Datenaustausch

modified 2018-03-08; 09:35:33
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1 Grundsätzliches zum Datenaustausch

Im Kapitel I - Aufbau des Gesamtsystems SaxSVS P-internal-link.png sind die zu SaxSVS gehörenden Module und Datenbanken aufgeführt.
Die Ziele des Datenaustausches zwischen dem Schulmodul von SaxSVS und dem Zentralserver in Kamenz sind:

  • Sendung von Daten an die Schule
    • Veränderungen in Personaldaten der Lehrer
    • Daten von Schülern, welche an die Schule zeitweise oder dauerhaft wechseln
    • Veränderungen in den Daten der sächsischen Schulen
    • Veränderungen in Regelwerken, wie Stundentafeln und Nachschlaglisten
  • Empfang und Übernahme von Daten der Schule in den Zentralserver
    • Übernahme aller veränderten Daten zum Zwecke der Datensicherung
    • Veränderungen in den Daten der Klassen- und Gruppenbildung, der Unterrichtsplanung und der Lehrauftragsverteilung
    • Daten von Schülern, welche zeitweise oder dauerhaft an eine andere Schule wechseln sollen
    • Entscheidung über Freigabe der aktualisierten Daten für Schulaufsicht.

1.1 Voraussetzungen für einen Datenaustausch

1.1.1 Berechtigte

Vor der Durchführung des Datenaustauschs wird ein gesondertes Passwort abgefragt, es sollte im Passwort-Pass der Schule Nr. III 2 schule-passwort-pass.pdf vermerkt sein. In der Regel sollte der Datenaustausch nur von der Schulleitung durchgeführt werden.

1.1.2 Zeitpunkte

Die Schulen können mit dem Schulmodul zu jedem beliebigen Zeitraum (außer zur Wartungszeit) einen Datenaustausch mit dem Zentralserver in Kamenz durchführen.
Wartungszeit: jeden 2. Freitag im Monat, der Server ist an diesem Tag nur bis 13:00 Uhr verfügbar

1.1.3 Internetverbindung

Für die Durchführung des Datenaustauschs ist eine Internetverbindung notwendig. Die Verbindung ist vor Beginn der Installation herzustellen.

Die Dauer des Datenaustausches ist abhängig von der Geschwindigkeit der Verbindung und der Häufigkeit des Datenaustausches, welche die Menge der zur Verfügung stehenden Daten mit bestimmt.
Für die Internetverbindung sollte bevorzugt das Sächsischen Verwaltungsnetzes (SVNP-internal-link.png ) genutzt werden.

Zur Herstellung der Internetverbindung in Netzwerken sind in SaxSVS ggf. Spezifikationen einzutragen.

Die Eintragung erfolgt über
Nutzereingabe.png Menü Extras, Punkt "Benutzervorgaben", Unterpunkt "Netzwerkverbindungen"
Pcreaktion.png Es erscheint das Fenster „Benutzervorgaben, Netzwerkverbindungen“.

H-kdn netzwerkverbindungen.png

Die Eintragungen in Proxyeinstellungen sind notwendig, wenn an der Schule im Verwaltungsnetz ein Proxy-Server im Einsatz ist.

Hinweis.png Dazu werden Kenntnisse über die Struktur des Netzwerkes und den darin eingesetzten Proxy-Server benötigt.


1.1.3.1 Einstellungen für typische Proxy-Server

Einstellungen für typische Proxy-Server sind

1.1.4 Arbeiten an der Datenbank unterbrechen

Für die Durchführung des Datenaustausches muss die Datenbank zur Ruhe kommen.
Vor dem Datenaustausch müssen deshalb alle anderen Nutzer der Schule das Programm schließen und der Nutzer, welcher Datenaustausch durchführen möchte muss alle anderen Fenster in SaxSVS schließen.

Pcreaktion.png Warnung bei geöffneten Masken (Ansichten) S-datenaustausch-11.png
Warnungen, wenn noch Nutzer angemeldet sind

Pcreaktion.png Meldung am PC, welcher den Datenaustausch durchführen möchte, wenn noch andere Benutzer aktiv sind.

S-datenaustausch-13.png
Pcreaktion.png Meldung am PC des Nutzers, wenn ein anderer Nutzer den Datenaustausch durchführen will.

Nutzereingabe.png Arbeit beenden, vom System abmelden.

S-datenaustausch-12.png

1.2 Häufigkeit

Der Zentralserver wirkt gleichzeitig als Backupsystem, außerdem werden über den Datenaustausch auch Aktualisierungen in den Schlüsseln und Regeln vorgenommen, deshalb sollte mindestens einmal pro Woche ein Datenaustausch durchgeführt werden. Für den optimalen Datenschutz wird empfohlen täglich vor Beginn der Arbeit mit SaxSVS und nach Beendigung der Arbeit einen Datenaustausch durchzuführen.

Zusätzlich gibt es Festlegungen des Landesamtes für Schule und Bildung zum Senden mit Freigabe. Diese Festlegungen sind in den Handreichungen zum Stichtag und weiteren Anweisungen enthalten. Zur Zeit gilt eine Pflicht zum Senden mit Freigabe für Schulaufsicht, jeweils bis zum 5ten Werktag des Monats. Wird diese Frist nicht eingehalten, so erscheint beim Starten des SaxSVS-Schulmoduls durch einen zum Datenaustausch berechtigten Nutzer ein Hinweis.
S-datenaustausch-20.png

1.3 Arten der Freigabe

S-datenaustausch-01.png

Aktualisierung ohne Freigabe für Schulaufsicht

  • Es werden lediglich Daten mit dem Zentralserver abgeglichen und das Backup aktualisiert. Die Schulaufsicht erhält keine aktualisierten Werte.

Aktualisierung mit Freigabe für Schulaufsicht

  • Aktualisierte Werte sind im SaxSVS-Aufsichtsmodul und im SaxSVS-Schulträgermodul sichtbar.

1. Stichtagsmeldung

  • Abgabe der Werte als Stichtagswerte für den 1. Stichtag
  • Aktualisierte Werte sind im SaxSVS-Aufsichtsmodul und im SaxSVS-Schulträgermodul sichtbar.

2. Stichtagsmeldung

  • Abgabe der Werte als Stichtagswerte für den 2. Stichtag *Aktualisierte Werte sind im SaxSVS-Aufsichtsmodul und im SaxSVS-Schulträgermodul sichtbar.



Hinweis.png Vor der Abgabe von Stichtagsmeldungen sollten die entsprechenden Plausibilitätsprüfungen durchgeführt werden (siehe Plausibilitätsprüfungen P-internal-link.png ).

  • Ab Version 3.6.0 können gleichzeitig mehrere Freigabearten über Häkchen ausgewählt werden.
  • Die Auswahl von 2. Stichtag setzt dabei automatisch das Häkchen bei "Aktualisierung mit Freigabe für Schulaufsicht" mit, da bei einer Sendung auf 2. Stichtag die Daten auch mit auf "Aktuell" übernommen werden.

Zum 1. Stichtag ist eine automatische Übernahme nicht vorgesehen, da der 1. Stichtag und "Aktuell" in verschiedenen Schuljahren liegen. Es können aber trotzdem bei Arten ausgewählt werden.

  • Ab Schuljahr 2015/2016 (Version 3.12.0) wird vor der Sendung auf Stichtage immer zuerst eine Plausiprüfung der Stichtagsdaten durchgeführt! Falls Daten zu korrigieren waren, muss dann der Datenaustausch erneut aufgerufen werden.

1.4 Datenaustausch ohne lokale Datenbank

Auf Grund der Wirkung des Zentralservers als Sicherungssystem (Backup) ist es möglich, den Stand der Datenbank zum Zeitpunkt des letzten erfolgreichen Datenaustausches wiederherzustellen.

Dieses Wiederherstellen der Datenbank ist unter anderem notwendig:

  • wenn mit der Arbeit in SaxSVS an der Schule erstmals begonnen wird,
  • wenn die Datenbank verlorengegangen ist bzw. zerstört wurde.

Der Ablauf der Wiederherstellung einer Datenbank wird im Punkt Datenaustausch#Wiederherstellung_der_Datenbank P-internal-link.png beschrieben.

1.5 Neuvergabe des Datenaustauschpassworts

Über den Support ist eine Neuvergabe des Datenaustauschpasswort möglich, was z.B. in Fällen sinnvoll ist, wenn durch die Schule vermutet wird, dass das Datenaustauschpasswort unbefugten Personen bekannt geworden ist.

Bitte wenden Sie sich, um das Datenaustauschpasswort zurückzusetzen, immer zuerst an den Support von SaxSVS!

2 Datenaustausch mit lokaler Datenbank

2.1 Herstellen der Verbindung

Nutzereingabe.png Menü Datei -> Punkt "Datenaustausch" oder Symbol S-icon-1-sync.png wählen

Pcreaktion.png Es erscheint der Assistent zum Datenaustausch mit SaxSVS.

Nutzereingabe.png Passwort für Datenaustausch eintragen (aus Schule-Passwort-Pass Nr. III 2 [1] P-internal-link.png )

Nutzereingabe.png Schalter „ Anmeldung am SaxSVS-Server“

Pcreaktion.png Es erscheint im Fenster "Assistent zum Datenaustausch" - "Verbindung mit SaxSVS-Server hergestellt"

Nutzereingabe.png Es ist möglich über den Schalter "Einstellungen" die Spezifikationen zur Verbindung ins Internet einzutragen (siehe Punkt Einstellungen für typische Proxy-Server P-internal-link.png )

Nutzereingabe.png Art der Freigabe wählen (siehe Punkt Datenaustausch#Arten_der_Freigabe P-internal-link.png ).


Nutzereingabe.png Schalter „Weiter > “ wählen

S-datenaustausch-01.png

2.2 Empfangen / Senden der Daten

Pcreaktion.png Es erscheint im Fenster "Datenaustausch läuft".

Die Dauer des Datenaustausches ist von der Geschwindigkeit der Internetanbindung und der Menge der geänderten Daten abhängig. Es sind Zeiten von über 30 Minuten möglich. Diesen Vorgang in dieser Zeit nicht unterbrechen!

Pcreaktion.png Im Fortschrittsbalken unten erscheinen die Anzeigen:

  • Datenaustausch – Import und
  • Datenaustausch - Export
S-datenaustausch-15.png

2.3 Übernahme der angebotenen Daten

Während des Importes wurden:

  • Veränderungen in Personaldaten der Lehrer
  • Daten von Schülern, welche an die Schule zeitweise oder dauerhaft wechseln
  • Veränderungen in den Daten der sächsischen Schulen
  • Veränderungen in Regelwerken, wie Stundentafeln und Nachschlaglisten

empfangen.

2.4 Hinweis auf im Datenaustausch geänderte Personaldaten

Werden mit dem Datenaustausch geänderte Daten von Personal übertragen, so erhält der Nutzer nach abgeschlossenem Datenaustausch einen Hinweis. Update 260 4.png

3 Wiederherstellung der Datenbank

Auf Grund der Wirkung des Zentralservers als Sicherungssystem (Backup) ist es möglich, den Stand der Datenbank zum Zeitpunkt des letzten erfolgreichen Datenaustausches wiederherzustellen.

Falls das Wiederherstellen aus geordnetem Betrieb (Hardwarewechsel, Umzug, ..) erfolgt, sollte vor dem Wiederherstellen von dem "alten Rechner" aus ein regulärer Datenaustausch (siehe Punkt Datenaustausch#Datenaustausch_mit_lokaler_Datenbank P-internal-link.png ) durchgeführt werden.

Bei der Wiederherstellung gehen alle Daten verloren, die seit dem letzten Datenaustausch mit dem Zentralserver verändert wurden. Nicht wiederhergestellt werden können zur Zeit für selbst angelegtes Personal (Joker, sonstige Personen) die Daten zum Namen, zum Geburtsdatum und zur Anschrift! Kürzel und Anmelde-Login bleiben erhalten.

Das Wiederherstellen der Bank darf, genauso wie der Datenaustausch, nur von der Schulleitung ausgeführt werden.

3.1 Wiederherstellung der Datenbank bei noch vorhandenem Zugriff auf SaxSVS

Wenn das Starten des Programms und die Anzeige der Menüs funktionsfähig ist, kann wie folgt verfahren werden:

Nutzereingabe.png Menü Datei, Punkt "Datenbestand erneuern" wählen S-datenaustausch-16.png

Pcreaktion.png Es erscheint eine Sicherheitsabfrage, welche die Tragweite nochmals verdeutlichen soll.

Nutzereingabe.png Haken setzen in "Soll der Datenbestand…"
Nutzereingabe.png Passwort für Datenaustausch eintragen
(Passwort-Pass der Schule Nr. III 2 [[2]] )
Nutzereingabe.png Schalter "Weiter > " wählen

S-datenaustausch-17.png

Pcreaktion.png Im Anschluss werden durch das Programm folgende Aktionen durchgeführt und im Fenster angezeigt:
  • "Fordere Setup-Datensatz an." - Kopie aus der zentralen Datenbank in Kamenz wird angefordert
  • "Lösche lokale Datenbank" lokale SaxSVS-Datenbank wird gelöscht
  • "Erstelle lokale Datenbank" lokale SaxSVS-Datenbank wird erneut (leer) erstellt
  • "Warten auf die Bereitstellung des SETUP-Datenpaketes." Warten auf Fertigstellung der Kopie
  • "Importiere SETUP-Datenpaket" - Abholen der Kopie
S-datenaustausch-18.png

Pcreaktion.png Es erscheint ein Meldung zum Abschluss der Erneuerung des Datenbestandes. S-datenaustausch-19.png

Nutzereingabe.png Anmeldung am Programm jetzt mit dem Login des Benutzers S-Benutzer-11.png

Die Erneuerung des Datenbestandes ist nun abgeschlossen.

3.2 Sonderfall - Abbruch des "Datenbestand erneuerns"


Falls das Programm zwischendurch per Abbruch oder Fehler beendet wurde, beginnt es beim nächsten Programmstart mit der Fortsetzung des Abholens der Bank vom zentralen Server. S-datenaustausch-21.png

3.3 Sonderfall - Keine Schulleiter an der Schule ausgewählt

Sollte bisher für diese Schule in der Datenbank noch kein Nutzer der Rolle "Schulleiter" ausgewählt worden sein, erscheint vorm Abschluss der Erneuerung des Datenbestandes die Auswahl Schulleiter.

Dies kann z.B. erforderlich sein, wenn ein Schulleiterwechsel ohne saubere Übergabe stattgefunden hat.

Pcreaktion.png Es erscheint eine Liste des Personals an der Schule.

Nutzereingabe.png Häkchen vor dem Namen des Schulleiter auswählen
Hinweis.png Es ist wichtig, dass hier der richtige Schulleiter ausgewählt wird. Diese Einstellung bleibt dauerhaft erhalten!
Pcreaktion.pngEs erscheint die Abfrage für Schulleiterkürzel und -passwort, diese können jetzt nach den entsprechenden Regln für die Passwortsicherheit vergeben werden.
Nutzereingabe.png Passwort jeweils eintragen
Nutzereingabe.png Passwortabfrage mit „OK“ bestätigen
Nutzereingabe.png Fenster "Datenbestand erneuern - Schulleiter auswählen" mit "Fertig stellen" bestätigen

S-installation-saxsvs-wahl-schulleiter.png

3.4 Wiederherstellung der Datenbank ohne vorhandenem Zugriff auf SaxSVS

Wenn das Starten des Programms nicht mehr möglich ist, sollte das Programm SaxSVS neu installiert werden. Dazu sind die Schritte laut Installation_Ein-Click-Setup bzw. Installation P-internal-link.png durchzuführen.