planungsdaten'''
* Abgabe der Werte für die Planung und Prognose des 1. Stichtags für das kommende Schuljahr.
* Aktualisierte Werte sind im SaxSVS-Schulaufsichtsmodul und im SaxSVS-Schulträgermodul sichtbar.
 
'''2. Stichtag Statistikdaten'''
* Abgabe der statistischen Schüler- und Planungsdaten zum 2. Stichtag
* Aktualisierte Werte sind im SaxSVS-Schulaufsichtsmodul und im SaxSVS-Schulträgermodul sichtbar und werden auch in die [[Amtliche_Schulstatistik_-_Pegasus | Amtliche Schulstatistik (Pegasus)]] übertragen.
* Die Auswahl von "2. Stichtag Statistikdaten" setzt automatisch das Häkchen bei "Freigabe für Schulaufsicht" mit, da bei einer Sendung zum 2. Stichtag die Daten auch mit auf "Aktuell" übernommen werden. <br>
 
Zu bestimmten Zeiten können die Punkte "1. Stichtag Planungsdaten" und "2. Stichtag Statistikdaten" deaktiviert sein, wenn der Stichtag für diese Schule bereits eingefroren wurde. Im Bild ist dies bei "Stichtag Planungsdaten" der Fall.
 
==Plausiprüfung vor Abgabe der Stichtagsdaten==
[[File:S-datenfreigabe-plausi.png| 500px]]
* Vor der Sendung auf die Stichtage "1. Stichtag Planungsdaten" und "2.Stichtag Statistikdaten" muss immer zuerst eine [[Plausiprüfungen | Plausiprüfung]] der Stichtagsdaten mit der Auswahl ''' "1.Stichtag" bzw. "2. Stichtag/Pegasus" ''' durchgeführt werden.
* Sind noch Fehlermeldungen in der [[Plausiprüfungen | Plausiprüfung]] vorhanden sind, müssen diese erst vor der Sendung auf den Stichtag korrigiert werden.
* Im Ausnahmefall können die Daten trotzdem gesendet werden, wenn zum Beispiel Sonderfälle an der Schule vorhanden sind, für die sich die [[Plausiprüfungen]] nicht ohne Fehler beenden lassen. In diesem Fall muss am jeweiligen Tag mindestens einmal die komplette Plausiprüfung mit der Auswahl "1.Stichtag" bzw. "2. Stichtag/Pegasus" ausgeführt worden sein, danach erscheinen bei der Datenfreigabe sowohl der Schalter "PLAUSIPRÜFUNGEN DURCHFÜHREN" als auch ein weiterer Schalter "DATEN TROTZDEM FREIGEBEN".
 
[[File:S-datenfreigabe-plausi-trotzdem.png | 500px]]  
 
Bei Fehlern in Plausiprüfungen, die als [[Mindestanforderungen_an_Datenfreigaben_für_Stichtage | Mindestanforderungen für die Stichtage]] definiert sind, ist allerdings auch eine Freigabe mit dem Schalter "DATEN TROTZDEM FREIGEBEN" nicht möglich. Diese Fehler müssen zwingend behoben werden.
 
[[Kategorie: Onlineschulmodul]] [[Kategorie: Handbuch]]

Version vom 2023-09-15, 06:17:25 Uhr

Grundsätzliches zur Datenfreigabe

Unter Aufbau des Gesamtsystems SaxSVS sind die zu SaxSVS gehörenden Module und Datenbanken aufgeführt.
Ziele der Datenfreigabe (früher Datenaustausch) zwischen dem Schulmodul von SaxSVS und dem Zentralserver in Kamenz sind:

  • Freigabe aktualisierter Daten für die Schulaufsicht und die Schulträger.
  • Freigabe von Stichtagsdaten in die Stichtagsdatenbank und für die Amtliche Schulstatistik (Pegasus)

Voraussetzungen für die Datenfreigabe

Berechtigte

In der Regel sollte die Datenfreigabe nur von der Schulleitung durchgeführt werden.
Standardmäßig ist die Berechtigung für die Datenfreigabe für die Rollen SL, SSL, SEK und OSB eingestellt.

Zeitpunkte

Die Schulen können mit dem Onlineschulmodul zu jedem beliebigen Zeitraum (außer zu Wartungszeiten) eine Datenfreigabe durchführen.
Wartungszeiten sind jeden 2. Freitag im Monat, der Server ist an diesem Tag nur bis 13:00 Uhr verfügbar.
Die Wartungstage werden im Schulportal und auf https://extranet.sachsen.de/saxsvs/ im Voraus bekannt gegeben.

Häufigkeit

Im Onlineschulmodul SaxSVS werden die eingegebenen Daten automatisch auf dem Zentralserver beim SID gespeichert. Es ist deshalb nicht mehr notwendig, zum Zwecke der Datensicherung einmal pro Woche eine Datenfreigabe durchzuführen.

Es gibt Festlegungen des Landesamtes für Schule und Bildung zum Senden mit Freigabe für die Schulaufsicht. Diese Festlegungen sind in den Handreichungen zum Stichtag und weiteren Anweisungen enthalten.
Zur Zeit gilt eine Pflicht zum Senden mit Freigabe für die Schulaufsicht jeweils bis zum 5. Werktag des Monats. Wird diese Frist nicht eingehalten, so erscheint auf der Startseite "Home" im Bereich "Datenfreigabe" ein Hinweis.

Aufruf der Datenfreigabe

Die Datenfreigabe wird auf der Startseite "Home" über den entsprechenden Punkt im Bereich "Datenfreigabe" oder über das Menü "Datei" > "Datenfreigabe" aufgerufen.

Es kann eine Freigabeart ausgewählt und mit "DATEN FREIGEBEN" die Datenfreigabe durchgeführt werden.

Arten der Freigabe

Es gibt drei Arten der Datenfreigabe.

Freigabe für Schulaufsicht

  • Es werden die Schüler- und Planungsdaten für die Schulaufsicht freigegeben.
  • Diese werden dann im SaxSVS-Schulaufsichtsmodul und im SaxSVS-Schulträgermodul sichtbar.
  • In SaxSVS werden immer nur aggregierte Daten und keine Individualdaten von Schülerinnen und Schülern weitergegeben.
  • Eine Ausnahme bilden die Schülerdaten zur Überwachung der Schulpflicht nach §31 Satz 3 Sächsisches Schulgesetz. Diese sind für die Schulpflichtüberwacher der Landkreise und kreisfreien Städte im SaxSVS-Schulträgermodul für ihren Verantwortungsbereich sichtbar.

1. Stichtag Planungsdaten

  • Abgabe der Werte für die Planung und Prognose des 1. Stichtags für das kommende Schuljahr.
  • Aktualisierte Werte sind im SaxSVS-Schulaufsichtsmodul und im SaxSVS-Schulträgermodul sichtbar.

2. Stichtag Statistikdaten

  • Abgabe der statistischen Schüler- und Planungsdaten zum 2. Stichtag
  • Aktualisierte Werte sind im SaxSVS-Schulaufsichtsmodul und im SaxSVS-Schulträgermodul sichtbar und werden auch in die Amtliche Schulstatistik (Pegasus) übertragen.
  • Die Auswahl von "2. Stichtag Statistikdaten" setzt automatisch das Häkchen bei "Freigabe für Schulaufsicht" mit, da bei einer Sendung zum 2. Stichtag die Daten auch mit auf "Aktuell" übernommen werden.

Zu bestimmten Zeiten können die Punkte "1. Stichtag Planungsdaten" und "2. Stichtag Statistikdaten" deaktiviert sein, wenn der Stichtag für diese Schule bereits eingefroren wurde. Im Bild ist dies bei "Stichtag Planungsdaten" der Fall.

Plausiprüfung vor Abgabe der Stichtagsdaten

  • Vor der Sendung auf die Stichtage "1. Stichtag Planungsdaten" und "2.Stichtag Statistikdaten" muss immer zuerst eine Plausiprüfung der Stichtagsdaten mit der Auswahl "1.Stichtag" bzw. "2. Stichtag/Pegasus" durchgeführt werden.
  • Sind noch Fehlermeldungen in der Plausiprüfung vorhanden sind, müssen diese erst vor der Sendung auf den Stichtag korrigiert werden.
  • Im Ausnahmefall können die Daten trotzdem gesendet werden, wenn zum Beispiel Sonderfälle an der Schule vorhanden sind, für die sich die Plausiprüfungen nicht ohne Fehler beenden lassen. In diesem Fall muss am jeweiligen Tag mindestens einmal die komplette Plausiprüfung mit der Auswahl "1.Stichtag" bzw. "2. Stichtag/Pegasus" ausgeführt worden sein, danach erscheinen bei der Datenfreigabe sowohl der Schalter "PLAUSIPRÜFUNGEN DURCHFÜHREN" als auch ein weiterer Schalter "DATEN TROTZDEM FREIGEBEN".

Bei Fehlern in Plausiprüfungen, die als  Mindestanforderungen für die Stichtage definiert sind, ist allerdings auch eine Freigabe mit dem Schalter "DATEN TROTZDEM FREIGEBEN" nicht möglich. Diese Fehler müssen zwingend behoben werden.
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