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=Grundlagen=
* Das Drucken von Serienbriefen wird durch das SaxSVS-Schulmodul über die Bereitstellung von CSV-Exporten als Datenquellen unterstützt.
* Diese Exporte stehen als vordefinierte Exporte und als eigene Exporte zur Verfügung.
* Die Weiterverarbeitung muss durch eine Office-Lösung, wie z.B. Microsoft Office® oder LibreOffice® erfolgen.
* Anhand eines Beispiels soll hier gezeigt werden, wie ein solcher Export für einen Serienbrief mit Microsoft Office® genutzt werden kann.

=Erstellen eines Exportes für Serienbriefe=
Als erster Schritt muss ein Export mit den passenden Daten für den Serienbrief erzeugt werden.

==Aufruf und Auswahl des Exportes==
[[File:S-serienbrief-export-menue.png]]

[[File:S-serienbrief-export-menue-eigeneexporte.png]]

* Über das Menü Datei den Punkt "Exportieren ..." und in der darauf folgenden Auswahl den Punkt "eigene Exporte" wählen.
* Mit dem Schalter "Weiter>" die eigenen Exporte aufrufen.

[[File:S-serienbrief-eigene-exporte-auswahl.png]]

* Unter den vordefinierten Abfragen den Export wählen, der die gewünschten Daten für den Serienbrief enthält.
* Bei Adressen der Schüler ist es meist der Export Schüler-Sorgeberechtigte-einzeilig.
* Im Beispiel wurde die Abfrage Schüler-Sorgebrechtigte verwendet, um einen Serienbrief für den Prüfnachweis Masernimpfschutz zu erzeugen.

==Listenaufbau==
[[File:S-serienbrief-eigene-exporte-aufbau.png]]

* In der Maske eigene Exporte die Datenfelder in den Listenaufbau übernehmen, die die Daten für den Serienbrief enthalten.
* Zusätzlich sollten immer noch die Klasse und der Schülername enthalten sein, damit darüber dann später evtl. eine Auswahl oder Filterung erfolgen kann.
* Zur Kontrolle über den Schalter [[File:S-serienbrief-eigene-exporte-vorschau-schalter.png]] die Vorschau erzeugen und nochmal prüfen, ob alle benötigten Daten in der Liste enthalten sind.
* Mit "Weiter>" den Assistenten für die Speicherung des Exports aufrufen.

==Speicherung des Exports==
[[File:S-serienbrief-eigene-exporte-speicherung.png |1000px]]

* Im Assistenten für die Speicherung des Exports einen Zielordner auswählen und diesen merken, damit die Datei später für den Serienbrief wieder gefunden wird.
* Der Dateiname ist bereits vorgegeben, kann aber auch auf einen eigenen Namen geändert werden.
* Über die Optionen kann der Dateiname noch mit einem Zeitstempel ergänzt werden und festgelegt werden, ob vorhandene Dateien überschrieben werden sollen und der UTF8-Zeichensatz zum Beispiel für sorbische Zeichen verwendet werden soll.
* Mit dem Schalter "Fertigstellen" wird der Export am gewünschten Ort gespeichert.

[[File:S-serienbrief-eigene-exporte-speicherung-erfolg.png]]

[[File:S-serienbrief-eigene-exporte-filter-speichern.png]]

* Im Anschluss wird angeboten den Filter für diesen Export im Programm zu speichern.
* Damit kann der zusammengestellte Listenaufbau auch später wieder aufgerufen werden und muss nicht noch einmal neu erstellt werden.

[[File:S-serienbrief-eigene-exporte-filter-speichern-name.png]]

* Nach Eingabe eine Namens und Auswahl von "OK" ist der eigene Export im Programm hinterlegt und kann aus dem Bereich "gespeicherte Exporte" immer wieder neu aufgerufen werden.

[[File:S-serienbrief-eigene-exporte-filter-gespeichert.png]]

* Als nächster Schritt folgt nun die Erstellung des Serienbriefs.

=Erzeugen der Serienbriefs=
* Zuerst das Programm zur Erstellung des Serienbriefs starten zum Beispiel Microsoft Word®.

[[File:S-serienbrief-word-dokument-neu.png |1000px]]

* Ein leeres Dokument erstellen, eine Vorlage wie z.B. den Briefbogen der Schule oder ein Formular, wie hier den Prüfnachweis Masernschutzimpfung öffnen.

[[File:S-serienbrief-word-seriendruck-neu.png]]

* Im Menü Sendungen > Seriendruck starten > Normales Word-Dokument wählen.
* Das vorher geöffnete Dokument sollte jetzt verwendet werden.

[[File:S-serienbrief-word-seriendruck-empfaenger.png]]

* Im Menü Sendungen > Empfänger auswählen > Vorhandene Liste verwenden... wählen.

[[File:S-serienbrief-word-seriendruck-quelle.png |1000px]]

* Im Dateidialog als Datenquelle den zuvor mit SaxSVS erzeugten CSV-Export wählen und mit "Öffnen" starten.

[[File:S-serienbrief-word-seriendruck-quelle-codierung.png]]
* Als Codierung kann Windows-Standard ausgewählt bleiben.
* Mit "OK" bestätigen.

[[File:S-serienbrief-word-seriendruck-seriendruckfeld.png]]
* Zum ersten zu ersetzenden Feld im Word-Dokument gehen wie z.B. Name und im Menü Sendungen > Seriendruckfeld einfügen wählen.

[[File:S-serienbrief-word-seriendruck-seriendruckfeld-einfuegen.png |1000px]]

* Aus der Liste das passende Feld des Exports wählen und den Schalter "Einfügen" betätigen.
* Dies dann für alle gewünschten Felder des Word-Dokuments wiederholen.
* Die Seriendruckfelder werden jetzt im Text in doppelten Klammern wie «Name_Schüler» dargestellt.

[[File:S-serienbrief-word-seriendruck-weiterer-text.png]]

* Alle gleichbleibenden Felder des Serienbriefs, wie die Anschrift der Schule, können direkt im Text ausgefüllt werden.

[[File:S-serienbrief-word-seriendruck-vorschau.png]]

[[File:S-serienbrief-word-seriendruck-vorschau-ergebnis.png]]

* Über Menü Sendungen > Vorschau Ergebnisse können die Feldinhalte im Text angezeigt werden und mit den Pfeilschaltflächen zwischen den einzelnen Schüler weiter geschaltet werden.
* Mit dem gleichen Schalter kann auch wieder in die Ansicht mit den Seriendruckfeldern zurück geschaltet werden.

[[File:S-serienbrief-word-seriendruck-fertig.png]]

* Über Menü Sendungen > Fertig stellen und zusammenführen können einzelne/alle Dokumente bearbeitet oder gedruckt werden.
* Für eine Voransicht zur Kontrolle sollte der Punkt Menü Sendungen > Fertig stellen und zusammenführen > Einzelne Dokumente bearbeiten genutzt werden.

[[File:S-serienbrief-word-seriendruck-druck.png]]
* Zum Schluss kann der Druck über Menü Sendungen > Fertig stellen und zusammenführen > Dokumente drucken gestartet werden

[[File:S-serienbrief-word-seriendruck-druck-verl.png]]

[[File:S-serienbrief-word-seriendruck-druck-ergebnis.png |1000px]]

[[Kategorie: Exporte]]
[[Kategorie: Schulmodul]]

Serienbriefe - Versionsgeschichte

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